Электронный документооборот (ЭДО) через систему СБИС — это современный и удобный способ ускорить и упростить обмен документами между организациями. Он обеспечивает не только быстрое взаимодействие, но и высокий уровень безопасности, снижая риски, связанные с потерей документов или их искажением

Внедрение ЭДО позволяет компаниям автоматизировать документооборот, минимизировать использование бумажных документов и снизить операционные расходы. Один из ключевых шагов на пути к цифровизации — это приглашение контрагента к ЭДО. В этом расширенном пошаговом руководстве мы подробно рассмотрим, как правильно пригласить контрагента в СБИС для подключения к ЭДО.

Преимущества использования ЭДО в СБИС

ЭДО в СБИС

ЭДО в СБИС

Перед тем как перейти к подробной инструкции по отправке приглашения, стоит отметить основные преимущества электронного документооборота в системе СБИС:

  • Скорость. Документы передаются мгновенно, что позволяет существенно сократить время на оформление и обработку.
  • Безопасность. Все данные защищены с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП), что гарантирует их подлинность и конфиденциальность.
  • Экономия. Автоматизация документооборота снижает расходы на бумагу, печать, доставку и хранение документов.
  • Прозрачность. В СБИС всегда можно отследить статус документа — когда он отправлен, получен и подписан.
  • Удобство. Упрощается процесс взаимодействия с контрагентами, так как все документы хранятся в одном месте и доступны онлайн.

Подготовка к отправке приглашения контрагенту

Прежде чем пригласить контрагента к ЭДО, необходимо убедиться, что у вас есть вся необходимая информация, а также необходимые права доступа в системе СБИС.

Что нужно подготовить:

  • ИНН контрагента. Это основной идентификатор для подключения организации к ЭДО.
  • Название организации. Важно указать полное наименование юридического лица, чтобы избежать ошибок при подключении.
  • Контактные данные. Номер телефона и электронная почта представителя контрагента, через которые он сможет получить уведомление о приглашении.
  • Документы для обмена. Подумайте заранее, какими документами вы планируете обмениваться с контрагентом — договора, счета, акты, накладные и т.д.

Убедитесь, что у вас есть:

  • Доступ к СБИС. Необходимо иметь учетную запись с правами администратора или другими правами, позволяющими отправлять приглашения на подключение к ЭДО.
  • Настроенная электронная подпись (ЭЦП). Для работы с ЭДО необходимо использовать ЭЦП, которая подтверждает юридическую силу всех электронных документов.

Пошаговая инструкция по отправке приглашения

Приглашение к роумингу

Приглашение к роумингу

Шаг 1: Вход в систему СБИС

Перейдите на официальный сайт СБИС (https://online.sbis.ru/) и выполните вход в свою учетную запись. Это можно сделать через логин и пароль, либо с помощью сертификата электронной подписи (ЭЦП). Для работы с ЭЦП убедитесь, что у вас установлено соответствующее программное обеспечение.

Шаг 2: Переход в раздел «ЭДО»

После успешного входа, в главном меню системы СБИС найдите раздел, связанный с электронным документооборотом. Обычно он называется «ЭДО» или «Документы». Перейдите в этот раздел, чтобы начать процесс создания приглашения.

Шаг 3: Начало создания нового приглашения

В разделе «ЭДО» найдите кнопку или ссылку с надписью «Пригласить контрагента» или «Создать приглашение». Эти элементы интерфейса позволяют вам создать новое приглашение для контрагента на подключение к ЭДО.

Шаг 4: Внесение данных контрагента

После нажатия кнопки для создания приглашения, откроется форма, где необходимо ввести следующие данные:

  • Название организации — полное юридическое наименование контрагента.
  • ИНН — индивидуальный номер налогоплательщика.
  • Контактные данные — укажите телефон и email представителя контрагента для связи и получения уведомлений.

Шаг 5: Установка условий подключения

На этом этапе можно указать дополнительные условия для подключения контрагента к ЭДО. Это могут быть:

  • Типы документов, которыми планируется обмениваться (договора, счета, акты, накладные и т.д.).
  • Сроки обмена документами — можно указать временные рамки для подписания и возврата документов.

Шаг 6: Проверка введенных данных

Перед отправкой приглашения важно внимательно проверить все введенные данные. Ошибки могут привести к задержкам в подключении контрагента и дополнительным сложностям в процессе документооборота.

Шаг 7: Отправка приглашения

Когда все данные введены и проверены, нажмите кнопку «Отправить» или «Сохранить». Контрагент получит уведомление о приглашении по электронной почте или через интерфейс СБИС. В уведомлении будет содержаться информация о том, как подключиться к ЭДО и начать обмен документами.

Что делать после отправки приглашения

После того как приглашение отправлено, вы сможете отслеживать его статус в системе СБИС. Это поможет вам контролировать процесс и убедиться, что контрагент получил приглашение и начал подключение.

Статусы приглашения:

  • Ожидает ответа. Контрагент еще не ответил на приглашение.
  • Принято. Контрагент принял приглашение и подключился к ЭДО.
  • Отклонено. Контрагент отказался от подключения (в таком случае можно связаться для уточнения причин).

Дополнительные действия:

  • Напоминание. Если контрагент не ответил на приглашение в течение нескольких дней, вы можете отправить ему напоминание через систему или связаться напрямую.
  • Обратная связь. После подключения контрагента можно обсудить детали обмена документами и установить сроки и регламенты для более удобного взаимодействия.

Ответ контрагента на приглашение

Контрагент, получив приглашение, должен:

  1. Ознакомиться с условиями подключения, указанными в приглашении.
  2. Следуя инструкциям, подключиться к ЭДО через интерфейс СБИС.
  3. Подтвердить подключение и начать обмен документами.

После подключения контрагента обе стороны могут начать обмениваться документами через СБИС. Все документы будут защищены с помощью электронной подписи, а их подлинность и конфиденциальность гарантированы.

Подключение контрагента к электронному документообороту через систему СБИС — это важный шаг на пути к цифровизации бизнес-процессов. Это решение помогает ускорить обмен документами, сделать его более безопасным и прозрачным, а также снизить расходы на бумажный документооборот. Следуя этому пошаговому руководству, вы сможете легко и без ошибок пригласить контрагента к сотрудничеству в рамках ЭДО. Не забывайте контролировать процесс и поддерживать связь с контрагентом для успешного взаимодействия.

Если у вас возникнут трудности с подключением, вы всегда можете обратиться к специалистам по ЭДО или воспользоваться нашей услугой электронный документооборот.

 

Другие FAQ
Все FAQ
Вход в СБИС по ЭЦП: надёжность и безопасность работы с документами
Вход в СБИС по ЭЦП: надёжность и безопасность работы с документами

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это надёжный и безопасный инструмент для входа в систему СБИС. Использование ЭЦП необходимо для работы с электронными документами и отчётностью, так как она...

Читать дальше
Онлайн-работа в СБИС по сертификату электронной подписи: особенности и настройка
Онлайн-работа в СБИС по сертификату электронной подписи: особенности и настройка

Электронная подпись (ЭЦП) — это неотъемлемая часть работы в СБИС, обеспечивающая безопасность и юридическую значимость документов при взаимодействии с государственными органами и контрагентами....

Читать дальше
Как найти принятые приглашения в СБИС: где их искать и как ответить
Как найти принятые приглашения в СБИС: где их искать и как ответить

Система СБИС предоставляет пользователям возможность взаимодействовать с контрагентами через отправку и принятие приглашений. Эти приглашения могут касаться различных аспектов работы, включая...

Читать дальше
Как правильно заполнить документы в СБИС: советы и примеры
Как правильно заполнить документы в СБИС: советы и примеры

Заполнение документов в СБИС — важная часть работы в системе электронного документооборота. Неправильно заполненные документы могут привести к ошибкам в отчетности и взаимодействии с контрагентами....

Читать дальше
Как отменить действия в СБИС: способы отмены документов и отчетов
Как отменить действия в СБИС: способы отмены документов и отчетов

СБИС предоставляет несколько способов для отмены действий, связанных с документами и отчетами. Это может потребоваться в случаях, когда был отправлен неправильный отчет, создан не тот документ или...

Читать дальше
Как настроить рабочее место в СБИС: полное руководство
Как настроить рабочее место в СБИС: полное руководство

СБИС — это универсальная система для ведения электронного документооборота, учета и отчетности. Чтобы эффективно работать с ней, важно правильно настроить рабочее место. В этом руководстве мы...

Читать дальше
Как сдать отчет в СБИС: пошаговая инструкция
Как сдать отчет в СБИС: пошаговая инструкция

СБИС (Система Бухгалтерского И Складского учета) – это удобная и функциональная платформа, позволяющая сдавать отчетность в различные государственные органы, такие как налоговая служба, Пенсионный...

Читать дальше
Как удалить СБИС: подробное руководство
Как удалить СБИС: подробное руководство

Удаление программы СБИС может понадобиться по разным причинам: переход на другую систему, обновление программного обеспечения или освобождение места на устройстве. Важно следовать правильным шагам,...

Читать дальше
Требования в СБИС: как работать с требованиями и отчетами
Требования в СБИС: как работать с требованиями и отчетами

СБИС — это мощная система для взаимодействия с государственными органами, которая значительно упрощает выполнение обязательных требований к отчетности. Одной из ключевых функций является работа с...

Читать дальше
Что делает СБИС: обзор основных функций
Что делает СБИС: обзор основных функций

СБИС — это многофункциональная система для автоматизации бизнес-процессов, которая помогает компаниям любых масштабов оптимизировать свою деятельность. В условиях стремительной цифровизации СБИС...

Читать дальше

Остались вопросы?

Заполните форму и наш специалист свяжется с Вами

Девушка в наушниках смотрит в ноутбук и улыбается, на фоне скрин приложения СБИС