Обязательные сроки хранения документов индивидуальными предпринимателями

Cроки хранения документов индивидуальными предпринимателями

Согласно действующему законодательству, каждый человек, занимающийся предпринимательской деятельностью, должен хранить определенное время документы. Ответственным налогоплательщикам, независимо от применяющейся системы обложения организации налогами (патентная, упрощенная, общая, сельскохозяйственная), необходимо придерживать определенного периода хранения. На сроки бумаг не влияет организационная, правовая форма предприятия (АО, ООО, МУП и пр.). Упростить процедуру помогает электронный документооборот.

Несколько примеров

Как показывает практика, в сохранности должна оставаться абсолютно любая документация. Даже если на индивидуального предпринимателя не работают наемные сотрудники, ему приходится вести бумажный учет. Важная информация отражается в административных, кадровых и прочих видах документов. Тщательно за документацией следят при УСН «Доходы», когда требуется обоснование трат.

Например, вы самостоятельно предоставляете какие-то услуги и ведете книгу учета, где вносятся сведения о полученной выручке. Данный документ, использующийся при расчете налога по УСН, должен оставаться в сохранности 4 года с момента заполнения. Любые сведения бухгалтерского, налогового учета на бумажных носителях хранятся не менее 5 лет.

Если же предприниматель находится на общем режиме при начислении НДС, он пользуется счетами-фактурами, которые необходимо хранить 5 лет, что регламентируется статьей 23 НК, Росархивом.

К другим бумагам, требующим хранения, следует отнести контракты, договоры, учитывающиеся во время судебных разбирательств, аудиторской проверке. Чаще всего срок составляет 5 лет с момента окончания действия. Но бывают исключительные случаи.

Как определить срок хранения документов у ИП

Если предприниматель находится на упрощенной системе налогообложения 6 %, ему проще вести документооборот из-за отсутствия каких-либо временных ограничений. Согласно Федеральному Закону № 402, в таком случае требуется только книга учета доходов. Остальные бумаги не нужно оформлять в обязательном порядке. Проще говоря, такому ИП необходимо только хранить документацию по налогам столько, сколько установлено Росархивом. Чаще всего срок составляет 1 год. Информация обновляется ежегодно.

Если же предпринимателем практикуется общая система налогообложения или УСН 15 %, а также перенос убытков, могут потребоваться дополнительные бумаги. Например, документы, обосновывающие перенос суммы, подтверждающие правомерность убытка. Такая документация хранится минимум 15 лет.