Зачем кассе нужен оператор фискальных данных и как его выбрать

ОФД — оператор фискальных данных. Он принимает данные от онлайн-кассы, проверяет документ, отправляет кассе подтверждение и хранит данные положенный срок, а затем данные уходят в ФНС. При передаче через ОФД чек не остаётся внутри кассы: сведения о нём поступают в налоговую.

Что такое ОФД и кого это касается

В связке «касса — налоговая» участвуют три элемента. Касса формирует чек. Фискальный накопитель — устройство внутри кассы — подписывает фискальный документ и передаёт его оператору. Оператор принимает документ, проверяет его, подтверждает кассе приём и обеспечивает хранение данных. Дальше сведения поступают в ФНС, а информация о маркированном товаре — в систему маркировки.

Поэтому в вопросах «ОФД в кассе — что это» и «услуга ОФД — что это» речь идёт не о программе на кассе, а о внешней организации-посреднике, с которой владелец кассы заключает договор. Список таких организаций ведёт ФНС: это реестр операторов фискальных данных, и работать с фискальными данными может только оператор из реестра. Разрешение на обработку фискальных данных у СБИС ОФД выдано компании «Тензор» — разработчику СБИС — приказом ФНС России от 14.04.2017 № ЕД-7-20/314@, оператор работает с 2017 года.

Тема касается всех владельцев касс: и тех, кто только покупает кассу и регистрирует её в ФНС, и тех, кто переходит от одного оператора к другому и хочет сохранить историю продаж. Для бухгалтерии ОФД — источник данных о выручке по каждой кассе, потому что все пробитые чеки проходят через него.

Как чек проходит путь от кассы до налоговой

1. Касса пробивает чек по продаже.
2. Фискальный накопитель подписывает фискальный документ и передаёт его оператору.
3. Оператор принимает документ, проверяет его и отправляет кассе подтверждение о приёме.
4. Данные хранятся у оператора положенный срок.
5. Чек попадает в налоговую, а сведения о маркированном товаре — в систему маркировки.

Для подключения кассы к оператору понадобится небольшой набор сведений: реквизиты компании или ИП, адрес установки кассы, модель и заводские номера самой кассы и фискального накопителя. После этого владелец выбирает способ оплаты, подписывается договор и касса подключается. Если квалифицированной электронной подписи нет, её оформляют отдельно — она нужна для действий с регистрацией техники.

Способы оплаты услуги ОФД

Модель оплаты выбирают под интенсивность продаж: редкие чеки удобнее оплачивать поштучно, стабильный поток — пакетом на длительный срок.

На что смотреть при выборе оператора

Первое условие — оператор входит в реестр операторов фискальных данных ФНС. Дальше имеет смысл сравнивать практические вещи: совместимость с имеющейся моделью кассы, доступные схемы оплаты, режим техподдержки и то, берёт ли оператор на себя регистрацию кассы в ФНС. Отдельный пункт для тех, кто меняет оператора, — перерегистрация кассы и перенос уже накопленных продаж, чтобы история не разрывалась. Если касса ещё не куплена, удобно решать обе задачи сразу: онлайн-кассы для магазина мы поставляем и подключаем к оператору одним заказом.

Пример из практики

Магазин открывает вторую точку и покупает для неё кассу. При подключении через оператора техника способна печатать чеки, а данные передаются оператору после договора с ОФД и регистрации кассы в налоговой. Владелец передаёт реквизиты ИП, адрес торговой точки, модель и заводские номера кассы и фискального накопителя, выбирает оплату пакетом, потому что точка работает ежедневно. Касса регистрируется удалённо, первый же чек уходит оператору, а код маркировки по проданному товару — в систему маркировки. Когда через год владелец решает перевести на того же оператора первую точку, кассу перерегистрируют, а накопленные по ней продажи рекомендуется перенести для сохранения общей истории.

Частые ошибки

• Считать ОФД настройкой кассы. Это отдельный договор с организацией из реестра ФНС.
• Путать оператора и фискальный накопитель. Накопитель подписывает документ внутри кассы, оператор принимает его снаружи; одно другое не заменяет.
• Не следить за подтверждениями от оператора. Подтверждение приёма документа — признак того, что чек ушёл дальше, а не остался в кассе.
• Выбирать тариф «на глаз». Стоит сравнить тарифы с учётом числа чеков: при небольшом числе чеков может быть невыгоден пакет, а при ежедневной торговле — поштучная оплата.
• Менять оператора без переноса данных. При переходе кассу нужно перерегистрировать, а продажи рекомендуется перенести, чтобы история по точке не обрывалась.
• Забывать о маркировке. Сведения о маркированном товаре идут через того же оператора, поэтому настройка кассы и номенклатуры должна быть корректной с первого чека.

Как это решается в СБИС

СБИС ОФД — оператор фискальных данных из реестра ФНС: передаёт каждый чек вашей кассы в налоговую, а коды маркированных товаров — в систему маркировки. Работает с любой кассой, оплата — за чек, за день или пакетом: от 1,5 ₽ за чек либо 5 000 ₽ за 15 месяцев на одну кассу. Мы подключим, настроим и обучим — оформим договор, зарегистрируем кассу в ФНС удалённо, а при переходе от другого оператора перерегистрируем её и перенесём продажи. Работаем удалённо по всей России, с выездом в Санкт-Петербурге и Москве; техподдержка 24/7, офис и заявки — Пн–Пт с 10:00 до 18:00. Подробные условия — на странице подключения кассы к ОФД.