Обязательные сроки хранения документов индивидуальными предпринимателями

Сроки хранения документов индивидуальными предпринимателями

Каждый предприниматель обязан хранить документы определённое время — независимо от системы налогообложения (патентная, упрощённая, общая, сельскохозяйственная) и организационно-правовой формы бизнеса.

Сколько хранить документы: общее правило

Данные бухгалтерского и налогового учёта и другие документы, нужные для расчёта и уплаты налогов, — в том числе книгу учёта доходов и расходов на УСН и счета-фактуры, — нужно хранить пять лет. Это установлено статьёй 23 Налогового кодекса РФ (пункт 1, подпункт 8, в редакции Федерального закона от 17.02.2021 № 6-ФЗ). Книги покупок и книги продаж хранятся отдельно — четыре года с даты последней записи в книге, это постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Если ИП всё же ведёт бухгалтерский учёт добровольно, первичные документы, регистры и отчётность хранятся не менее пяти лет после отчётного года — статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». По умолчанию ИП вправе не вести бухучёт, если ведёт учёт доходов и расходов по правилам налогового законодательства (часть 2 статьи 6 того же закона), — тогда действует правило Налогового кодекса РФ.

Что хранить дольше пяти лет

Документы, которые подтверждают сумму убытка и его перенос на будущие периоды (например, при УСН «Доходы минус расходы»), хранятся весь срок, пока используется право уменьшить на них налоговую базу, — статья 346.18 Налогового кодекса РФ. Кадровые и часть управленческих документов хранятся дольше пяти лет, вплоть до постоянного срока — конкретный срок для каждого вида документа указан в перечне, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Что делать

1. Определите систему налогообложения и перечень документов, которые она порождает.
2. Для налоговых и бухгалтерских документов ориентируйтесь на пять лет, для книг покупок и продаж — на четыре года с последней записи.
3. Для кадровых, учредительных и части управленческих документов сверьтесь с перечнем Росархива — там сроки хранения доходят до постоянного.

Чтобы не хранить документы на бумаге, подключите электронный документооборот СБИС — документы остаются в системе и находятся поиском.