ЭТрН и ЭПД: какие вопросы остаются открытыми перед 1 сентября 2026 года

Работа с перевозочными документами с 1 сентября 2026 года переходит в новый формат: электронная транспортная накладная (ЭТрН) и другие электронные перевозочные документы (ЭПД) становятся частью повседневного оборота участников грузоперевозок. Это касается поставщиков, их контрагентов, грузополучателей и водителей. Универсальных ответов на многие практические вопросы пока нет — практика только формируется.

Что такое ЭПД и ЭТрН

ЭПД — электронные перевозочные документы, то есть документы, сопровождающие перемещение груза, оформленные не на бумаге, а в электронном виде. Ключевой из них — электронная транспортная накладная (ЭТрН): она фиксирует, кто передал груз, кто перевозит, какой автомобиль и водитель задействованы, где и когда груз принят и выдан. Обмен такими документами идёт через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) с участием операторов, подключённых к этой системе.

Отличие от бумажной накладной принципиальное: вместо подписей на листе — электронные подписи сторон и отметки в информационной системе. Поэтому в цепочке появляются новые участники и новые точки отказа: оператор, канал связи, мобильное приложение водителя, доверенности на подписантов.

Кого касается переход

Тема затрагивает не только перевозчиков. В оформлении ЭТрН участвуют минимум три стороны: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Это значит, что вопрос «нужен ли нам ЭПД, если мы просто получаем товар» решается не в одиночку, а в связке с контрагентом: если одна из сторон не готова технически, документ не пройдёт весь цикл подписания.

Для бухгалтерии это означает изменение привычного маршрута документа. Раньше водитель привозил бумажный экземпляр, и его подшивали к первичке. Теперь накладная попадает в учётную систему из электронного обмена, а сверять приходится не подписи, а статусы подписания и корректность реквизитов сторон.

Вопросы, по которым ответы пока формируются

Практика применения ЭТрН только складывается, и ряд ситуаций остаётся дискуссионным. Среди них:

• контрагент не подключился к обмену, не подписал документ или подписал его с ошибками — как распределяется ответственность сторон;
• в месте погрузки нет устойчивой связи — как действовать водителю и складу;
• получатель товара не оформляет ЭПД сам — считать это зоной ответственности поставщика или общей задачей;
• как организовать работу водителя в мобильном приложении;
• что относить к отсутствию документа, а что — к ошибке в нём.

Поскольку единых ответов на эти вопросы сейчас нет, разумнее заранее фиксировать порядок действий во внутреннем регламенте и в условиях договоров с контрагентами, а не решать каждую ситуацию по факту на площадке погрузки.

Как это выглядит в работе бухгалтера

Бухгалтеру и логисту предстоит закрыть несколько технических задач. Первая — определить, кто в компании подписывает ЭТрН и на основании чего: если это не руководитель, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД) на сотрудника. Вторая — договориться с контрагентами о канале обмена и убедиться, что документы доходят до учётной системы без ручного переноса. Третья — предусмотреть сценарий на случай сбоя: поломки транспорта, замены водителя, отказа грузополучателя принять груз.

Организационно проще, когда обмен перевозочными документами, подписи и доверенности живут в одном контуре с остальной первичкой. Настроить такой обмен и выпуск МЧД можно через электронный документооборот СБИС: маршруты подписания и статусы документов видны по каждому контрагенту, а подписанты не теряются при кадровых изменениях.

Что делать

1. Составить перечень перевозок, в которых компания выступает грузоотправителем, перевозчиком или грузополучателем, и понять свою роль в оформлении ЭТрН по каждой цепочке.
2. Опросить контрагентов о готовности к обмену электронными перевозочными документами и зафиксировать договорённости в договорах и приложениях к ним.
3. Выбрать оператора для обмена через ГИС ЭПД и проверить, что учётная система принимает документы в нужном формате.
4. Определить круг подписантов и оформить машиночитаемые доверенности на сотрудников, которые будут подписывать ЭТрН.
5. Написать внутренний регламент по ЭТрН: порядок действий при отсутствии связи в месте погрузки, при замене водителя или транспорта, при отказе получателя от приёмки.
6. Провести обучение водителей работе с мобильным приложением и подготовить для них короткую пошаговую инструкцию.
7. Настроить хранение и сверку электронных накладных вместе с остальной первичкой — так, чтобы к закрытию периода не приходилось искать документы в разных системах. Помогает связка обмена с бухгалтерией и учётом, где накладная сразу попадает в нужный документ.

Поскольку порядок работы с перевозочными документами меняется с 1 сентября 2026 года, время на подготовку инфраструктуры и обучение персонала есть. Но именно организационная часть — подписанты, регламент и готовность контрагентов — требует больше времени, чем техническое подключение.