Когда электронный документ равен бумажному: подпись, хранение и нормы 63-ФЗ
Электронный документ может быть равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью. Условия такой равнозначности закреплены в статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Вид подписи определяет, какие ещё статьи закона применяются к документу. Если документ относится к бухгалтерии, к нему добавляются требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о первичных документах и их хранении.
Что значит юридическая сила электронного документа и кого это касается
В бухгалтерской практике под юридической силой понимают возможность опираться на документ так же, как на подписанный бумажный оригинал: принимать его к учёту, ссылаться на него в отношениях с контрагентом, предъявлять при проверке. Для электронного документа ответ зависит от двух вещей: какой подписью он подписан и выполнены ли условия, которые закон связывает с этой подписью.
Тема касается ИП и организаций, которые обмениваются с контрагентами и госорганами УПД, актами и договорами в электронном виде. Как устроен сам обмен, кто такой оператор и как документ проходит путь от отправителя к получателю, разобрано в материале что такое ЭДО и как работает электронный документооборот. Ниже речь идёт только о правовой стороне: какие нормы смотреть и в каком порядке.
Какие нормы 63-ФЗ относятся к теме
- Статья 5 — виды электронных подписей. Закон называет простую и усиленную подпись, а также квалифицированную подпись.
- Статья 6 — условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Это главная статья для вопроса «равен ли электронный документ бумажному».
- Статья 9 — использование простой электронной подписи.
- Статья 10 — обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей.
- Статья 11 — признание квалифицированной электронной подписи.
Какие нормы 402-ФЗ подключаются для бухгалтерии
- Статья 9 — первичные учётные документы. К ней обращаются, когда электронный УПД или акт используется как первичка.
- Статья 29 — хранение документов бухгалтерского учёта. Она относится и к документам, которые компания получила или составила в электронном виде.
Как проверить, что электронный документ можно использовать как оригинал
- Определите назначение документа. Договор, акт, УПД, письмо — от этого зависит, достаточно ли норм 63-ФЗ или нужно учитывать ещё и 402-ФЗ. Если документ ляжет в основу бухгалтерской записи, сверяйте его со статьёй 9 Закона № 402-ФЗ о первичных учётных документах.
- Установите вид подписи. Посмотрите, какой подписью подписан документ: простой, усиленной или квалифицированной. Виды подписей перечислены в статье 5 Закона № 63-ФЗ.
- Найдите статью, которая регулирует этот вид подписи. Для простой подписи — статья 9, для усиленных — статья 10 с обязанностями участников взаимодействия, для квалифицированной — статья 11 о её признании.
- Сверьте документ с условиями равнозначности. Условия, при которых документ с электронной подписью приравнивается к бумажному с собственноручной подписью, установлены статьёй 6 Закона № 63-ФЗ. Решение «принимаем как оригинал» принимайте после этой сверки.
- Закрепите порядок обмена с контрагентом. Договоритесь заранее, какие документы и какой подписью стороны подписывают, через какую систему идёт обмен. Так спорный вопрос не возникнет уже после подписания.
- Организуйте хранение. Документ, принятый к учёту, хранится как документ бухгалтерского учёта — по правилам статьи 29 Закона № 402-ФЗ. Определите, где лежат подписанные файлы и кто отвечает за их сохранность и поиск.
Какая норма за что отвечает: шпаргалка
| Вопрос бухгалтера | Норма | Что в ней регулируется |
|---|---|---|
| Какие бывают электронные подписи | Закон № 63-ФЗ, ст. 5 | Виды электронных подписей |
| Равен ли электронный документ бумажному | Закон № 63-ФЗ, ст. 6 | Условия признания документа с электронной подписью равнозначным бумажному с собственноручной подписью |
| Можно ли подписать документ простой подписью | Закон № 63-ФЗ, ст. 9 | Использование простой электронной подписи |
| Что обязаны делать стороны при усиленной подписи | Закон № 63-ФЗ, ст. 10 | Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных подписей |
| Когда подпись считается квалифицированной | Закон № 63-ФЗ, ст. 11 | Признание квалифицированной электронной подписи |
| Годится ли электронный документ как первичка | Закон № 402-ФЗ, ст. 9 | Первичные учётные документы |
| Как хранить электронные документы учёта | Закон № 402-ФЗ, ст. 29 | Хранение документов бухгалтерского учёта |
Пример из практики
Небольшая торговая компания перешла на электронный обмен с поставщиком: акты и УПД приходят подписанными, бумажные экземпляры больше не пересылаются. Главный бухгалтер опасается, что при проверке электронные файлы не примут как оригиналы, и просит поставщика дублировать документы на бумаге.
Вместо дублирования бухгалтер проходит по шагам выше. Сначала выясняет, какой подписью подписывает документы поставщик, и находит в Законе № 63-ФЗ статью, которая относится к этому виду подписи. Затем сверяет порядок обмена с условиями равнозначности из статьи 6. Поскольку УПД и акты принимаются к учёту, бухгалтер отдельно смотрит статью 9 Закона № 402-ФЗ о первичных документах. Последний шаг — порядок хранения по статье 29 того же закона: подписанные обеими сторонами документы остаются в системе обмена, а ответственный сотрудник умеет быстро найти нужный файл. Решение о том, нужна ли бумага, компания принимает по итогам этой проверки, а не из опасений.
Частые ошибки
- Считать все электронные подписи одинаковыми. Закон № 63-ФЗ разделяет подписи на виды и для каждого отводит свою статью. Документ с простой подписью и документ с квалифицированной подписью оценивают по разным нормам.
- Путать отсканированную подпись с электронной. Картинка с росчерком в файле не заменяет проверку условий, предусмотренных статьёй 6 Закона № 63-ФЗ для документов, подписанных электронной подписью. Вопрос о равнозначности бумаге решается по статье 6 для документов, подписанных электронной подписью.
- Проверять подпись, но забывать про первичку. Если документ становится основанием для учёта, к нормам об электронной подписи добавляется статья 9 Закона № 402-ФЗ.
- Оставлять хранение на усмотрение сотрудников. Файлы в личной почте или на одном рабочем компьютере трудно найти и легко потерять. Хранение документов учёта регулирует статья 29 Закона № 402-ФЗ, поэтому порядок лучше закрепить в учётной политике или внутреннем распоряжении.
- Не договариваться с контрагентом о правилах обмена. Когда стороны заранее не согласовали вид подписи и канал обмена, спор о силе документа может возникнуть уже после сделки.
Как это решается в СБИС
В СБИС ИП и организации отправляют УПД, акты и договоры контрагентам и госорганам с юридической силой, без бумаги и курьеров. Подписанный с двух сторон документ остаётся в системе и равен бумажному оригиналу — его видно в поиске, поэтому вопрос, где хранить файлы и как быстро их найти, закрывается внутри одного сервиса. Специалисты «АйТи Северо-Запад» подключают ЭДО, сами настраивают роуминг с любым оператором, связывают систему с учётной программой компании и обучают сотрудников; базовая настройка и обучение бесплатны, входящие документы тоже бесплатны. Подробности — на странице обмен юридически значимыми документами с контрагентами в СБИС.
Вопросы и ответы
Имеют ли электронные документы юридическую силу?
Да, документ с электронной подписью может быть равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью. Условия этой равнозначности установлены статьёй 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Поэтому прежде чем принимать документ как оригинал, его сверяют с этой статьёй и с нормой, которая относится к виду использованной подписи.
Какие виды электронной подписи бывают по 63-ФЗ?
Виды электронных подписей перечислены в статье 5 Закона № 63-ФЗ: простая и усиленная подпись, а также квалифицированная. Для каждого вида в законе своя статья: использование простой подписи — статья 9, обязанности участников при усиленной подписи — статья 10, признание квалифицированной подписи — статья 11.
Можно ли принять электронный УПД или акт как первичный документ?
Требования к первичным учётным документам содержит статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Электронный УПД или акт, который ложится в основу записи в учёте, проверяют и по этой статье, и по нормам Закона № 63-ФЗ о подписи и равнозначности бумажному документу.
Как хранить электронные документы бухгалтерского учёта?
Хранение документов бухгалтерского учёта регулирует статья 29 Федерального закона № 402-ФЗ. Практически это значит, что подписанные файлы должны лежать в определённом месте, а не в личной почте сотрудника, и компания должна быстро находить нужный документ. Порядок удобно закрепить внутренним распоряжением.
Чем отличается юридическая сила бумажного и электронного документа?
Закон № 63-ФЗ в статье 6 устанавливает условия, при которых документ с электронной подписью признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью. При выполнении этих условий электронный документ используют так же, как бумажный оригинал. Поэтому вопрос сводится к проверке подписи и условий, а не к носителю.
СБИС Электронный документооборот
Обмен документами с контрагентами и госорганами, роуминг, МЧД
Ещё по теме
-
Как перейти на ЭДО компании и ИП: от аудита документов до обмена с контрагентами
Как перейти на ЭДО: аудит бумажного потока, электронная подпись, выбор оператора, приглашение контрагентов, роуминг, обучение сотрудников и хранение документов.
-
Как хранить электронные документы и сколько лет держать архив
Сроки хранения электронных документов бухгалтерского учёта: не менее пяти лет, защита от изменений, передача при смене руководителя, что ещё хранить.
-
Когда договор в электронном виде имеет юридическую силу и как его подписывают
Когда договор в электронном виде считается заключённым, как соблюсти письменную форму по ст. 160 и 434 ГК РФ, чем подписывают электронный договор и что учесть.
