Подотчётные деньги директора суд признал его доходом: НДФЛ и взносы доначислены

Арбитражный суд Волго-Вятского округа постановлением от 21.08.2026 по делу N А29-10856/2025 поддержал налоговый орган: суммы, выданные директору — единственному учредителю с назначением «под отчёт», признаны его доходом. По итогам камеральных проверок организации доначислили НДФЛ и страховые взносы, и суды с доводами компании не согласились. Новой нормы спор не вводит, но задаёт ориентир для всех, кто выдаёт деньги под отчёт руководителю.

Что рассмотрел суд

Организация выдавала директору деньги с назначением «под отчёт», а также выплачивала ему дивиденды. Налоговый орган пришёл к выводу, что компания занизила базу, поскольку не отразила в расчётах выплату зарплаты директору. Подотчётные суммы были квалифицированы как доход физического лица с соответствующим доначислением НДФЛ и страховых взносов.

Ключевым обстоятельством стали документы. Они подтверждали только часть расходов, а основную часть денег директор потратил на личные цели либо на цели, которые не относятся к деятельности организации. Дополнительно суд отметил, что в авансовых отчётах директора есть противоречия по остатку полученных средств.

Почему не помогла ссылка на расчёты наличными

Организация приводила довод, связанный с оборотом наличных, но суды его отклонили. В обстоятельствах этого дела суды указали: деньги, на внесение которых в кассу ссылалась организация, нужно было зачислить на счёт; расходовать их нельзя. То есть схема, при которой поступившая в кассу наличность сразу выдаётся руководителю «под отчёт» и тратится, не соответствует установленному порядку и не подтверждает производственный характер затрат.

Кого касается вывод суда

Спор затрагивает прежде всего организации, где руководитель одновременно является единственным учредителем и получает и дивиденды, и подотчётные суммы. В таких компаниях подотчёт может закрываться формально, а разделение личных и корпоративных трат размывается. Но логика дела может быть важна для любого подотчётного лица: если расход не подтверждён документами и не связан с деятельностью организации, возникает риск квалификации выданной суммы как дохода физлица. При этом суд оценивал совокупность обстоятельств конкретного дела.

Как это выглядит в работе бухгалтерии

Подотчёт — это выдача денег работнику на оплату расходов организации с последующим отчётом об их использовании. Бухгалтеру важны три вещи: основание выдачи, комплект подтверждающих документов и корректный остаток. Если авансовый отчёт содержит противоречия по остатку, картина по счёту расчётов с подотчётными лицами перестаёт быть проверяемой, а сумма фактически остаётся в распоряжении физлица.

Практический вывод: авансовый отчёт должен закрываться первичными документами, из которых видно, что приобретено и для какой хозяйственной цели. Личные покупки в подотчёт не попадают — их оплата руководителю оформляется как выплата в его пользу с соответствующим налогообложением, либо возвращается в кассу или на счёт организации.

Как удержать подотчёт под контролем

Дисциплина подотчёта — это в первую очередь порядок в документах и остатках. Когда авансовые отчёты, чеки и накладные собираются в электронном виде, а не в папке, расхождения по остатку можно увидеть быстрее, а не через год при проверке. Удобно вести такие расчёты в единой системе: онлайн-бухгалтерия и учёт позволяет привязывать подтверждающие документы к конкретной выдаче и контролировать задолженность подотчётного лица. Обмен первичкой с поставщиками через электронный документооборот может снизить риск утраты бумажных экземпляров, на которые обычно ссылаются при спорах о подтверждении расходов.

Что делать

1. Проверить правила работы с наличностью: в ситуации, аналогичной рассмотренной судом, деньги, внесённые в кассу, зачислять на расчётный счёт, не расходуя их напрямую.
2. Сверить остатки по расчётам с подотчётными лицами и устранить противоречия между выданными суммами, отчётами и возвратами.
3. Требовать по каждому авансовому отчёту полный комплект первичных документов с указанием, какие товары или услуги приобретены.
4. Исключить из подотчёта траты личного характера и траты, не связанные с деятельностью организации; по ним оформлять возврат средств или выплату в пользу физлица.
5. Зафиксировать во внутреннем документе сроки сдачи авансовых отчётов, перечень допустимых расходов и порядок возврата неиспользованных сумм.
6. Отдельно контролировать расчёты с руководителем — единственным учредителем, разделяя дивиденды, выплаты за труд и подотчётные суммы.

Позиция суда показывает: назначение платежа «под отчёт» само по себе ничего не доказывает. Значение имеют документы, связь расхода с деятельностью организации и соблюдение порядка обращения с наличными.