Как применять электронную трудовую книжку в 2023 году?

Как применять электронную трудовую книжку в 2023 году?

Использование электронной трудовой книжки (ЭТК) – это важный шаг для бизнеса, который позволяет систематизировать информацию о трудовой деятельности людей. Электронная трудовая книжка заводится для каждого официально работающего гражданина и  содержит информацию о трудовой деятельности работника.

Интересно, что по опросам специалистов кадровой службы на одном из сайтов по поиску работы в 2023 году около 30% пользователей высказались о переходе к ЭТК положительно, в то время как в прошлом году показатель держался на уровне 17%.

Условия перехода на ЭТК

Электронные трудовые книжки начали использовать на законных основаниях с 01.01.2021г. Больше всего ЭТК сейчас в IT-сфере, у продажников и тех, кто только начинает свою карьеру.

• Те, кто устраивается официально на работу после этой даты, уже автоматически получают только электронную трудовую книжку. Никаких специальных действий сотруднику предпринимать не нужно. Он подписывает трудовой договор, а дальше уже работодатель подает в Страховой фонд РФ заявление по форме, на основании которого в СФР будет открытая электронная трудовая.
• Если у работника была трудовая в бумажном виде, и он решил ее оставить, то записи будут вестись и там, и там. Работодатель также дополнительно откроет электронную трудовую, начиная с 1 января 2021 года. Если сотрудник захочет отказаться от бумажного носителя, он подает работодателю заявление, после чего ему возвращают бумажную и заводят электронную.

В любой момент можно получить выписку из электронной трудовой книжки по просьбе заявителя.

Из нового:  в ЭТК не данных об общем стаже работы и сведений о поощрениях. Эти данные можно взять из выписки с лицевого счета в соцфонде и из приказа и выдаче поощрения.

Преимущества перехода на ЭТК

1. Удобство. ЭТК хранится в электронном виде, что позволяет работнику легко и быстро получить доступ к информации о своей трудовой деятельности.
2. Безопасность. ЭТК защищена от порчи, потери или кражи, так как она хранится в централизованной базе данных ПФР.
3. Экономия времени. Переход на ЭТК упрощает процесс оформления документов и сокращает время на поиск информации о трудовой деятельности.
4. Контроль. Работодатель имеет возможность контролировать трудовую деятельность своих работников через систему ЭТК.

Используйте СБИС «Управление персоналом» для работы с ЭТК!

СБИС «Управление персоналом» – это современное решение для автоматизации процессов, связанных с ведением кадров. Данный продукт позволяет компаниям оптимизировать работу с электронными трудовыми книжками (ЭТК) и получить ряд преимуществ и выгод.

• Автоматизация процессов. СБИС автоматизирует работу с ЭТК, что позволяет сократить время на обработку информации и избежать ошибок.
• Учет и контроль. СБИС позволяет вести учет всех сотрудников и их трудовых книжек, а также контролировать их перемещение между отделами и предприятиями.
• Безопасность данных. СБИС обеспечивает надежное хранение и защиту персональных данных сотрудников.
• Интеграция с другими системами. СБИС легко интегрируется с другими корпоративными системами, что упрощает работу с персоналом в целом.
• Экономия времени и ресурсов. Благодаря автоматизации процессов и интеграции с другими системами, СБИС помогает сэкономить время и ресурсы, позволяя сосредоточиться на более важных задачах.
• Прозрачность и отчетность. СБИС генерирует различные отчеты, которые позволяют руководителям принимать обоснованные решения и контролировать эффективность работы сотрудников. Кроме того, СБИС контролирует сроки подачи отчетности и выполняют проверку отчетов перед отправкой в госорганы.
• Гибкость и масштабируемость. СБИС может быть настроен в соответствии с потребностями компании и легко масштабирован по мере ее роста.

В целом, переход на ЭТК является положительным изменением для работников и работодателей. Он упрощает процесс учета трудовой деятельности, повышает безопасность хранения данных и предоставляет удобный доступ к информации. Однако для полного перехода на ЭТК необходимо провести работу по обучению работников и работодателей, а также обеспечить техническую поддержку системы.