Минтранс: путевой лист можно оформлять и на бумаге, и электронно

Минтранс разъяснил вопрос, который волнует грузоперевозчиков в связи с переходом на электронные перевозочные документы: обязан ли перевозчик формировать путевой лист исключительно в электронном виде. Ответ — нет: путевой лист может оформляться как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа. Разъяснение касается организаций и индивидуальных предпринимателей, которые занимаются грузоперевозками.

Что именно разъяснил Минтранс

Позиция ведомства опирается на две действующие нормы. Статья 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ прямо предусматривает, что путевой лист может оформляться на бумажном носителе или в виде электронного документа. То же правило закреплено в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390, который устанавливает состав сведений и порядок оформления путевого листа.

Таким образом, выбор формы остаётся за перевозчиком. Бумажный путевой лист не становится недействительным и не требует обязательного дублирования в электронной форме. При этом есть важное уточнение: если перевозчик формирует электронный путевой лист, такой документ подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Почему возник вопрос

Поводом для обращений стало то, что применение электронных перевозочных документов (ЭПД) становится обязательным. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ устанавливает обязательное применение электронных перевозочных документов для всех видов коммерческих грузоперевозок автомобильным, железнодорожным и авиационным транспортом с 1 сентября 2026 года.

Из этого многие перевозчики сделали вывод, что и путевой лист автоматически переходит в разряд документов, которые можно оформлять только электронно. Разъяснение Минтранса эту логику не подтверждает: норма о свободе выбора формы путевого листа в законе № 259-ФЗ и приказе № 390 сохраняется. Новой нормы разъяснение не вводит — оно уточняет применение уже действующих правил.

Что такое путевой лист и ГИС ЭПД

Путевой лист — документ, содержащий сведения о перевозке, транспортном средстве, водителе и маршруте. Он используется в том числе для подтверждения производственного характера поездки и для учёта расходов на топливо, поэтому его оформление напрямую касается бухгалтерии.

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Через неё электронные документы о перевозке передаются в информационное пространство: перевозчик формирует документ, оператор передаёт его в систему, и сведения становятся доступны участникам перевозки и уполномоченным органам. Именно с ГИС ЭПД связано ключевое условие разъяснения: электронный формат путевого листа предполагает направление документа в систему, бумажный — нет.

Как это выглядит в работе бухгалтера

Практически ситуация сводится к тому, что в учётной политике и во внутреннем регламенте перевозок нужно определиться с формой путевого листа и придерживаться её. Если организация ведёт бумажные путевые листы, потребуется прежний порядок: нумерация, выдача водителю, возврат с отметками, хранение и подшивка. Если выбран электронный документ — процесс строится вокруг формирования файла, подписания и передачи в ГИС ЭПД.

Смешанная практика тоже возможна: закон и приказ не требуют единой формы для всего парка. Но при любом варианте важно, чтобы состав сведений соответствовал приказу № 390, а сам документ был доступен для проверки и для подтверждения расходов в учёте.

Как подготовиться к обязательным ЭПД

Дата 1 сентября 2026 года касается именно перевозочных документов. Чтобы к этому моменту обмен документами с контрагентами и передача сведений в ГИС ЭПД работали без сбоев, имеет смысл заранее настроить электронный документооборот: подключить электронную подпись, оформить машиночитаемые доверенности на водителей и логистов, проверить маршруты согласования. Учёт самих перевозок, путевых листов и расходов на топливо удобно вести там же, где ведётся бухгалтерия и учёт, — тогда данные документа и данные учёта не расходятся.

Типичные ошибки

• Отказ от бумажных путевых листов «на всякий случай» без готовой электронной схемы — в результате поездки оформляются с нарушением состава сведений.
• Формирование электронного путевого листа без направления его в ГИС ЭПД.
• Смешение понятий: путевой лист и перевозочные документы (транспортная накладная и другие) регулируются по-разному, и требование об обязательных ЭПД к путевому листу автоматически не переносится.

Что делать

1. Определить форму путевого листа — бумажный носитель или электронный документ; оба варианта допустимы по статье 6 закона № 259-ФЗ и приказу Минтранса № 390.
2. Закрепить выбранный порядок оформления, подписания и хранения путевых листов во внутреннем документе организации.
3. Проверить, что состав сведений путевого листа соответствует приказу № 390.
4. Если перевозчик формирует электронный путевой лист — обеспечить его направление в ГИС ЭПД.
5. Спланировать переход на электронные перевозочные документы к 1 сентября 2026 года: закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ делает их применение обязательным для коммерческих грузоперевозок автомобильным, железнодорожным и авиационным транспортом.
6. Настроить каналы обмена документами с заказчиками перевозок и оформить электронные подписи и доверенности для сотрудников, которые подписывают документы.