Электронные подписи и доверенности: что изменилось для компаний с 1 сентября 2024

С 1 сентября 2024 года в работе компаний произошли значительные изменения. Теперь бухгалтеры больше не могут использовать свои сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП), содержащие реквизиты юридического лица. Вместо них необходимо применять сертификаты с реквизитами физического лица, а также машиночитаемую доверенность (МЧД).

Хотя процесс внедрения нововведений длился почти два года, вопросов у бизнеса меньше не стало. Основные из них: как получить МЧД, можно ли работать без неё и что изменилось для подписей руководителей.

Можно ли обойтись без машиночитаемой доверенности?

Если руководитель компании самостоятельно подписывает документы с использованием своей электронной подписи, то ему не требуется МЧД. Но если бухгалтер выполняет действия от имени компании, используя личный сертификат КЭП, без машиночитаемой доверенности не обойтись. В этом случае руководитель обязан выдать ему доверенность.

Для упрощения работы с МЧД можно передоверить её ответственному сотруднику. Для этого генеральный директор должен официально передать бухгалтеру полномочия на подпись. Процедуру можно провести через нотариуса, так как программное обеспечение «Клиент ЕИС» пока не поддерживает безнотариальные доверенности.

Затронули ли изменения сертификаты руководителей?

Среди компаний с 1 сентября 2024 года распространился популярный миф о том, что изменения касаются всех сертификатов КЭП с реквизитами юридических лиц. Но это не так. Нововведения касаются только сотрудников компаний, использующих КЭП. Руководители и индивидуальные предприниматели продолжают использовать свои прежние сертификаты с реквизитами юрлиц, которые можно получить в удостоверяющем центре ФНС.

Нужно ли обновлять МЧД при обновлении сертификата КЭП?

Если при обновлении сертификата квалифицированной электронной подписи данные, такие как ФИО, ИНН или СНИЛС, остаются неизменными, перевыпускать МЧД не нужно. Машиночитаемая доверенность и сертификат связаны только этими реквизитами.

Как оптимизировать работу с МЧД и электронными подписями?

Многие информационные системы предъявляют различные требования к машиночитаемым доверенностям, поэтому одному сотруднику может потребоваться несколько МЧД одновременно. Это приводит к увеличению базы доверенностей в компании и усложняет управление ими.

Чтобы упростить этот процесс и организовать работу с электронными подписями, можно воспользоваться услугами по учёту и управлению доверенностями. Более подробную информацию об услугах можно найти на сайте: продукт бухгалтерия и учет. Закажите услугу уже сейчас и оптимизируйте рабочие процессы компании.