Что такое должная осмотрительность и чем подтвердить проверку контрагента

Должная осмотрительность — это сложившееся на практике название проверки контрагента перед сделкой, которая помогает защитить расходы и вычеты при налоговой проверке. В тексте статьи 54.1 НК РФ такой термин не используется: закон говорит об искажении сведений, о цели сделки и о том, кто исполнил обязательство. Поэтому подтверждать нужно не абстрактную «осмотрительность», а реальность сделки и то, что её исполнило надлежащее лицо.

Что стоит за понятием и кого это касается

Статья 54.1 НК РФ введена Федеральным законом от 18.07.2017 № 163-ФЗ. Она запрещает уменьшать налоговую базу или сумму налога вследствие искажения сведений о фактах хозяйственной жизни и об объектах налогообложения, отражаемых в учёте или отчётности, и устанавливает условия, при которых расходы учитываются, а вычеты заявляются.

Правила касаются налогоплательщиков, а по пункту 4 статьи 54.1 НК РФ распространяются также на плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов и налоговых агентов. То есть речь не только о налоге на прибыль и НДС.

Подход ФНС к применению статьи изложен в письме ФНС России от 31.10.2017 № ЕД-4-9/22123@. Из него следует, что для применения пункта 1 статьи 54.1 НК РФ налоговый орган должен доказать умышленные действия самого налогоплательщика — сознательное искажение сведений в целях уменьшения базы или налога. Умысел определяется по пункту 2 статьи 110 НК РФ: лицо осознавало противоправный характер действий или бездействия, желало либо сознательно допускало вредные последствия. При отсутствии доказательств умысла методологическая (правовая) ошибка сама по себе искажением для целей пункта 1 статьи 54.1 НК РФ признаваться не может. Согласно этому же письму сохраняет силу и принцип презумпции добросовестности налогоплательщика.

Какие условия нужно соблюсти по сделке

1. По имевшей место сделке не искажать сведения о фактах хозяйственной жизни и об объектах налогообложения — ни в учёте, ни в отчётности.
2. Убедиться, что основной целью сделки не является неуплата или неполная уплата налога, его зачёт либо возврат. Деловая цель должна быть у самой операции, а не у налоговой экономии.
3. Проверить, что обязательство по сделке исполнено стороной договора либо лицом, которому исполнение передано по договору или в силу закона. Это ключевой фактический вопрос: кто именно поставил товар, выполнил работу, оказал услугу.
4. Сохранить доказательства того, что контрагент проверялся до сделки: сведения из государственных реестров о регистрации, владельцах, судебных спорах, долгах и финансовом состоянии.
5. Для подтверждения проверки использовать документ с датой и источником данных — справку по компании или выписку с подписью ФНС.

Проверка по ИНН, ОГРН или названию с выгрузкой сведений из реестров делается в сервисе проверки контрагентов по ИНН — там же формируются справка и выписка.

Что само по себе не лишает расходов и вычетов

Пункт 3 статьи 54.1 НК РФ прямо перечисляет обстоятельства, которые не могут быть самостоятельным основанием для признания уменьшения налоговой базы или суммы налога неправомерным. Это важно для спора с инспекцией: одного такого факта недостаточно.

С какого момента применяются правила

Порядок применения установлен статьёй 2 Федерального закона № 163-ФЗ. Положения пункта 5 статьи 82 НК РФ применяются к камеральным проверкам деклараций и расчётов, представленных после дня вступления закона в силу, а также к выездным проверкам и проверкам сделок между взаимозависимыми лицами, решения о назначении которых вынесены после этого дня.

Условный пример

Организация заключила договор поставки с новым поставщиком, получила товар и заявила вычет. Через время инспекция в рамках проверки указала, что поставщик не исполнял налоговые обязанности, а накладные подписаны лицом, чьи полномочия не подтверждены, и предложила снять расходы и вычет по этой сделке.

Организация представила возражения. В них она опиралась на пункт 3 статьи 54.1 НК РФ: ни нарушение законодательства контрагентом, ни подписание первичных документов неуполномоченным лицом сами по себе не делают уменьшение налоговой базы неправомерным. К возражениям приложили справку по компании-поставщику, сформированную до заключения договора, с данными из реестров, сведениями о владельцах, судебных делах и финансовом состоянии, а также переписку о согласовании условий поставки, транспортные документы и документы о дальнейшей реализации товара. Такой набор может подтверждать обстоятельства сделки, в том числе её реальность и деловую цель, но сам по себе не гарантирует доказанность её исполнения надлежащим лицом.

Частые ошибки

• Проверка контрагента после сделки или после запроса инспекции. Документ без даты, подтверждающей проверку до заключения договора, хуже подтверждает проверку до сделки.
• Ограничиться выпиской о регистрации. Факт наличия записи в реестре не отвечает на вопрос, кто фактически исполнил обязательство по сделке.
• Хранить только скриншоты экрана без указания источника и даты. Лучше формировать документ, в котором видно, откуда взяты сведения.
• Защищаться одним аргументом о «проявлении осмотрительности», не подтверждая реальность операции и деловую цель — а именно эти условия и перечислены в статье 54.1 НК РФ.
• Проверять только нового крупного поставщика и не повторять проверку при длительных отношениях, когда у контрагента меняются руководитель, адрес или финансовое состояние.
• Не фиксировать результат проверки письменно: устную оценку менеджера следует дополнять письменной фиксацией результатов проверки для приобщения к возражениям и представления в суд.

Как это решается в СБИС

В СБИС проверка контрагента идёт по ИНН, ОГРН или названию: в одном окне показываются реквизиты организаций и ИП, владельцы, суды, долги и финансы — данные берутся из ЕГРЮЛ, ЕГРИП, судов и реестров госорганов, всего более 1 000 источников, сведения по 8 млн компаний. Проверка надёжности занимает несколько минут, а отчёт по методологии ФНС подтверждает должную осмотрительность перед налоговой; дополнительно доступна выписка с подписью ФНС — для банка, суда и проверки. Подключение от 9 000 ₽, 9 000 ₽ в год, базовая настройка и обучение — бесплатно: мы подключим сервис, настроим оценку под правила компании и обучим сотрудников. Подробные условия и тарифы — на странице проверки контрагентов и формирования отчёта для налоговой.