Строка 5б в счёте-фактуре: как связать аванс и отгрузку с 1 апреля 2026 года

С 1 апреля 2026 года продавец, который отгружает товары, работы или услуги в счёт ранее полученной предоплаты, обязан указать реквизиты авансового счёта-фактуры в строке 5б отгрузочного документа и перенести эти данные в книгу продаж. При вычете НДС, ранее начисленного с предоплаты, в книге покупок указывают реквизиты отгрузочного счёта-фактуры. Требование добавлено в п. 5 ст. 169 НК Законом № 425-ФЗ от 28.11.2025, а формы счёта-фактуры и книг с новыми полями закреплены постановлением Правительства № 26 от 23.01.2026. С 1 января по 31 марта 2026 года действовал переходный период: новую форму применяли по желанию, и отсутствие строки 5б нарушением не считалось.

Что именно появилось в формах

Строка 5б счёта-фактуры (или УПД) заполняется только продавцом и только в отгрузочном документе, когда отгрузка закрывает предоплату, на которую уже выставлен авансовый счёт-фактура. В строке указывают его номер и дату. В самом авансовом счёте-фактуре строка 5б остаётся пустой — она предназначена для отгрузочных документов. Если предоплаты не было, строка тоже пустая.

Графа 11а книги продаж заполняется при регистрации отгрузочного документа: в неё переносят содержимое строки 5б, совпадение должно быть посимвольным. Графа 7а книги покупок заполняется, когда продавец принимает к вычету НДС, ранее начисленный с предоплаты: там указывают номер и дату отгрузочного счёта-фактуры. Несколько авансов или несколько отгрузок перечисляют через точку с запятой.

Для покупателя содержание строки 5б значения не имеет: эти данные не попадают ни в его книгу покупок, ни в книгу продаж, ни в декларацию. Новые поля — инструмент контроля исключительно на стороне продавца.

Как это выглядит на практике

Простой случай: 10 февраля 2026 года поступила предоплата 122 000 руб., в тот же день выставлен авансовый счёт-фактура № 15, 25 февраля прошла отгрузка. НДС с аванса по расчётной ставке 22/122 — 22 000 руб., НДС с реализации — 22 000 руб., к вычету принимается 22 000 руб. В строке 5б и в графе 11а — № 15 от 10.02.2026, в графе 7а — реквизиты отгрузочного документа.

Если одна отгрузка закрывает два аванса — например, счёт-фактуру № 15 от 10 февраля и счёт-фактуру № 22, выставленный 15 февраля, — в строке 5б перечисляют оба через точку с запятой. Порядок перечисления роли не играет, важна полнота. При исправлении авансового счёта-фактуры (исправление № 1 от 12.02.2026) в строке 5б первичный документ отделяют от исправления косой чертой, а в графу 11а книги продаж переносят только реквизиты первичного авансового счёта-фактуры — без данных об исправлении. Корректировочные авансовые счета-фактуры в строке 5б не отражаются.

Когда аванс больше стоимости отгрузки — получено 244 000 руб. (НДС 44 000 руб.), отгружено на 122 000 руб. (НДС 22 000 руб.) — суммы в строке 5б не фигурируют, только реквизиты. К вычету принимается часть авансового НДС, пропорциональная зачтённой сумме, а остаток перейдёт на следующую отгрузку, и те же реквизиты снова попадут в строку 5б нового документа.

Переходные ставки: аванс 2025 года, отгрузка 2026-го

С 2026 года основная ставка НДС — 22%, расчётная для авансов — 22/122. В графах 14 и 17 книги продаж указывают 22%, в графах 14а и 17а — прежние расчётные ставки 20% и 18% для переходных операций. Пример: аванс 720 000 руб. поступил в декабре 2025 года, отгрузка прошла в апреле 2026 года, стоимость без НДС — 600 000 руб., НДС с реализации — 132 000 руб. Вычет продавец берёт по прежней расчётной ставке 20/120 — 120 000 руб., разницу 12 000 руб. доплачивает в бюджет. Пересчитывать авансовый НДС задним числом по 22% не нужно. Если покупатель до отгрузки согласился доплатить 2% НДС и оформлено корректировочное сообщение, в строке 5б всё равно указывают только первичный авансовый счёт-фактуру.

Где рвётся связка

Пустая строка 5б при отгрузке в счёт аванса, тогда как покупатель уже восстановил налог: АСК НДС фиксирует разрыв автоматически. Пустая графа 7а: вычет авансового НДС заявлен без ссылки на отгрузочный документ, и без неё вычет выглядит необоснованным. Расхождение графы 11а и строки 5б — причиной может быть ручной ввод или неактуальная версия учётной программы. И ошибки с переходной ставкой, когда к вычету по авансу 2025 года применяют 22% вместо 20%. С 1 апреля отсутствие строки 5б — дефект формы.

Документооборот и сверка

Новые поля проще контролировать, когда счета-фактуры и УПД передаются контрагентам в электронном виде: реквизиты авансового документа подтягиваются из системы, а не переносятся вручную. Настроить обмен и работу с доверенностями помогает электронный документооборот, а подготовку и отправку декларации по НДС закрывает электронная отчётность в ФНС. Сверяться с контрагентами ФНС рекомендует ежеквартально: регулярная сверка экономит время при камеральной проверке и помогает избежать автоматических расхождений в разделах 8 и 9 декларации.

Что делать

1. Заполнять строку 5б при каждой отгрузке в счёт предоплаты, а при нескольких авансах указывать реквизиты всех через точку с запятой.
2. Переносить данные строки 5б в графу 11а книги продаж с посимвольным совпадением.
3. При каждом вычете авансового НДС заполнять графу 7а книги покупок реквизитами отгрузочного документа.
4. Применять ставку вычета, действовавшую на дату предоплаты: по авансам 2025 года — 20/120, по авансам 2026 года — 22/122.
5. Обновить учётную систему до версии, которая поддерживает строку 5б и новые графы книг.
6. Если расчёты с покупателем ведутся на субсчетах счёта 76, вносить строки 5 и 5б вручную — автоматически они не заполняются.
7. Проводить сверку с контрагентами ежеквартально, до сдачи декларации.