Электронная транспортная накладная (ЭТрН): определение, участники и сроки перехода

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — документ, который оформляет перевозку груза и фиксирует его передачу перевозчику, приёмку и выдачу получателю. От бумажной версии она отличается способом удостоверения: вместо подписей на листе используются электронные подписи сторон и отметки в информационной системе. С 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ и заявка на перевозку оформляются в электронном виде — такое требование установлено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

Что такое ЭТрН и кого это касается

ЭПД — электронные перевозочные документы, то есть документы, сопровождающие перемещение груза, оформленные не на бумаге, а в электронном виде. ЭТрН — один из них, ключевой для автомобильной перевозки. Рядом с ней применяется ЭЗЗ — электронный заказ-заявка, который фиксирует условия будущей перевозки и договорённости между сторонами. Если требуется, к экспедиторским документам относится и складская расписка.

Формирование, подписание, обмен электронными перевозочными документами и их направление в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) регулирует статья 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Сама статья 18.1 «Электронные перевозочные документы» была введена Федеральным законом от 02.07.2021 № 336-ФЗ, её отдельные положения действуют в редакции Федерального закона от 06.03.2022 № 39-ФЗ (часть 1 и пункт 2 части 4) и Федерального закона от 08.08.2024 № 288-ФЗ (пункт 1 части 1).

Тема касается всех участников перевозок — грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и водителей. Затрагивает она также поставщиков и их контрагентов, бухгалтерию и логистов: именно через накладную подтверждается факт доставки и закрывается расчёт по рейсу.

Какие сведения содержит накладная

В ЭТрН отражаются грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель, сведения о грузе, маршрут перевозки, транспортное средство, данные о приёме и выдаче груза, а также дополнительные сведения о перевозке. Полного нормативного перечня титулов и их состава в доступных материалах нет, поэтому состав конкретного документа следует сверять с утверждённым форматом.

Как подписываются документы

Участники информационного взаимодействия подписывают электронные перевозочные документы усиленной квалифицированной электронной подписью либо усиленной неквалифицированной электронной подписью физического лица в порядке, предусмотренном статьёй 18.1. Отдельная оговорка предусмотрена для случая, когда грузополучателем выступает физическое лицо: при условиях, указанных в статье 18.1, допускается подписание документа простой электронной подписью такого физического лица. Обмен документами и их направление в ГИС ЭПД осуществляются посредством информационных систем электронных перевозочных документов.

Порядок оформления ЭТрН по шагам

Порядок зависит от схемы перевозки — прямой или с участием экспедитора. При прямой перевозке последовательность такая:

1. Грузоотправитель создаёт ЭТрН, указывает данные о грузе и грузополучателе, подписывает и отправляет документ перевозчику.
2. Перевозчик проверяет данные в документе, подписывает ЭТрН и принимает груз к перевозке.
3. Грузополучатель фиксирует фактическую приёмку — дату и результат: количество и состояние груза — и подписывает ЭТрН.
4. Перевозчик подписывает финальный статус и подтверждает завершение перевозки: документооборот по рейсу закрыт.

Если перевозку организует экспедитор, цепочка удлиняется:

1. Заказчик (грузоотправитель) отправляет поручение на организацию перевозки: груз, маршрут и грузополучатель.
2. Экспедитор оформляет ЭТрН, указывает перевозчика и грузополучателя, проверяет данные и отправляет документ перевозчику.
3. Перевозчик проверяет данные, подписывает ЭТрН и принимает груз к перевозке.
4. Грузополучатель фиксирует фактическую приёмку, дату и результат и подписывает ЭТрН.
5. Экспедитор получает финальные статусы от всех участников — документооборот по перевозке завершён.

Ключевые даты и нормы

Пример из практики

Оптовый поставщик отгружает партию товара со склада силами сторонней транспортной компании. Логист поставщика формирует ЭТрН: вносит сведения о грузе, маршруте и грузополучателе, подписывает документ электронной подписью и направляет перевозчику. Диспетчер перевозчика сверяет данные с фактической загрузкой, подписывает накладную, и рейс стартует. На разгрузке кладовщик покупателя фиксирует дату приёмки, количество и состояние груза и подписывает документ. Перевозчик закрывает рейс финальным статусом, после чего бухгалтерия поставщика видит подтверждённую доставку и переходит к расчётам, а подписанная накладная остаётся в электронном архиве.

При той же поставке через экспедитора первым документом становится поручение на организацию перевозки, а ЭТрН оформляет экспедитор, указывая привлечённого перевозчика. Итог тот же: все статусы собраны, документооборот по перевозке завершён.

Частые ошибки

• Считать ЭТрН сканом бумажного бланка. Это самостоятельный электронный документ: юридическую силу ему придают электронные подписи сторон и отметки в информационной системе, а не изображение листа.
• Готовить к переходу только бухгалтерию. В цепочке участвуют грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и водитель — без их включения в процесс накладная не будет подписана вовремя.
• Игнорировать различие схем перевозки. Порядок оформления ЭТрН зависит от того, работает ли заказчик с перевозчиком напрямую или через экспедитора.
• Не учитывать особенности подписи. Для грузополучателя — физического лица предусмотрена возможность простой электронной подписи при условиях статьи 18.1, тогда как участники информационного взаимодействия используют усиленные подписи.
• Откладывать настройку обмена до последнего. Практика применения ЭТрН только складывается, вопросы вроде отсутствия связи, неподключённого контрагента, ошибки подписи или замены водителя требуют отработанного регламента внутри компании.

Как это решается в СБИС

Настроить оформление электронной транспортной накладной можно в одном процессе — от заявки до архива: ЭТрН, путевые листы и заказы-заявки подписываются водителем с телефона, диспетчером и механиком из кабинета. Решение соответствует законодательству РФ, его уже используют более 1 000 компаний; доступны роуминг с другими операторами и бесплатный API, интеграция с 1С, QR-код для проверки ГИБДД, GPS-трекинг и фотофиксация груза. Подключение — от 5 000 ₽ за 1 000 документов в год, тарифы от 1 000 до 50 000 документов в год, 30 документов бесплатно в первый месяц. Мы подключим, свяжем с учётной системой и обучим работать с ЭТрН всех, кто участвует в рейсе: работаем удалённо по всей России, с выездом в Санкт-Петербурге и Москве, техподдержка 24/7, офис и заявки — Пн–Пт с 10:00 до 18:00.