Сегодня электронный документооборот (ЭДО) становится все более популярным и востребованным инструментом для организаций всех размеров и отраслей. Это связано с рядом преимуществ, которые он предоставляет: повышение эффективности работы, снижение затрат на бумагу, печать и доставку документов, а также возможность контролировать весь процесс документооборота. В данной статье мы рассмотрим, как правильно организовать ЭДО со своими контрагентами.

Преимущества электронного документооборота

Организация ЭДО открывает перед компанией ряд преимуществ, среди которых:

  • сокращение сроков обработки документов и ускорение бизнес-процессов;
  • снижение затрат на печать, хранение и отправку документов;
  • возможность контроля над движением документов в режиме реального времени;
  • упрощение взаимодействия с контрагентами и партнерами;
  • повышение уровня безопасности и снижение рисков потери или искажения документов.

Обычная отправка документов электронной почтой – это всегда риск, так как в этом случае ваши документы не защищены. При прямом способе передаче данных ответственность лежит полностью на вас. Кроме того, к примеру, счет-фактура, отправленная по электронной почте, не является действительной.

Этапы организации электронного документооборота с контрагентами

  1. Выбор системы ЭДО. На первом этапе необходимо выбрать систему электронного документооборота, которая будет соответствовать требованиям и возможностям вашей организации. Сегодня на рынке представлено множество решений, которые отличаются функциональностью, стоимостью и степенью автоматизации процессов. При выборе системы следует обратить внимание на такие критерии, как безопасность, масштабируемость, интеграция с другими системами и удобство использования. Современная СБИС «Электронный документооборот» полностью соответствует всем нужным параметрам. Обратите внимание, что к системе ЭДО должны быть подключены и вы, и ваш партнер. Если партнер применяет другую систему ЭДО, необходимо подключить роуминг.
  2. Получение квалифицированной электронной подписи, если ее еще нет у вас или вашего партнера. Подпись необходима для проверок и подписания документации сотрудниками.
  3. Оформление внутреннего приказа о переходе на ЭДО.
  4. Настройка системы и обучение сотрудников. Важно, чтобы все сотрудники были ознакомлены с принципами работы системы и могли свободно пользоваться ее функциями. Обучение сотрудников может проводиться как самостоятельно, так и с привлечением специалистов из выбранной системы ЭДО.
  5. Подключение контрагентов. Для того чтобы начать работу с контрагентами в рамках ЭДО, необходимо заключить с ними соответствующие соглашения. При этом необходимо убедиться, что контрагент также использует систему ЭДО и готов к обмену документами в электронном виде.
  6. Интеграция с другими системами. Для повышения эффективности и удобства работы рекомендуется интегрировать его с другими системами: CRM, ERP и бухгалтерскими программами. Это позволит автоматизировать процесс обработки и хранения документов, а также обеспечит их своевременное поступление в государственные органы.

Организация электронного документооборота позволяет компаниям существенно оптимизировать и ускорить бизнес-процессы, снизить затраты на печать и хранение документов, а также повысить уровень безопасности и контроля над документооборотом. Для успешной реализации ЭДО необходимо пройти несколько этапов, начиная от выбора подходящей системы и заканчивая интеграцией с другими корпоративными системами.

Подключить ЭДО очень просто! Наши специалисты помогут приобрести лицензию, настроить программное обеспечение, обучить сотрудников и поддерживать электронный сервис в рабочем состоянии.

Другие новости
Все новости
Минфин разъяснил порядок уплаты НДС для ИП на УСН и ПСН с 2025 года
Минфин разъяснил порядок уплаты НДС для ИП на УСН и ПСН с 2025 года

Минфин России представил новые правила уплаты НДС для индивидуальных предпринимателей, которые работают по упрощённой системе налогообложения (УСН) и патентной системе налогообложения (ПСН)....

Читать дальше
В Госдуме приняли закон ужесточающий условия для ИП на патентной системе с 2025 года
В Госдуме приняли закон ужесточающий условия для ИП на патентной системе с 2025 года

В Госдуме принят законопроект, вносящий значительные изменения в Налоговый кодекс России и дополняющий налоговую реформу, запланированную на 2025 год. Одним из ключевых нововведений стало...

Читать дальше
Как получить вычет по НДФЛ на проценты по  вкладам за 2023 году
Как получить вычет по НДФЛ на проценты по вкладам за 2023 году

Стало известно, как правильно оформить вычет по НДФЛ на доходы от процентов по банковским вкладам. Эти проценты включаются в основную налоговую базу, что позволяет использовать налоговые вычеты для...

Читать дальше
Инвестировать в российские компании стало проще
Инвестировать в российские компании стало проще

На днях на саммите БРИКС стартовало обсуждение инвестиционной привлекательности российских компаний для международного бизнеса. В это время отечественные юридические лица получили возможность с...

Читать дальше
Налоговая  требует исключить старые сделки из декларации НДС
Налоговая требует исключить старые сделки из декларации НДС

Налоговая служба обратилась к компаниям с требованием исключить из деклараций по НДС сделки, заключенные более года назад. В противном случае инспекторы угрожают выездной проверкой. Как реагировать...

Читать дальше
МРОТ в 2025 году: утвержден минимальный размер оплаты труда
МРОТ в 2025 году: утвержден минимальный размер оплаты труда

Госдума окончательно одобрила законопроект, устанавливающий минимальный размер оплаты труда (МРОТ) на 2025 год. С 1 января следующего года он составит 22 440 рублей, что на 17% больше по сравнению...

Читать дальше
Взносы на УСН будут считаться с 1,5 МРОТ, а не с 1 МРОТ
Взносы на УСН будут считаться с 1,5 МРОТ, а не с 1 МРОТ

С 2025 года для компаний и индивидуальных предпринимателей, входящих в реестр субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП), изменится порядок начисления страховых взносов по пониженным...

Читать дальше
Обновлённая форма РСВ: что изменится в отчётности с 2025 года?
Обновлённая форма РСВ: что изменится в отчётности с 2025 года?

Федеральная налоговая служба (ФНС) представила проект приказа, вносящий изменения в форму и правила заполнения расчёта по страховым взносам (РСВ). Эти нововведения вступят в силу с отчётности за...

Читать дальше
Новые суммы страховых взносов для ИП на 2025–2027 годы: что изменилось?
Новые суммы страховых взносов для ИП на 2025–2027 годы: что изменилось?

Президент РФ подписал закон, устанавливающий индексацию фиксированных страховых взносов для индивидуальных предпринимателей (ИП) на ближайшие три года. Взносы будут скорректированы с учётом...

Читать дальше
Как применять кассовую технику при полной предоплате
Как применять кассовую технику при полной предоплате

Министерство финансов России выпустило разъяснения о порядке использования контрольно-кассовой техники (ККТ) и правилах формирования кассовых чеков при продаже товаров с полной предоплатой.
В...

Читать дальше

Остались вопросы?

Заполните форму и наш специалист свяжется с Вами

Девушка в наушниках смотрит в ноутбук и улыбается, на фоне скрин приложения СБИС