ФНС разъяснила, что бумажные перевозочные документы не мешают учесть расходы и принять НДС к вычету

Если перевозочные документы оформлены на бумаге, налоговая не может только на этом основании отказать заказчику в расходах по налогу на прибыль и в вычете НДС по перевозке. Так ФНС России разъяснила в письме от 03.11.2026 № СД-36-3/9573@. Разъяснение касается заказчиков грузоперевозок, а также клиентов и экспедиторов в транспортно-экспедиционной деятельности. Новой нормы письмо не вводит.

Что сказала ФНС

Позиция службы сформулирована прямо: «бумажная накладная не лишает покупателя услуг права на расходы и вычет». Оговорка одна, и она стоит в том же месте: документы должны соответствовать установленным требованиям, а перевозка — действительно состояться.

Налоговые правила форму документа не задают. По пункту 1 статьи 252 НК РФ расходы по налогу на прибыль должны быть обоснованными и документально подтверждёнными. Для вычета НДС по пункту 2 статьи 171 и пункту 1 статьи 172 НК РФ нужны счёт-фактура, принятие услуг на учёт и первичные документы. А пункт 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ разрешает составлять первичный документ на бумаге и (или) в электронном виде с электронной подписью. Поэтому бумажный носитель сам по себе не делает документ непригодным для налогового учёта.

Электронный формат по-прежнему обязателен

Письмо не разрешает заменять обязательные электронные перевозочные документы бумажными. По пункту 4 статьи 5 закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ с 1 сентября 2026 года участники грузоперевозок обязаны оформлять перевозочные документы в электронном виде. Эта обязанность уже действует.

ФНС разделяет два вопроса так: «налоговых последствий для заказчика бумага не создает, а административный риск остается». За нарушение обязательных требований законодательства о транспортно-экспедиционной деятельности клиент и экспедитор несут ответственность, в частности по статье 11.14.3 КоАП РФ.

Как это выглядит в работе бухгалтера

Заказчик получил по перевозке бумажную накладную вместо электронной. Для налогового учёта бухгалтер проверяет то же, что и при электронном документе: есть ли счёт-фактура, принята ли услуга на учёт, оформлена ли первичка по требованиям и подтверждает ли комплект, что перевозка действительно была. Если всё сходится, расходы и вычет НДС по этой перевозке можно отразить. Нарушение порядка оформления перевозочных документов остаётся отдельным, административным вопросом для участников перевозки.

Типичные ошибки

• Считать письмо ФНС разрешением вернуться к бумажным перевозочным документам. Оно касается только налоговых последствий для заказчика.
• Принимать к учёту бумажные документы, которые не соответствуют установленным требованиям, или документы по перевозке, которая фактически не состоялась. Под разъяснение такие случаи не подпадают.

Электронные накладные в СБИС

Чтобы выполнять требование об электронном формате, перевозочные документы удобнее оформлять сразу в сервисе электронных перевозочных документов и ЭТрН. Он автоматизирует оформление грузов и обмен электронными транспортными накладными между участниками перевозки и работает с роумингом между операторами ЭДО. Водитель или диспетчер принимает груз и подписывает ЭТрН через мобильное приложение, а подписанная накладная автоматически попадает в электронный архив.

Что делать

1. По каждой перевозке собрать счёт-фактуру и первичные документы, принять услугу на учёт.
2. Проверить, что документы соответствуют установленным требованиям и подтверждают, что перевозка действительно состоялась, — тогда бумажный формат не препятствует учёту расходов и вычету НДС.
3. Оформлять перевозочные документы в электронном виде: с 1 сентября 2026 года это обязанность участников грузоперевозок по закону № 140-ФЗ.
4. Клиентам и экспедиторам — не использовать бумагу вместо обязательных электронных документов, чтобы не нарушить требования законодательства о транспортно-экспедиционной деятельности.