Что такое ЭДО: как устроен обмен документами между компаниями

Электронный документооборот — это обмен УПД, актами и договорами с контрагентами и госорганами с юридической силой, без бумаги и курьеров. Документ формируют или загружают из учётной системы, подписывают электронной подписью и отправляют по защищённому каналу; после подписи обеих сторон он равен бумажному оригиналу и остаётся в системе у каждой стороны. Речь идёт именно о внешнем обмене с контрагентами, а не о внутреннем согласовании бумаг внутри организации — в поисковых запросах эти задачи часто смешивают.

Что такое ЭДО и кого он касается

Под ЭДО понимают передачу документов между организациями в электронном виде через оператора. Обмен идёт по защищённому каналу, а подтверждением воли сторон служит электронная подпись, а не оттиск ручки и печати. Для персональных данных и закрытых сведений применяется шифрование пакета по 149-ФЗ и 152-ФЗ.

Юридическая основа такого обмена — два федеральных закона. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ устанавливает виды электронных подписей и условия, при которых электронный документ, подписанный электронной подписью, признаётся равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ в статье 9 определяет требования к первичным учётным документам, а в статье 29 — обязанность хранить документы бухгалтерского учёта.

Электронный обмен затрагивает:

• компании, которые передают контрагентам и госорганам УПД, акты и договоры;
• контрагентов, в том числе тех, кто обслуживается у другого оператора ЭДО или ещё не подключён к обмену;
• участников закупок, получающих документы с электронных площадок;
• компании, работающие с иностранными партнёрами, — для них предусмотрен международный и трансграничный обмен.

Отдельное направление — роуминг: обмен между разными операторами, когда документ уходит по защищённому каналу, даже если контрагент подключён не к вашему оператору. Ещё один самостоятельный сценарий — EDI-обмен с торговыми сетями, при котором документы конвертируются в формат сети.

Как проходит обмен: пошагово

1. Сформировать УПД, акт или договор в системе либо загрузить готовый документ из своей учётной системы и подписать его электронной подписью.
2. Отправить документ — он уходит по защищённому каналу, в том числе контрагенту у другого оператора. Если ЭДО у контрагента нет, ему придёт приглашение, а пакет может уйти защищённой ссылкой на почту, в СМС или мессенджер.
3. Контрагент открывает документ и подписывает его своей электронной подписью либо отклоняет, указав причину. Отклонение с причиной заменяет привычную переписку об исправлениях.
4. После подписи обеих сторон документ остаётся в системе у обеих сторон и находится поиском. Дополнительно приходят уведомления о новых документах, в том числе в мобильное приложение.

Входящие документы от контрагентов принимаются бесплатно, поэтому начать обмен можно даже до того, как компания сама переведёт исходящий поток в электронный вид.

Пакеты по числу исходящих документов

Тарификация строится вокруг количества исходящих документов за период. Пакеты отличаются только числом исходящих документов — возможности у них одинаковые. Тарификация поквартальная, цены зависят от региона, ниже указана стоимость для одной компании.

Входящие документы — бесплатно, включая входящие с 25 площадок и более. Отдельные сценарии считаются дополнительно: 200 неформатных актов при неограниченном количестве форматных — от 7 000 ₽; кастомизация документа и персональная форма — 5 000 ₽; персональный формат документа — 38 000 ₽; онлайн-форма ввода документа на сайте компании — 125 000 ₽. Для закупок предусмотрены интеграция с ЕИС — 5 000 ₽, РТС-Тендер — 7 000 ₽, СБЕР-А и АСТ-ГОЗ — 10 000 ₽; выгрузка исходящих документов в ЕИС оплачивается отдельно. Международный ЭДО с любыми странами мира — от 24 000 ₽, трансграничный ЭДО на 100 документов с Беларусью, Узбекистаном и Казахстаном — от 15 000 ₽, электронные перевозочные документы — от 5 000 ₽ в год.

В минимальной конфигурации доступны регистрация до 5 пользователей, 1 ГБ в защищённом облачном хранилище, приём электронных документов от контрагентов, создание и печать первичных документов и до 10 исходящих документов контрагентам ежеквартально.

Пример из практики

Оптовая компания отгружает товар постоянным покупателям и раньше отправляла УПД курьером и почтой: подписанные экземпляры возвращались с задержкой, часть комплектов терялась, а к сверке приходилось поднимать архив папок. После перехода на электронный обмен схема изменилась: УПД формируется в системе или подгружается из учётной программы, подписывается и уходит покупателю по защищённому каналу. Часть покупателей обслуживается у других операторов — для них настроен роуминг, и отдельных действий от бухгалтерии это не требует. Один из контрагентов к ЭДО не подключён: ему ушло приглашение, а пакет он получил защищённой ссылкой. Когда покупатель нашёл расхождение в количестве, он не стал звонить и переписываться, а отклонил документ с указанием причины — продавец увидел это в уведомлении и выставил корректный документ. Подписанные с двух сторон экземпляры остались в системе у обеих сторон и находятся поиском, поэтому к сверке и к запросу инспекции документы поднимаются без обращения к бумажному архиву.

Частые ошибки

• Смешивать внешний ЭДО и внутреннее согласование. Обмен с контрагентами и госорганами — это передача юридически значимых документов между организациями; внутреннее движение бумаг внутри компании решается отдельными инструментами.
• Отказываться от обмена из-за «другого оператора» у партнёра. Документ уходит по защищённому каналу и при разных операторах — вопрос решается настройкой роуминга.
• Считать, что контрагента без ЭДО подключить нельзя. Ему приходит приглашение, а пакет может быть передан защищённой ссылкой на почту, в СМС или мессенджер.
• Выбирать пакет «по функциям». Пакеты отличаются только числом исходящих документов, возможности у них одинаковые, поэтому ориентироваться нужно на реальный объём отгрузок и актов.
• Не учитывать неформатные акты. Лимит в 200 документов установлен для неформатных актов, форматные передаются без ограничений.
• Платить за входящий поток. Входящие документы принимаются бесплатно, в том числе с 25 площадок и более.
• Забывать о хранении. Обязанность хранить документы бухгалтерского учёта установлена статьёй 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, и электронные документы из этой обязанности не выпадают: хранение нужно организовать так же ответственно, как бумажный архив.

Как это решается в СБИС

В СБИС весь путь документа проходит в одной системе: от создания или загрузки до подписи обеих сторон. Поддерживаются приём и отправка юридически значимых документов, в том числе между разными операторами, роуминг со всеми операторами, средства интеграции с внешними системами, включая API, электронная подпись для сотрудника, уведомления о новых документах и мобильное приложение, шифрование пакета по 149-ФЗ и 152-ФЗ для персональных данных. «АйТи Северо-Запад» помогает перевести обмен документами с контрагентами в электронный вид: настроим роуминг с любым оператором, свяжем с вашей учётной системой и обучим сотрудников, при этом установка, настройка и обучение — бесплатно. Роуминг с другими операторами настраиваем сами. Офис и заявки — Пн–Пт с 10:00 до 18:00; подключение — от 3 000 ₽.