Как оформить и подписать акт сверки в электронном виде

Электронный акт сверки — это акт в электронной форме, подписанный электронной подписью. Если стороны подписывают его квалифицированной электронной подписью, Закон № 63-ФЗ признаёт такой документ равнозначным бумажному с собственноручной подписью. Простую или неквалифицированную подпись можно использовать только в случаях, установленных законом, нормативным актом или соглашением сторон.

Что такое электронный акт сверки и кого это касается

По Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ — это информация в электронной форме, подписанная электронной подписью. Из этого определения следует практический вывод: акт сверки становится электронным документом в момент подписания электронной подписью. Файл таблицы, PDF или скан бумажного акта, которые отправили как вложение в письмо без электронной подписи, под это определение не подходят. Поэтому запрос «акт сверки по электронной почте» и электронный акт сверки в смысле закона — разные вещи.

Правила касаются всех участников электронного взаимодействия: организаций и ИП, которые обмениваются электронными документами с контрагентами. Бухгалтерия поставщика и покупателя, арендодателя и арендатора, заказчика и исполнителя — каждая сторона подписывает свой экземпляр электронной подписью, а условия равнозначности бумаге определяет статья 6 Закона № 63-ФЗ.

Если документ, которым стороны обмениваются, относится к первичным учётным документам, к нему применяется статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Сам принцип обмена — с юридической силой, без бумаги и курьеров — разобран в материале как устроен электронный документооборот между компаниями. А чтобы обмениваться актами сверки с контрагентами через оператора ЭДО, обеим сторонам нужна система, в которой акт подписывают и хранят.

Как подписать акт сверки в электронном виде: порядок действий

1. Выберите вид подписи. Квалифицированная электронная подпись делает акт равнозначным бумажному без дополнительных условий, кроме случаев, когда закон требует составить документ только на бумаге. Простую или неквалифицированную подпись используют в случаях, установленных законом, нормативным актом или соглашением участников электронного взаимодействия.
2. Определите, кто подписывает. Если документ должен быть подписан несколькими лицами, его подписывают лица, которые изготовили документ, или уполномоченные должностные лица тем видом электронной подписи, который установлен законодательством.
3. Подготовьте акт. Его формируют в системе электронного документооборота или загружают готовый файл из учётной системы, после чего подписывают со своей стороны.
4. Отправьте акт контрагенту по защищённому каналу. Документ уходит через оператора, а не вложением в письмо.
5. Дождитесь ответа второй стороны. Контрагент открывает акт и подписывает его своей электронной подписью либо отклоняет с указанием причины.
6. Проверьте итог. После подписания обеими сторонами экземпляр документа остаётся в системе у каждой стороны. Если акт отклонён, причина видна в карточке документа — по ней готовят исправленную версию и отправляют заново.

Какая электронная подпись подходит для акта сверки

Пример из практики

Поставщик закрывает квартал и готовит акт сверки взаиморасчётов с постоянным покупателем. Раньше акт распечатывали, подписывали у руководителя, сканировали и отправляли по почте, а оригинал ждали неделями. Компании перешли на электронный обмен: бухгалтер поставщика выгрузил акт из учётной программы, подписал квалифицированной электронной подписью и отправил покупателю через оператора.

Бухгалтер покупателя сверил данные и нашёл расхождение по одной оплате — платёж в учёте поставщика был отражён в другом периоде. Он отклонил акт и указал причину. Поставщик уточнил данные, сформировал новую версию и отправил её повторно. Вторая версия подписана обеими сторонами, и у каждой в системе хранится свой экземпляр с подписями. Распечатывать, сканировать и пересылать бумагу не пришлось.

Частые ошибки при обмене электронными актами сверки

• Скан вместо электронного документа. Изображение акта во вложении письма без электронной подписи не становится электронным документом в значении Закона № 63-ФЗ.
• Простая подпись без основания. Простая или неквалифицированная подпись равнозначна собственноручной только в случаях, установленных законом, нормативным актом или соглашением сторон. Если такого основания нет, надёжнее подписывать квалифицированной подписью.
• Соглашение без обязательных условий. Соглашение о неквалифицированной подписи должно описывать порядок её проверки, а о простой подписи — соответствовать статье 9 Закона № 63-ФЗ.
• Подписывает не тот человек. Если закон или нормативный акт предусматривает, что документ должен быть подписан несколькими лицами, его подписывают изготовившие документ лица или уполномоченные должностные лица. Подпись сотрудника без полномочий ставит под вопрос сам документ.
• Одна подпись на чужие документы. Пакет связанных документов можно подписать одной подписью, но правило не распространяется на документы, созданные и подписанные иными лицами.
• Расчёт на КЭП там, где нужна бумага. Если закон требует оформить документ исключительно на бумажном носителе, квалифицированная подпись равнозначности не обеспечивает.

Как это решается в СБИС

В СБИС акт сверки формируют прямо в системе или загружают из учётной программы, подписывают и отправляют контрагенту по защищённому каналу; контрагент подписывает акт или отклоняет с причиной, а подписанный экземпляр остаётся у обеих сторон. От создания документа до подписи обеих сторон — в одной системе. Роуминг с другими операторами настраиваем сами, поэтому акт дойдёт и до контрагента, который работает в другой системе. Входящие документы — бесплатно, базовая настройка и обучение — бесплатно. Специалисты «АйТи Северо-Запад» помогут наладить подписание актов сверки с контрагентами онлайн: подключим ЭДО, свяжем с учётной системой и обучим сотрудников.