Как изменился процесс обмена актами сверки

В августе 2023 года изменилась форма отчета по косвенным налогам. Это связано с изменениями в законодательстве и желанием государства усовершенствовать систему отчетности. Новая форма декларации призвана сделать процесс предоставления информации более прозрачным и удобным как для налогоплательщиков, так и для контролирующих органов. Также на это повлияло введение нового порядка оплаты налога на добавленную стоимость для компаний, являющихся резидентами особой экономической зоны РФ и импортирующих продукцию из государства ЕАЭС. С порядком можно подробнее ознакомиться в Протоколе внесения изменений в Договор о ЕАЭС от 29 мая 2014г.

Основные изменения в новой форме декларации

• Обновили коды для подакцизных товаров, добавили дополнительные варианты, которых раньше не было.
• В форме декларации появилась строка 050, в которой отмечаются товары, импортируемыми резидентами свободной экономической зоны.
• Появился еще один раздел 1.1. Он заполняется компаниями, являющимися резидентами свободной экономической зоны РФ и импортирующих продукцию из государства ЕАЭС. Следует внести данные о проданных товарах с учетом НДС в течение установленного 180-дневного периода в строку 060 и данные об остатках и проданных без НДС товаров в строку 060.

Полностью посмотреть изменения и заодно порядок подачи можно в Приказе Налоговой инспекции от 12 апреля 2023 №ЕД-7-3/238@. Изменения актуальны для частных предпринимателей и компаний.

Специалисты Налоговой инспекции предупреждают о важности подачи декларации в установленный для этого срок, то есть до 20 числа текущего месяца подается отчет за предыдущий период.

СБИС «Электронная отчетность» для оптимизации работы с отчетами по косвенным налогам

СБИС «Электронная отчетность» — это современное решение для оптимизации работы с отчетностью, включая отчеты по косвенным налогам. С помощью СБИС «Электронная отчетность», процесс подготовки и сдачи отчетов по косвенным налогам становится простым и удобным.

Данное программное обеспечение предоставляет ряд преимуществ для пользователей:

1. Автоматическое обновление форм отчетности. СБИС всегда содержит актуальные формы отчетов, которые обновляются автоматически при изменении законодательства. Все формы заполняются автоматически на основании данных учета, благодаря чему риск ошибки снижается.
2. Интеграция с другими системами. СБИС легко интегрируется с другими программными продуктами и государственными информационными системами, что позволяет упростить процесс подготовки и сдачи отчетности.
3. Инструменты для аналитики. Анализируйте отчеты по финансовой деятельности, выявляйте тренды и оптимизируйте налоговый платеж.
4. Контроль сроков сдачи отчетов. Программа напомнит о сроках сдачи отчетов и предупредит о возможных ошибках в их составлении.
5. Безопасное хранение информации в облаке. Гарантируется сохранность и конфиденциальность.
6. Удобный интерфейс. Интуитивно понятный интерфейс позволяет быстро освоить программу и начать работу с ней.

Новая форма декларации по косвенным налогам призвана упростить процесс предоставления отчетности, сделать его более эффективным и прозрачным, минимизировать возможные ошибки и тем самым снизить риски. Вместе с тем, это потребует от налогоплательщиков большей внимательности и готовности к адаптации к новым требованиям.

С января 2023 изменился метод оплаты налогов. Вместо привычной оплаты различных счетов появился единый налоговый счет (ЕНС). Соответственно, поменялся и порядок проведения сверки ИФНС.  После 1 августа компании выполняют сверку по новой форме из письма ИНФНС от 29.12.2022г. №АБ 4 19/17879@. Рассказываем в материале, как теперь узнать о состоянии своего счета и его корректности.

Что запросить у налогового инспектора для проведения проверки сальдо?

Чтобы узнать, сходится ли ваше сальдо с данными налогового органа, вы можете попросить 3 различных документа.

К примеру, налоговая вам уже отправила документ о том, сколько вы должны заплатить, но по вашим расчетам сальдо совсем другое. При таком раскладе нужно запросить дополнительно акт о сверке и справку о суммах, перечисленных в качестве единого налогового платежа.

Некоторые форматы потеряли свою актуальность

На основании изменений в законодательстве и введении ЕНС и ЕНП некоторые документы теперь не актуальны. Так, не используют больше выписку по расчетам с государственной казной и справку о состоянии расчетов. Некоторые документы поменяли свое название. Например, теперь вместо акта совместной сверки расчетов по налогам есть акт сверки принадлежности сумм денежных средств. Его структура более легкая, причины несогласия больше писать не нужно, как и делать отметку об устранении расхождений.

Как сделать запрос в налоговую инспекцию?

Для получения документов для сверки необходимо обратиться в ФНС. Четыре доступных варианта:

1.  Сделать это непосредственно в ФНС по месту учета может сам предприниматель или ответственное лицо, имеющее доверенность. Большинство МФЦ также принимают запросы на сверку.
2. Можно запросить акту в личном кабинете на портале налогового органа.
3. Доступен запрос и в бухгалтерской программе, к примеру, в СБИС Электронная отчетность или СБИС Бухгалтерия и учет.
4. Если ни один вариант не подошел, можно отправить запрос с помощью почты и поставить отметку об уведомлении и вручении и описью.

Если вы решили выполнить сверку с бюджетом в СБИС, то не нужно тратить время на поиск нужных бланков и размышления о том, как их правильно заполнить. Все, что вам нужно сделать, это найти раздел «Сверка с бюджетом» в СБИС. Система автоматически предложит заполнить формы нужными данными и отправит ваш запрос.

А что если вы считаете результат сверки некорректным?

• Если вы считаете сальдо некорректным и заметили, что полученные справки содержат неверные данные, сделайте запрос подробного акта сверки.
• Если разногласия на уровне акта сверки, необходимо подать в налоговую инспекцию ваш акт с указанием корректной информации. В этом случае корректные данные указываются в третьей графе первого и второго акта в строках с неверной информацией. В первом разделе указываются суммы ЕНП, а во втором разделе остальные суммы, не относящиеся к ЕНП.

Чтобы ускорить процесс, следует приложить заявление с подробными разъяснениями. К заявлению прикладываются документы, подтверждающие ваши данные. К примеру, платежка или факт отправки уточненной декларации.

Обычно инспекторы налоговой инспекции рассматривает заявления о несоответствии данных примерно месяц. Если ИФНС подтвердила вашу правоту, необходимо через две недели сверить данные еще раз. В СБИС доступна функция автоматической сверки – сервис самостоятельно проверит данные и покажет расхождения, если они есть.

Регулярная проверка защитит ваш бизнес от внезапных начислений от налоговой и претензий инспекторов.

В Министерстве финансов рассматривают вариант отсрочки авансового платежа по НДФЛ для некоторых бизнесов. Речь идет о частных предпринимателях, юристах и нотариусах. Предлагается внести изменения в статью 227 Налогового Кодекса Российской Федерации. Детали проекта уже можно посмотреть. Рекомендуем посетить Единый портал проектов НПА и ознакомиться.

Что сейчас?

На настоящий момент по требованиям из статьи 227 Налогового Кодекса Российской Федерации срок оплаты авансового платежа за отчетный период для частных предпринимателей, юристов и нотариусов не позже 25 числа данного месяца. Расчет делается на основании текущего реального дохода за I квартал, 6 и 9 месяцев, при этом налогоплательщик вправе пользоваться профессиональными и общими налоговыми льготами.

Что предлагает Минфин?

В новом законопроекте, разработанным Минфином, предлагается перенести дату оплаты авансового платежа по НДФЛ на 28-е число, чтобы стандартизироваться сроки оплаты для всех категорий налогоплательщиков. Это облегчит и сделает более прозрачным учет и контроль налоговых , а также снизит риски ошибок и пени для предпринимателей. В целом, изменения положительные, они предполагают упрощение процесса уплаты налогов, а также повышение гибкости и адаптивности к современным реалиям бизнеса.

Какой электронный сервис поможет облегчить работу с НДФЛ?

СБИС  Бухгалтерия и учет – это система, которая может значительно облегчить работу с НДФЛ.

1. Передача информации. СБИС позволяет мгновенно передавать данные о доходах и удержаниях налогов сотрудникам, что избавляет от необходимости ручного ввода данных и ошибок.
2. Контроль над расчетами. Система автоматически проверяет правильность расчетов, предупреждая о возможных ошибках и несоответствиях.
3. Составление отчетов. СБИС предлагает готовые формы отчетов, которые можно быстро заполнить и отправить в налоговую инспекцию.
4. Расчет налогов. Система рассчитывает сумму налога на основе введенных данных и предоставляет информацию о том, какие вычеты можно получить.
5. Отслеживание платежей. СБИС отслеживает все платежи, связанные с налогами, и предупреждает о сроках оплаты.
6. Автоматическое формирование платежных поручений. Система формирует платежные поручения на уплату налогов по требованиям государства и отправляет их, формируя необходимую отчетность.
7. Автоматическое обновление. СБИС получает автоматические обновления с учетом изменений в законах. Вам не нужно следить за этим, но вы всегда будете в курсе актуальных требований.
8. Интеграция с госорганами. Система облегчает контакт с государственными органами. Двумя щелчками мыши можно отправить отчеты в налоговую.
9. Безопасность данных. Система обеспечивает надежную защиту данных, предотвращая утечку информации и несанкционированный доступ к ней.

СБИС является незаменимым помощником для налогоплательщиков, облегчая работу с НДФЛ и делая ее более эффективной. Кроме того, благодаря автоматическим расчетам риск ошибки минимален.

Свяжитесь с нашими специалистами, чтобы узнать подробнее о возможностях СБИС Бухгалтерия и учет, получить демоверсию или купить программное обеспечение с установкой и настройкой.

При ведении бизнеса всегда есть риск столкнуться с недобросовестными контрагентами. Такие партнеры могут представлять угрозу для вашей компании, став причиной проблем с Федеральной налоговой службой и другими надзорными органами. В этой статье мы рассмотрим причины, по которым налоговая может заинтересоваться вами из-за сотрудничества с недобросовестными партнерами, и предложим способы, как избежать этих проблем.

ВНИМАНИЕ! В соответствии со статьей 54.1 Налогового кодекса РФ налогоплательщик обязан проявить должную осмотрительность при выборе будущего партнера.

С какими проблемами вы можете столкнуться?

• Незаконное снижение налоговой базы и необоснованная налоговая выгода. Контрагенты могут предлагать занижение стоимости товаров или услуг, чтобы уменьшить вашу налоговую базу. Если вы не докажете отсутствие сговора с партнером, вам доначислят налоговые платежи. Также при неумышленном нарушении штраф в размере 20% неуплаченных налогов, а при умышленном уже 40%.

Решение: тщательно проверяйте своих партнеров и не соглашайтесь на занижение стоимости сделок.

• Отсутствие необходимых лицензий или разрешений. Некоторые контрагенты могут не иметь необходимых лицензий для выполнения определенных видов деятельности. Это может повлечь за собой штрафы и санкции со стороны надзорных органов.

Решение: Проверяйте наличие необходимых лицензий перед заключением сделок с новыми партнерами.

• Некорректная уплата налогов или полное игнорирование требований закона. Контрагенты, занимающиеся незаконной деятельностью, могут уклоняться от уплаты налогов, что может привести к проблемам в вашей компании. Налоговая инспекция без должных доказательств накажет вас как сообщника. При особо крупных размерах выручки ответственным лицам грозит уголовное дело.

Решение: Сотрудничайте только с проверенными партнерами, имеющими хорошую репутацию и уплачивающими налоги в соответствии с законодательством.

Четкий алгоритм проверки контрагента

1. Формирование документа о правилах работы с партнерами.
2. Создание внутреннего регламента по проверке партнера.
3. Поручение задачи проверки сотруднику.
4. Запрос пакета документов у будущего партнера.
5. Анализ полученных документов.
6. Сбор данных о партнере с помощью открытых источников и удобного электронного сервиса СБИС «Проверка контрагентов».

Сервис проверки контрагентов – это надежный помощник для каждого предпринимателя, который стремится минимизировать риски при выборе партнеров по бизнесу. Используя этот инструмент, вы сможете получить актуальную и достоверную информацию о вашем потенциальном контрагенте, такую как регистрационные данные, финансовое состояние, судебные процессы и другие важные сведения. Это позволит вам принять обоснованное решение о сотрудничестве и сэкономить время, которое вы могли бы потратить на самостоятельный сбор информации. Сервис проверки контрагентов значительно упрощает процесс выбора партнеров и способствует успешному ведению бизнеса.

Как быть, если ФНС вами все же заинтересовалась?

Составьте отчет о  должной осмотрительности. В нем по пунктам укажите весь перечень проведенных проверок и приложите данные, которые вы собрали вручную или при помощи СБИС.  Если у вас есть документ о правилах работы с партнерами и регламент проверки контрагентов – это будет дополнительным фактом в вашу пользу.

Минимизация проблем с налоговой инспекцией из-за недобросовестных партнеров требует от вас внимания к деталям и тщательной проверки каждого потенциального контрагента. Соблюдая правила работы с партнерами и избегая сотрудничества с недобросовестными компаниями, вы сможете избежать проблем с налоговыми органами, сохранить репутацию своей компании и построить успешный бизнес.

В настоящее время ведение воинского учета в компаниях является неотъемлемой частью операционного процесса и играет важную роль в обеспечении безопасности и эффективности бизнеса. В 2023 году компании должны уделять особое внимание этой задаче, учитывая быстро меняющуюся ситуацию в мире и потребности в защите и обороне.

Обратите внимание, что размер штрафов с начала октября кратно увеличился, как и внимание надзорных органов к правильному ведению воинского учета работников компаний. И если раньше было 5000р, то сейчас размеры до 500000р в зависимости от характера нарушений.

Кто отвечает за ведение воинского учета?

Компания по законодательству обязана держать на контроле воинский учет, если хоть один сотрудник, оформленный официально и трудящийся по трудовому договору, является призывником или военнообязанным. Никаких послаблений для юридических лиц нет. Зато индивидуальные предприниматели от этой обязанности освобождены, даже если у них трудятся военнообязанные или призывники.

Как начать вести воинский учет?

1. Первым шагом для компаний, желающих начать вести воинский учет, является назначение ответственного лица или команды, которая будет осуществлять эту задачу. Сколько человек будет ответственным за задачу, решается на основании численности сотрудников предприятия. Для компании до 500 человек достаточно 1 специалиста, который вполне может работать и по совместительству. Если сотрудников больше 2000, то по закону положено уже 2 человека, отвечающих за воинский учет.
2. Вторым шагом важно изучить Методические рекомендации по ведению воинского учета, в которых описан порядок и даны комментарии по каждому пункту.
3. Третий шаг: постановка компании на учет в военкомате. Для этого нужно подать пакет актуальных документов по списку, который выдадут в военкомате.

Какой алгоритм действий?

• Разработайте регламент кадрового процесса.
• При приеме на работу проверьте сотрудника, является ли он призывником или военнообязанным.
• Если будущий сотрудник является призывником или военнообязанным, следует уведомить военкомат и отправить информацию в течение 5 дней.
• Если обнаружили, что сотрудник должен, но не стоит на учете, необходимо отправить информацию в контролирующий орган в течение 3 дней.
• На каждого сотрудника, подлежащего воинскому учету, заводится форма карточка по форме №10.
• Обязательно отвечайте на запросы из военкомата.
• Отправляйте данные о работниках, если что-то изменилось в его личном деле.
• При необходимости оповестите работника и повестке и вручите ему ее под подпись.
• Отчитывайтесь ежегодно по форме №18.
• Раз в год проводите сверку с сотрудниками и с военкоматом.

Стоит ли передавать задачу на аутсорсинг?

Законодательно обойтись без назначения ответственного лица и просто отдать задачу на аутсорсинг даже по официально подписанному договору нельзя. Однако и прямо не указано о невозможности такого действия. Компаниям рекомендуется все же назначить ответственного человека в своей компании и уже от его имени обращаться за услугой ведения воинского учета к профильным специалистам. К примеру, если надо быстро поставить на учет «под ключ».

Варианты оптимизации ведения воинского учета в компании

Благодаря СБИС «Управление персоналом» управление воинским учетом становится наглядным и оперативным процессом. Платформа предоставляет возможность централизованного хранения и обработки всех данных, что исключает возможность их утраты или искажения. Кроме того, система обладает высокой степенью защиты от несанкционированного доступа, что делает информацию о военнослужащих строго конфиденциальной.

Одной из главных преимуществ СБИС является возможность автоматического формирования необходимых отчетов и документов. Посредством платформы можно создавать статистические обзоры, списки сотрудников, а также другие документы, которые необходимы для контроля и анализа воинского учета.

Гибкость и адаптивность СБИС позволяют настраивать систему под индивидуальные нужды конкретной организации. Благодаря наличию различных функций и возможностей, платформа СБИС способна справляться с ведением воинского учета в самых разнообразных структурах.

Чтобы получить доступ или приобрести лицензию, напиши или позвоните нам.

Сегодня электронный документооборот (ЭДО) становится все более популярным и востребованным инструментом для организаций всех размеров и отраслей. Это связано с рядом преимуществ, которые он предоставляет: повышение эффективности работы, снижение затрат на бумагу, печать и доставку документов, а также возможность контролировать весь процесс документооборота. В данной статье мы рассмотрим, как правильно организовать ЭДО со своими контрагентами.

Преимущества электронного документооборота

Организация ЭДО открывает перед компанией ряд преимуществ, среди которых:

• сокращение сроков обработки документов и ускорение бизнес-процессов;
• снижение затрат на печать, хранение и отправку документов;
• возможность контроля над движением документов в режиме реального времени;
• упрощение взаимодействия с контрагентами и партнерами;
• повышение уровня безопасности и снижение рисков потери или искажения документов.

Обычная отправка документов электронной почтой – это всегда риск, так как в этом случае ваши документы не защищены. При прямом способе передаче данных ответственность лежит полностью на вас. Кроме того, к примеру, счет-фактура, отправленная по электронной почте, не является действительной.

Этапы организации электронного документооборота с контрагентами

1. Выбор системы ЭДО. На первом этапе необходимо выбрать систему электронного документооборота, которая будет соответствовать требованиям и возможностям вашей организации. Сегодня на рынке представлено множество решений, которые отличаются функциональностью, стоимостью и степенью автоматизации процессов. При выборе системы следует обратить внимание на такие критерии, как безопасность, масштабируемость, интеграция с другими системами и удобство использования. Современная СБИС «Электронный документооборот» полностью соответствует всем нужным параметрам. Обратите внимание, что к системе ЭДО должны быть подключены и вы, и ваш партнер. Если партнер применяет другую систему ЭДО, необходимо подключить роуминг.
2. Получение квалифицированной электронной подписи, если ее еще нет у вас или вашего партнера. Подпись необходима для проверок и подписания документации сотрудниками.
3. Оформление внутреннего приказа о переходе на ЭДО.
4. Настройка системы и обучение сотрудников. Важно, чтобы все сотрудники были ознакомлены с принципами работы системы и могли свободно пользоваться ее функциями. Обучение сотрудников может проводиться как самостоятельно, так и с привлечением специалистов из выбранной системы ЭДО.
5. Подключение контрагентов. Для того чтобы начать работу с контрагентами в рамках ЭДО, необходимо заключить с ними соответствующие соглашения. При этом необходимо убедиться, что контрагент также использует систему ЭДО и готов к обмену документами в электронном виде.
6. Интеграция с другими системами. Для повышения эффективности и удобства работы рекомендуется интегрировать его с другими системами: CRM, ERP и бухгалтерскими программами. Это позволит автоматизировать процесс обработки и хранения документов, а также обеспечит их своевременное поступление в государственные органы.

Организация электронного документооборота позволяет компаниям существенно оптимизировать и ускорить бизнес-процессы, снизить затраты на печать и хранение документов, а также повысить уровень безопасности и контроля над документооборотом. Для успешной реализации ЭДО необходимо пройти несколько этапов, начиная от выбора подходящей системы и заканчивая интеграцией с другими корпоративными системами.

Подключить ЭДО очень просто! Наши специалисты помогут приобрести лицензию, настроить программное обеспечение, обучить сотрудников и поддерживать электронный сервис в рабочем состоянии.

Одной из насущных задач бизнеса является оптимизация налоговых выплат. Для ресторанного бизнеса это особенно актуально, учитывая значительные суммы, которые могут быть потрачены на налоги. Рестораны, как и любой другой бизнес, сталкиваются с необходимостью снижения этой налоговой нагрузки. В этой статье мы рассмотрим несколько способов, которые помогут ресторанам сократить свои налоговые расходы и увеличить прибыль.

Варианты снижения налоговой базы

Использование упрощенной системы налогообложения

Упрощенная система налогообложения (УСН) позволяет ресторанам снизить налоговую нагрузку за счет уменьшения налога на прибыль и налога на добавленную стоимость (НДС). УСН предполагает уплату налога в размере 6% от дохода или 15% от прибыли (доходы – расходы). Ресторанам следует сравнить оба варианта и выбрать наиболее выгодный для себя. Учитывайте также и особенности регионов. В некоторых регионах могут применяться свои налоговые ставки. Например, в Удмуртии.

Применение налоговых льгот и преференций

Некоторые регионы предоставляют налоговые льготы для предприятий общественного питания.  К примеру, Министерство финансов освободило от уплаты НДС предприятия общественного питания, доход которых менее 2млрд.р и доля доходов о реализации услуги предоставления питания не меньше 70% за предыдущий год. Также в новом письме т 25.07.23г №03-07-07/69446 Минфин расширил перечень условий для освобождения от НДС предприятий общественного питания. Действовать начнет с  01.01.2024г.

Оптимизация налогов на заработную плату

Ресторанам стоит использовать все возможности для снижения налогов на зарплату. Во-первых, это касается использования налоговых вычетов и льгот для сотрудников. Во-вторых, можно использовать договоры гражданско-правового характера вместо трудовых договоров, так как они позволяют снизить налоги на заработную плату.

Сокращение расходов на рекламу

Расходы на рекламу могут быть значительными для ресторанов. Причем некоторые рекламные мероприятия облагаются налогом на добавленную стоимость. Будьте внимательны, тщательно выбирайте виды рекламы и учитывайте их налоговые преимущества.

Консультация с профессиональными аудиторами и финансовыми консультантами

Налаживайте партнерские отношения с аудиторами и финансовыми консультантами: Сотрудничество с опытными аудиторами и финансовыми консультантами поможет вам в процессе налаживания налоговых дел. Они предложат оптимальные стратегии для вашего ресторана, учитывая общую рыночную тенденцию и доступные льготы.

Оптимизация системы учета

Правильное ведение финансового учета поможет анализировать и оптимизировать налоговые выплаты. Используйте специализированное программное обеспечение для учета, которое поможет вам автоматизировать процесс и минимизировать возможность ошибок. К примеру, СБИС Бухгалтерия и учет.

Система СБИС Бухгалтерия и учет – это универсальное решение для автоматизации учета и управления рестораном или кафе. СБИС обеспечивает полный контроль над всеми процессами, происходящими в ресторане, оптимизирует работу и экономит время. Благодаря этой системе, управление заведением становится более эффективным и прозрачным.

Выбор правильной системы налогообложения, использование налоговых льгот, оптимизация расходов на зарплату, сокращение рекламных расходов и использование аутсорсинга — все это поможет ресторанам снизить налоговые выплаты и улучшить свое финансовое положение. Важно помнить, что каждый случай индивидуален, и для выбора оптимальной стратегии необходимо обратиться к профессиональным консультантам.

Как применять электронную трудовую книжку в 2023 году?

Использование электронной трудовой книжки (ЭТК) – это важный шаг для бизнеса, который позволяет систематизировать информацию о трудовой деятельности людей. Электронная трудовая книжка заводится для каждого официально работающего гражданина и  содержит информацию о трудовой деятельности работника.

Интересно, что по опросам специалистов кадровой службы на одном из сайтов по поиску работы в 2023 году около 30% пользователей высказались о переходе к ЭТК положительно, в то время как в прошлом году показатель держался на уровне 17%.

Условия перехода на ЭТК

Электронные трудовые книжки начали использовать на законных основаниях с 01.01.2021г. Больше всего ЭТК сейчас в IT-сфере, у продажников и тех, кто только начинает свою карьеру.

• Те, кто устраивается официально на работу после этой даты, уже автоматически получают только электронную трудовую книжку. Никаких специальных действий сотруднику предпринимать не нужно. Он подписывает трудовой договор, а дальше уже работодатель подает в Страховой фонд РФ заявление по форме, на основании которого в СФР будет открытая электронная трудовая.
• Если у работника была трудовая в бумажном виде, и он решил ее оставить, то записи будут вестись и там, и там. Работодатель также дополнительно откроет электронную трудовую, начиная с 1 января 2021 года. Если сотрудник захочет отказаться от бумажного носителя, он подает работодателю заявление, после чего ему возвращают бумажную и заводят электронную.

В любой момент можно получить выписку из электронной трудовой книжки по просьбе заявителя.

Из нового:  в ЭТК не данных об общем стаже работы и сведений о поощрениях. Эти данные можно взять из выписки с лицевого счета в соцфонде и из приказа и выдаче поощрения.

Преимущества перехода на ЭТК

1. Удобство. ЭТК хранится в электронном виде, что позволяет работнику легко и быстро получить доступ к информации о своей трудовой деятельности.
2. Безопасность. ЭТК защищена от порчи, потери или кражи, так как она хранится в централизованной базе данных ПФР.
3. Экономия времени. Переход на ЭТК упрощает процесс оформления документов и сокращает время на поиск информации о трудовой деятельности.
4. Контроль. Работодатель имеет возможность контролировать трудовую деятельность своих работников через систему ЭТК.

Используйте СБИС «Управление персоналом» для работы с ЭТК!

СБИС «Управление персоналом» – это современное решение для автоматизации процессов, связанных с ведением кадров. Данный продукт позволяет компаниям оптимизировать работу с электронными трудовыми книжками (ЭТК) и получить ряд преимуществ и выгод.

• Автоматизация процессов. СБИС автоматизирует работу с ЭТК, что позволяет сократить время на обработку информации и избежать ошибок.
• Учет и контроль. СБИС позволяет вести учет всех сотрудников и их трудовых книжек, а также контролировать их перемещение между отделами и предприятиями.
• Безопасность данных. СБИС обеспечивает надежное хранение и защиту персональных данных сотрудников.
• Интеграция с другими системами. СБИС легко интегрируется с другими корпоративными системами, что упрощает работу с персоналом в целом.
• Экономия времени и ресурсов. Благодаря автоматизации процессов и интеграции с другими системами, СБИС помогает сэкономить время и ресурсы, позволяя сосредоточиться на более важных задачах.
• Прозрачность и отчетность. СБИС генерирует различные отчеты, которые позволяют руководителям принимать обоснованные решения и контролировать эффективность работы сотрудников. Кроме того, СБИС контролирует сроки подачи отчетности и выполняют проверку отчетов перед отправкой в госорганы.
• Гибкость и масштабируемость. СБИС может быть настроен в соответствии с потребностями компании и легко масштабирован по мере ее роста.

В целом, переход на ЭТК является положительным изменением для работников и работодателей. Он упрощает процесс учета трудовой деятельности, повышает безопасность хранения данных и предоставляет удобный доступ к информации. Однако для полного перехода на ЭТК необходимо провести работу по обучению работников и работодателей, а также обеспечить техническую поддержку системы.

ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами представляет собой систему автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, которая позволяет обмениваться документами в электронном виде, упрощая и ускоряя коммуникации между предприятиями и их партнерами. С помощью ЭДО можно снизить затраты на бумагу, печать и почтовую рассылку документов, а также сократить время на их обработку и согласование.

СБИС «Электронный документооборот» для вашей компании

Схема работы электронного документооборота (ЭДО) с партнером включает следующие этапы:

1. Создание документа. Пользователь системы ЭДО создает документ, заполняя необходимые поля и прикрепляя нужные файлы.
2. Отправка документа: после создания документ отправляется на подпись контрагенту через систему ЭДО. Если у контрагента еще не подключена система ЭДО, то на электронную почту будет также отправлено приглашение.
3. Подписание документа. Контрагент получает уведомление о новом документе на своем устройстве, проверяет и подписывает его своей электронной подписью либо отклоняет с указанием причины.
4. Подтверждение подписания. Система ЭДО подтверждает подписание документа контрагентом и отправляет уведомление отправителю.
5. Хранение документа. Подписанный документ сохраняется в системе ЭДО и может быть доступен для просмотра и скачивания в любое время.
6. Работа с документом. Пользователь может выполнять различные операции с документом. При правках необходимо снова отправить контрагенту на согласование и подпись.
7. Расторжение договора. Если необходимо расторгнуть договор, стороны могут подписать соответствующее соглашение через систему ЭДО и завершить работу с документами.

Бумажный документооборот уходит в прошлое. Электронные документы, заверенные электронной цифровой подпись так же юридически значимы, как и бумажные. При этом обладают рядом преимуществ.

Основные преимущества ЭДО с контрагентами

• Снижение затрат на документооборот: использование ЭДО позволяет существенно сократить затраты на печать, транспортировку и хранение бумажных документов.
• Ускорение бизнес-процессов: благодаря быстрой передаче и обработке электронных документов, предприятия могут быстрее принимать решения и реагировать на изменения.
• Улучшение контроля над документами: с помощью систем ЭДО, компании могут контролировать процесс создания, согласования и подписания документов, предотвращая ошибки и мошенничество.
• Безопасность и конфиденциальность: электронные документы хранятся в защищенных системах, что обеспечивает их сохранность и защиту от несанкционированного доступа.
• Возможность удаленного сотрудничества: ЭДО позволяет компаниям сотрудничать с партнерами из других городов и стран без необходимости физического присутствия.

Таким образом, ЭДО с контрагентами является важным инструментом автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. Благодаря его использованию, компании смогут улучшить свою конкурентоспособность, сократить издержки и повысить эффективность работы.

Для успешной автоматизации и оптимизации процессов с использованием ЭДО необходимо учитывать некоторые особенности и требования:

• Во-первых, необходимо выбрать надежную систему ЭДО, которая соответствует потребностям и особенностям бизнеса. Например, СБИС «Электронный документооборот».
• Во-вторых, следует провести обучение сотрудников работе с новой системой, чтобы они могли эффективно использовать ее возможности.
• В-третьих, важно обеспечить интеграцию системы ЭДО с другими корпоративными системами, чтобы обеспечить непрерывность бизнес-процесса.
• Наконец, необходимо постоянно контролировать эффективность использования системы, чтобы своевременно выявлять и устранять возможные проблемы и оптимизировать процессы.

Внедрить ЭДО просто! Мы поможем выбрать тариф, настроить систему, провести обучение персонала обеспечить техническую поддержку.

Кадровый аудит

Кадровый аудит – это процедура комплексной проверки состояния и работоспособности всех элементов системы кадрового управления на предприятии. Он позволяет выявить слабые места, определить возможные риски и угрозы, связанные с нарушением трудового законодательства, а также разработать рекомендации по оптимизации кадрового делопроизводства и улучшению условий труда сотрудников.

Зачем проводить кадровый аудит?

Аудит кадрового учета необходим для обеспечения прозрачности и законности деятельности организации в области трудовых отношений. Это позволяет избежать штрафов, судебных разбирательств и других негативных последствий, связанных с нарушением законодательства в сфере труда и охраны труда.К примеру, если за 3 дня не оформлен договор, руководителя кадровой службы могут оштрафовать на сумму до 20тыс.р. При некорректной формулировке положений о заработной плате сотрудник может отсудить до 5млн.р. Аудит необходим, чтобы таких ситуаций не случилось.

Законодательство Российской Федерации не предусматривает обязательную процедуру кадрового аудита для работодателей. Однако, в случае возникновения спорных моментов или же обнаружения потенциальных рисков несоответствия кадровой политики требованиям государства, рекомендуется выполнить проверку самостоятельно или с привлечением сторонних специалистов.

Что проверять в рамках кадровой проверки?

• Кадровые документы, наличие которых обязательно. Полный список варьируется исходя из характера деятельности.
• Трудовые договора и трудовые книжки работников.
• Правила внутрикорпоративного трудового распорядка, должностные инструкций и их соблюдение.
• Соответствие уровня заработной платы сотрудников требованиям законодательства и рыночным показателям.
• Эффективность работы службы по управлению персоналом и ее взаимодействие с другими подразделениями организации.
• Наличие и правильность оформления документов, подтверждающих квалификацию и опыт сотрудников.
• Архивные документы и порядок их хранения. Срок хранения документации есть в приказе Росархива.

Как проверить оформление документов самостоятельно?

Проверку лучше выполнять последовательно. Например, можно проводить аудит для каждой группы документов или же разбирать каждый кадровый процесс, чтобы не пропустить ни одной детали. Если вы используете электронные сервисы, к примеру, СБИС «Управление персоналом» или СБИС «Бухгалтерия и учет».

При проверке оформления документов следует обратить внимание на следующие аспекты:

1. Наличие всех необходимых реквизитов (дата, номер, название организации, подпись, печать).
2. Согласование и утверждение документов в соответствии с установленным порядком.
3. Отсутствие ошибок и исправлений в тексте документов.
4. Правильность оформления трудовых отношений с работниками.
5. Соблюдение требований законодательства по охране труда и технике безопасности на рабочем месте.

Обратите внимание, что аудит не даст результат, если вы проводили аудит без четкого плана и определения целей и задач, некачественно собрали данные, были невнимательны по  отношению к деталям, выполняли проверку формально, не учли требования законодательства и стандарты кадрового учета, а также не проигнорировали соблюдение конфиденциальности.

Пошаговая инструкция для проведения кадрового аудита

1. Определите цели и задачи аудита, а также составьте план проверки я указанием документов, подлежащих аудиту.
2. Соберите все необходимые документы, касающиеся трудовых отношений с сотрудниками (трудовые договоры, приказы, должностные инструкции, штатное расписание и т.п.).
3. Проверьте правильность оформления трудовых договоров, наличие всех необходимых документов и соблюдение требований законодательства.
4. Проанализируйте систему оплаты труда, сравнив уровень заработной платы сотрудников с рыночными показателями и требованиями законодательства.
5. Оцените эффективность работы службы управления персоналом и взаимодействие с другими подразделениями компании.
6. Проверьте наличие и правильность оформления документов, подтверждающих квалификацию сотрудников, их опыт и уровень образования.
7. Составьте отчет о результатах аудита, выявите нарушения и предложите рекомендации по их устранению.
8. Обсудите результаты аудита с руководством и сотрудниками, разработайте план мероприятий по улучшению системы кадрового учета и повышению эффективности работы с персоналом.
9. Внесите изменения в документы и процедуры, устраните выявленные нарушения и контролируйте выполнение рекомендаций по итогам аудита.

Кадровый аудит – важный инструмент для обеспечения законности и прозрачности деятельности организации. Он позволяет своевременно выявлять нарушения и ошибки в кадровом учете, разрабатывать рекомендации по их устранению и повышать эффективность работы с персоналом. Регулярное проведение кадрового аудита позволяет снизить риски возникновения конфликтов и судебных разбирательств, а также улучшить имидж компании как надежного и ответственного работодателя.