Что такое машиночитаемая доверенность и когда она нужна

МЧД — это машиночитаемая доверенность: электронная доверенность, которую проверяет информационная система получателя документов. Она нужна, когда электронный документ от имени организации или предпринимателя подписывает не руководитель или сам ИП, а представитель — например, бухгалтер или сотрудник обслуживающей компании. Сведения ниже приведены с учётом изменений в проверке МЧД при сдаче статистической отчётности (28 апреля и 1 мая 2025 года) и разъяснения ФНС о единой доверенности, опубликованного 8 сентября 2026 года.

Что это и кого касается

В бухгалтерии МЧД простыми словами — это привычная доверенность, только в виде файла строгой структуры. Бумажный документ читает человек, а машиночитаемый — программа: она сопоставляет данные доверителя, представителя и перечень полномочий с электронной подписью, которой заверен документ.

Рядом с МЧД всегда стоит КЭП — квалифицированная электронная подпись. Основные понятия, виды электронных подписей, условия признания электронных документов и статья 17.5 об оформлении доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи, содержатся в Федеральном законе «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Формулировки самого закона говорят об использовании квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях юридических лиц и о признании такой подписи.

МЧД касается организаций и ИП, а также доверителей и представителей, которые от имени компании или предпринимателя подписывают, направляют либо получают электронные документы. Для статистической отчётности отдельно названы юридические лица и ИП, чьи представители подписывают документы по доверенности.

Сама передача документов происходит по каналам электронного документооборота. Как устроен обмен с контрагентами и операторами, подробно описано в материале об электронном документообороте и его участниках.

Как применять МЧД: порядок действий

1. Определить, кто подписывает электронные документы. Если это не руководитель организации и не сам предприниматель, представителю понадобится МЧД к его квалифицированной подписи.
2. Выбрать формат доверенности под задачу. Чтобы использовать одну доверенность и в налоговых органах, и при обмене с контрагентами, применяется единая машиночитаемая доверенность (ЕМЧД) единого формата версии 003.
3. Корректно указать полномочия представителя — именно по ним информационная система получателя определяет, вправе ли подписант направлять конкретный документ.
4. Учитывать особенности получателей. Формат МЧД, утверждённый ФНС России в версии 5.03, предназначен только для взаимодействия с налоговыми органами, и для обмена электронными документами с контрагентами его использовать не следует.
5. При сдаче статистической отчётности через электронные каналы учитывать проверку наличия и корректности МЧД.
6. Филиалам и представительствам юридических лиц с 1 мая 2025 года — предоставлять МЧД для статистической отчётности. На этом этапе доверенности, оформленные в порядке передоверия, не принимаются.

Форматы и даты: что важно не перепутать

Подробности позиции налоговой службы — в отдельном разборе о единой МЧД для налоговых органов и контрагентов. О проверке доверенностей при статистической отчётности — в материале о новых требованиях Росстата.

Пример из практики

Отчётность компании подписывает главный бухгалтер, он же ведёт обмен первичными документами с поставщиками. Для налоговых органов на него оформили доверенность в формате, утверждённом ФНС. Отчётность проходила, а вот при попытке подписать документы контрагенту оператор получателя не принял подпись: формат, рассчитанный только на налоговое взаимодействие, для обмена с контрагентами не применяется.

Компания оформила ЕМЧД единого формата версии 003 и заново перечислила полномочия бухгалтера — отдельно по налоговым документам и отдельно по обмену с контрагентами. После этого одна доверенность закрыла оба направления. Когда пришло время статистической отчётности, выяснилось, что подписант филиала действовал по передоверию, — такую доверенность на этапе проверки не принимают, поэтому доверенность оформили напрямую от юридического лица.

Частые ошибки

• Считать, что любая МЧД подходит всем получателям. Возможность применять одну доверенность ФНС связала с единым форматом версии 003 и корректными полномочиями, а не с любой оформленной доверенностью.
• Использовать налоговый формат 5.03 в обмене с контрагентами. Он предназначен только для взаимодействия с налоговыми органами.
• Формулировать полномочия «в общем». Полномочия читает программа: если нужного права в доверенности нет, документ не пройдёт проверку.
• Рассчитывать на передоверие при статистической отчётности. На этапе проверки, начавшемся с 1 мая 2025 года, такие доверенности не принимаются.
• Забывать о филиалах и представительствах. Для них обязательное предоставление МЧД проверяется с 1 мая 2025 года.
• Оформлять МЧД в последний день перед сдачей. Ошибку в полномочиях или формате придётся исправлять уже после отказа в приёме документа.

Как это решается в СБИС

В СБИС доверенности представителей хранятся вместе с подписями и документами: МЧД выбирается при подписании, а её реквизиты уходят получателю вместе с файлом. При этом применимость доверенности к конкретному направлению и полномочия представителя следует проверять. Оформить доверенности на бухгалтера и сотрудников и начать обмен электронными документами с контрагентами по МЧД можно с подключением от 3 000 ₽, стоимость сервиса — 2 300 ₽ в год, входящие документы — бесплатно. Роуминг с другими операторами настраиваем сами, установка, настройка и обучение — бесплатно.