Минтранс описал порядок работы при сбое ГИС ЭПД и отсутствии интернета

Минтранс утвердил регламент действий при недоступности ГИС ЭПД, информационной системы оператора ЭПД или при отсутствии интернета в момент оформления перевозочных документов. Документ действует в версии 1.0 и касается операторов ГИС ЭПД и ИС ЭПД, грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов, водителей, а также сотрудников МВД России и Ространснадзора. Основной принцип регламента прямой: отсутствие интернета само по себе не должно препятствовать перевозке.

Что считается нештатной ситуацией

Регламент разделяет две принципиально разные ситуации. Первая — технический сбой или недоступность сервисов ГИС ЭПД либо информационной системы оператора длительностью более 1 часа. Вторая — отсутствие интернета в месте погрузки, в пути следования или на складе, то есть невозможность вообще подключиться к системе и передать электронный перевозочный документ.

Для сбоя предусмотрена процедура информирования: проблема фиксируется, и уведомление направляется в течение 2 часов с момента её фиксации. Это позволяет участникам перевозки понимать, что происходит с обменом, и не дублировать отправку документов вслепую.

Сбой ГИС ЭПД: обмен между участниками не останавливается

Если недоступна сама ГИС ЭПД, участники перевозки продолжают обмениваться электронными перевозочными документами между собой по обычным правилам. Направлять документы в ГИС ЭПД в этот период не нужно — накопленные документы отправляются туда после восстановления работы системы.

Отдельно урегулирован вопрос проверок на дороге. Предъявление ЭПД сотрудникам МВД России и Ространснадзора предусмотрено п. 2.1.1 Правил дорожного движения, утверждённых постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090. Предъявить документ можно с помощью программного обеспечения, интегрированного с ИС ЭПД, либо показать копию ЭПД на бумажном носителе со штампом электронной подписи.

Нет интернета: бумажный документ и фиксация факта

Когда связи нет физически, документ можно оформить на бумаге по установленному порядку. Бумажный перевозочный документ заполняется со всеми обязательными реквизитами: сведениями об участниках перевозки, о грузе и маршруте. Подписывают его все участники перевозки собственноручно, с печатями при их наличии. Как только техническая возможность восстанавливается, участники возвращаются к оформлению ЭПД в обычном порядке.

Сам факт отсутствия связи требуется зафиксировать. Здесь регламент даёт две опции. Первая — населённый пункт, в котором произошла ситуация, входит в перечень населённых пунктов без устойчивой связи, утверждённый распоряжением Правительства РФ от 10.07.2025 № 1855-р, либо соответствует критериям постановления Правительства РФ от 31.12.2021 № 2606 (п. 12, 17, 35, 68, 69) и ст. 55 закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ. Вторая — если населённый пункт в перечень не входит и критериям не соответствует, нужно получить от оператора связи подтверждение отсутствия связи именно в момент совершения операции.

Дополнительно оформляется акт. Как поясняет регламент, «акт нужен, чтобы зафиксировать сам факт отсутствия связи». В акте указывают дату, время и место, сведения о присутствующих, описание отсутствия связи и предпринятые действия по восстановлению связи. Если кто-то из участников при подписании акта отсутствует, необходимо сохранить подтверждение отправки уведомления контрагенту.

Когда бумага допустима и без сбоев

Обязательность оформления в электронном виде ЭТрН, ЭЗЗ, ЭГН, ЭТЖН, ЭПЭ, ЭЭР и ЭСР установлена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. При этом для каждого вида документа отдельным приказом Минтранса определены случаи, когда допускается бумажный носитель, и эти изъятия действуют независимо от того, есть связь и доступ к ГИС ЭПД или нет:

• экспедиторские документы — приказ Минтранса от 03.04.2026 № 115;
• грузовая накладная при авиаперевозках (ст. 105 Воздушного кодекса РФ) — приказ Минтранса от 18.03.2026 № 102;
• транспортная железнодорожная накладная — приказ Минтранса от 21.11.2025 № 407;
• транспортная накладная, заказ и заявка для автомобильных перевозок (ч. 1, 5 ст. 8 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ) — приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262.

Как это выглядит в работе бухгалтерии

Для учёта важно, что при нештатной ситуации в комплекте документов по одной перевозке могут одновременно оказаться электронные экземпляры, бумажные оригиналы с собственноручными подписями и акт об отсутствии связи. Такой комплект нужно собирать и хранить вместе: бумажный документ подтверждает перевозку, а акт и подтверждение оператора связи объясняют, почему документ не электронный.

Чтобы разрозненные экземпляры не терялись между водителем, складом и бухгалтерией, обмен с контрагентами и хранение подписанных файлов имеет смысл вести в едином решении — например, настроить электронный документооборот с МЧД и электронной подписью, где видно статус каждого документа и момент его отправки после восстановления связи.

Что делать

1. Определить, что именно произошло: сбой ГИС ЭПД или ИС ЭПД длительностью более 1 часа либо отсутствие интернета.
2. При недоступности ГИС ЭПД продолжать обмен ЭПД между участниками по обычным правилам и не направлять документы в ГИС ЭПД; после восстановления работы отправить туда накопленные документы.
3. При проверке предъявлять ЭПД через программное обеспечение, интегрированное с ИС ЭПД, либо копию ЭПД на бумаге со штампом электронной подписи.
4. При отсутствии интернета в месте погрузки, в пути или на складе зафиксировать этот факт.
5. Проверить, входит ли населённый пункт в перечень из распоряжения Правительства РФ от 10.07.2025 № 1855-р или соответствует ли он критериям постановления № 2606 и ст. 55 закона № 126-ФЗ; если нет — получить от оператора связи подтверждение отсутствия связи в момент совершения операции.
6. Оформить акт с датой, временем и местом, сведениями о присутствующих, описанием отсутствия связи и действиями по её восстановлению.
7. Заполнить бумажный перевозочный документ со всеми обязательными реквизитами — об участниках, грузе и маршруте — и обеспечить подписание всеми участниками перевозки собственноручно, с печатями при наличии.
8. Если кто-то из участников отсутствует при подписании акта, сохранить подтверждение отправки уведомления контрагенту.
9. После восстановления технической возможности вернуться к оформлению ЭПД в обычном порядке.
10. Свериться с приказами Минтранса по своему виду документа — возможно, бумажный носитель допустим и без нештатной ситуации.

Регламент удобнее применять, когда у компании уже выстроен маршрут согласования и архив перевозочных документов. Настройку такого контура и подключение к обмену можно посмотреть в каталоге решений СБИС.