Какие документы входят в обязательный пакет при увольнении сотрудника: разъяснения Роструда

Роструд разъяснил, какие документы должен предоставить работодатель сотруднику в день увольнения. Соблюдение порядка крайне важно: нарушение может повлечь штрафы, споры и восстановление работника через суд. Ниже — полный перечень обязательных действий и документов.

1. Приказ об увольнении

Работодатель обязан ознакомить сотрудника с приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора не позднее последнего дня работы. Сотрудник должен подписать документ, подтверждая ознакомление.
Если он отказывается — составляется акт об отказе от подписи. При этом, по первому требованию (лучше письменному), выдается заверенная копия приказа. Заявление об увольнении сотрудник может подать и подписать электронно — через кадровый электронный документооборот в СБИС; на сам приказ об увольнении правила КЭДО не распространяются (статья 22.1 ТК РФ).

2. Документы о трудовой деятельности

В зависимости от формата ведения учета:

• Если у сотрудника бумажная трудовая книжка — она выдается на руки.
• Если он перешел на электронную трудовую книжку или это его первое место работы после 2021 года — выдается форма СТД-Р, содержащая сведения о периоде трудовой деятельности.

3. Иные документы — по заявлению работника

По письменному заявлению сотрудника работодатель должен выдать:

• Справку 2-НДФЛ и/или справку о заработке (форма для соцзащиты, пособий).
• Справку о страховых взносах.
• Копии приказов о приеме, переводах, отпусках и пр.
• Иные документы, напрямую связанные с работой сотрудника.

Важно: желательно подготовить их к дню увольнения, если заявление подано заранее.

4. Окончательный расчет

В последний рабочий день сотрудник должен получить все выплаты, включая:

• Заработную плату за отработанный период;
• Компенсацию за неиспользованный отпуск;
• Выходное пособие, если увольнение связано с сокращением, ликвидацией и т.д.;
• Иные выплаты, предусмотренные ТК РФ, трудовым или коллективным договором.

Что делать, если работодатель нарушает порядок?

Работник вправе обратиться в территориальную Государственную инспекцию труда (ГИТ) с жалобой. Инспекция проведет проверку, и при подтверждении нарушений будет назначено административное взыскание.

Как работодателю избежать ошибок и автоматизировать процесс?

Чтобы избежать ошибок, упростить документооборот и соблюдать трудовое законодательство, особенно при увольнении, многие компании переходят на электронный документооборот (ЭДО). Он обеспечивает:

• Автоматическую генерацию и хранение документов;
• Снижение бумажной нагрузки и человеческого фактора;
• Ускорение процессов приема и увольнения.

Решения для автоматизации кадрового документооборота и интеграции с ФНС и СФР доступны в нашем продукте: электронный документооборот. Удобное и эффективное решение по выгодной цене.