Как изменились правила хранения кадровой документации осенью 2023 года?

С сентября 2023 года начали действовать новые требования к организации хранения документов в компании. Старый регламентирующей документ — Приказ Минкульта №526 — перестал действовать с 17 сентября. Вместо него актуальным стал Приказ Росархива №77.

Эффективное управление документами

В частности, сдавать в архив документы нужно не позже, чем чрез три года после завершения работы с ними. Минимальный срок — год. График сдачи утверждает директор компании. Прием и передача осуществляется ответственным сотрудником. При сдаче личных дел составляется опись с указанием фактического количества принятых документов.

Перед сдачей архивные документы желательно сортировать. Разделять их можно по структурному или функциональному признаку. Другой вариант — по сроку хранения.

Организовать архив может сама компания. Для этого она устраивает изолированное помещение либо передает хранение документов профильной организацией на основании договора.

А что с ЭДО?

При желании компания может хранить документы в электронном виде. В этом случае база должна поддерживать следующие функции:

• создание годовых описей;
• резервное копирование и восстановление данных;
• проверка наличия ЭДО;
• перенос информации в другую систему;
• создание актов об уничтожении отдельных документов.

При поступлении электронных документов в систему хранения они сразу проверяются на комплектность файлов и отсутствие вредоносных компонентов. Автоматически изучается  наличие действующих электронных подписей.

Как и бумажный архив, электронный проверяется раз в год. Если документы хранятся на физических носителях, например, внешних жестких дисках, проверка проводится раз в пять лет. Внеплановая проверка делается в следующих случаях:

• смена ответственного сотрудника;
• подготовка к сдаче документов в госархив;
• массовое перемещение документов;
• чрезвычайная ситуация;
• реорганизация компании.

После окончания проверки составляется акт соответствия. В случае выявления несоответствий делается список утерянных документов, и начинаются поиски. На розыск дается год. После истечения срока составляют акт об утере. Подобный алгоритм действует и в случае использования электронной системы. 

При истечении срока хранения электронного документа он уничтожается, т. е. стирается. При этом обязательно составляется акт. Вести документооборот просто с помощью сервиса «СБИС ЭДО» с несколькими тарифами для компаний в зависимости от объемов работы.