Какая подпись нужна участнику закупок по 44-ФЗ и где её получают

Заявки на участие в определении поставщиков и электронные документы, которые участник направляет при определении поставщиков и при исполнении контракта, должны быть подписаны усиленной электронной подписью. Так установлено частью 1 статьи 5 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ. Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи для целей этого закона создаёт и выдаёт удостоверяющий центр, аккредитованный на соответствие требованиям Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Что это за требование и кого оно касается

Статья 5 Закона № 44-ФЗ описывает, как в контрактной системе происходит обмен электронными документами. Требование об усиленной электронной подписи обращено к участникам контрактной системы в сфере закупок — в том числе к тем, кто подаёт заявки, направляет электронные документы при определении поставщиков и исполняет контракты.

Подпись подтверждает, что документ исходит именно от участника и не менялся после подписания. Поэтому сертификат нужен до момента подачи заявки: без него подписать и отправить документы через электронную площадку не получится.

Для участников закупок, являющихся иностранными лицами, частью 2 статьи 5 предусмотрена отдельная возможность: они вправе использовать электронные подписи, созданные в соответствии с нормами иностранного государства или международными стандартами и признанные в Российской Федерации.

Квалифицированный сертификат: кто выдаёт

Закон прямо связывает сертификат с аккредитацией удостоверяющего центра. Формулировка части 2 статьи 5 — сертификаты «создаются и выдаются удостоверяющими центрами, получившими аккредитацию» на соответствие требованиям Закона № 63-ФЗ. Это значит, что при выборе удостоверяющего центра аккредитацию нужно проверять до оформления сертификата, а не после отказа площадки принять подпись.

Роль ЕИС и электронной площадки

В случаях, предусмотренных законодательством о контрактной системе, обмен электронными документами ведётся с использованием единой информационной системы. При формировании и размещении информации и документов в ЕИС, на электронной площадке и на специализированной электронной площадке применяются единые формы документов — порядок их применения устанавливает Правительство РФ (часть 3 статьи 5).

Отдельное правило закреплено частью 4 статьи 5: если данные в информации и документах, которые направляют участники контрактной системы, противоречат сведениям в ЕИС, приоритет имеет информация, содержащаяся в единой информационной системе.

Порядок действий участника закупки

1. Определить, что предстоящая процедура относится к закупкам по Закону № 44-ФЗ, и оценить, какие документы придётся подписывать: заявку, документы при определении поставщика, документы на этапе исполнения контракта.
2. Получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи в удостоверяющем центре, аккредитованном на соответствие требованиям Закона № 63-ФЗ.
3. Подписывать усиленной электронной подписью заявки на участие в определении поставщиков и электронные документы, направляемые при определении поставщиков и при исполнении контрактов.
4. В предусмотренных законодательством случаях вести обмен электронными документами через единую информационную систему.
5. При формировании и размещении информации и документов в ЕИС, на электронной или специализированной электронной площадке использовать единые формы документов.
6. Сверять сведения своих документов с информацией в ЕИС: при расхождении приоритет будет у данных ЕИС.

Сроки и правила обращения со сведениями

Пример из практики

Организация готовится к участию в электронной процедуре по Закону № 44-ФЗ. Сертификат оформлен заранее в аккредитованном удостоверяющем центре, заявка подписана усиленной электронной подписью и направлена через электронную площадку.

Дальше закупка меняется: заказчик размещает в ЕИС изменения извещения. Оператор площадки размещает их у себя и направляет уведомления не позднее одного часа с момента размещения в ЕИС. Участник сравнивает новые условия с тем, что указал в своих документах, и видит расхождение в описании объекта закупки. Ориентироваться нужно на сведения ЕИС — именно они имеют приоритет при противоречии с данными в документах участников. После корректировки комплект документов снова подписывается усиленной электронной подписью и направляется в установленном порядке. Сведения, сформированные и размещённые в ЕИС, хранятся не менее шести лет после завершения закупки, поэтому вся переписка и версии документов сохраняют доказательственное значение и после подведения итогов.

Частые ошибки

• Оставлять оформление сертификата на день подачи заявки. Подпись нужна уже на этапе подписания заявки, и без действующего сертификата документы подписать нечем.
• Не проверять аккредитацию удостоверяющего центра. Для целей Закона № 44-ФЗ квалифицированные сертификаты создают и выдают центры, аккредитованные на соответствие требованиям Закона № 63-ФЗ.
• Считать, что подпись нужна только для заявки. Усиленной электронной подписью подписываются и электронные документы, направляемые при определении поставщиков, и документы на этапе исполнения контракта.
• Игнорировать единые формы документов, которые применяются при формировании и размещении информации в ЕИС и на площадках.
• Опираться на собственную версию сведений при расхождении с ЕИС. Приоритет у информации из единой информационной системы.
• Пропускать уведомления площадки об изменениях извещения и разъяснениях: они размещаются и направляются в течение часа после размещения в ЕИС, и участнику важно своевременно реагировать.

Как это решается в СБИС

Подпись решает задачу юридической силы документов, но участнику нужно ещё вовремя увидеть подходящую процедуру и отследить изменения её условий. СБИС Торги собирает торги с 700+ площадок в одну выдачу по заданным условиям — 44-ФЗ, 223-ФЗ, малые, коммерческие и международные закупки, отбор возможен по 25 фильтрам и более, а в систему ежедневно попадает более 30 000 новых торгов. Уведомление о новой закупке приходит сразу после публикации, предусмотрены уведомления об изменениях условий, а анализ заказчика и участников подсказывает, где стоит участвовать. Цена — от 21 000 ₽ в год за одного пользователя, пробный доступ к программе — 2 дня бесплатно, базовая настройка и обучение бесплатны. Подробные условия и возможности описаны на странице поиска тендеров и мониторинга закупок.