Проведение кадрового аудита самостоятельно: пошаговая инструкция

Кадровый аудит

Кадровый аудит – это процедура комплексной проверки состояния и работоспособности всех элементов системы кадрового управления на предприятии. Он позволяет выявить слабые места, определить возможные риски и угрозы, связанные с нарушением трудового законодательства, а также разработать рекомендации по оптимизации кадрового делопроизводства и улучшению условий труда сотрудников.

Зачем проводить кадровый аудит?

Аудит кадрового учета необходим для обеспечения прозрачности и законности деятельности организации в области трудовых отношений. Это позволяет избежать штрафов, судебных разбирательств и других негативных последствий, связанных с нарушением законодательства в сфере труда и охраны труда.К примеру, если за 3 дня не оформлен договор, руководителя кадровой службы могут оштрафовать на сумму до 20тыс.р. При некорректной формулировке положений о заработной плате сотрудник может отсудить до 5млн.р. Аудит необходим, чтобы таких ситуаций не случилось.

Законодательство Российской Федерации не предусматривает обязательную процедуру кадрового аудита для работодателей. Однако, в случае возникновения спорных моментов или же обнаружения потенциальных рисков несоответствия кадровой политики требованиям государства, рекомендуется выполнить проверку самостоятельно или с привлечением сторонних специалистов.

Что проверять в рамках кадровой проверки?

• Кадровые документы, наличие которых обязательно. Полный список варьируется исходя из характера деятельности.
• Трудовые договора и трудовые книжки работников.
• Правила внутрикорпоративного трудового распорядка, должностные инструкций и их соблюдение.
• Соответствие уровня заработной платы сотрудников требованиям законодательства и рыночным показателям.
• Эффективность работы службы по управлению персоналом и ее взаимодействие с другими подразделениями организации.
• Наличие и правильность оформления документов, подтверждающих квалификацию и опыт сотрудников.
• Архивные документы и порядок их хранения. Срок хранения документации есть в приказе Росархива.

Как проверить оформление документов самостоятельно?

Проверку лучше выполнять последовательно. Например, можно проводить аудит для каждой группы документов или же разбирать каждый кадровый процесс, чтобы не пропустить ни одной детали. Если вы используете электронные сервисы, к примеру, СБИС «Управление персоналом» или СБИС «Бухгалтерия и учет».

При проверке оформления документов следует обратить внимание на следующие аспекты:

1. Наличие всех необходимых реквизитов (дата, номер, название организации, подпись, печать).
2. Согласование и утверждение документов в соответствии с установленным порядком.
3. Отсутствие ошибок и исправлений в тексте документов.
4. Правильность оформления трудовых отношений с работниками.
5. Соблюдение требований законодательства по охране труда и технике безопасности на рабочем месте.

Обратите внимание, что аудит не даст результат, если вы проводили аудит без четкого плана и определения целей и задач, некачественно собрали данные, были невнимательны по  отношению к деталям, выполняли проверку формально, не учли требования законодательства и стандарты кадрового учета, а также не проигнорировали соблюдение конфиденциальности.

Пошаговая инструкция для проведения кадрового аудита

1. Определите цели и задачи аудита, а также составьте план проверки я указанием документов, подлежащих аудиту.
2. Соберите все необходимые документы, касающиеся трудовых отношений с сотрудниками (трудовые договоры, приказы, должностные инструкции, штатное расписание и т.п.).
3. Проверьте правильность оформления трудовых договоров, наличие всех необходимых документов и соблюдение требований законодательства.
4. Проанализируйте систему оплаты труда, сравнив уровень заработной платы сотрудников с рыночными показателями и требованиями законодательства.
5. Оцените эффективность работы службы управления персоналом и взаимодействие с другими подразделениями компании.
6. Проверьте наличие и правильность оформления документов, подтверждающих квалификацию сотрудников, их опыт и уровень образования.
7. Составьте отчет о результатах аудита, выявите нарушения и предложите рекомендации по их устранению.
8. Обсудите результаты аудита с руководством и сотрудниками, разработайте план мероприятий по улучшению системы кадрового учета и повышению эффективности работы с персоналом.
9. Внесите изменения в документы и процедуры, устраните выявленные нарушения и контролируйте выполнение рекомендаций по итогам аудита.

Кадровый аудит – важный инструмент для обеспечения законности и прозрачности деятельности организации. Он позволяет своевременно выявлять нарушения и ошибки в кадровом учете, разрабатывать рекомендации по их устранению и повышать эффективность работы с персоналом. Регулярное проведение кадрового аудита позволяет снизить риски возникновения конфликтов и судебных разбирательств, а также улучшить имидж компании как надежного и ответственного работодателя.