Авансовый отчёт: кто оформляет документ и что к нему приложить

Авансовый отчёт — документ, которым подтверждают, на что израсходованы деньги, полученные под отчёт. Организация может определить во внутреннем порядке, кто оформляет документ, кто его проверяет и утверждает. Правовая рамка складывается из двух частей: выдача и возврат наличных подчиняются порядку ведения кассовых операций, а сам отчёт и приложенные к нему бумаги учитываются в составе документов организации.

Что это за документ и кого он касается

Подотчётные деньги организация выдаёт работнику, чтобы он оплатил расходы в интересах компании: поездку, закупку, услуги сторонних исполнителей. Пока расход не подтверждён, деньги остаются задолженностью работника перед организацией. Авансовый отчёт помогает оформить расчёты: к нему прикладывают документы, подтверждающие оплату и получение товаров, работ или услуг.

Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённый порядок кассовых операций для индивидуальных предпринимателей и субъектов малого предпринимательства установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (в редакции от 09.01.2024). Именно к этому акту обращаются, когда речь идёт о движении наличных в кассе: выдаче денег, их возврате, оформлении кассовых документов. Для ИП и малого бизнеса порядок упрощён, поэтому набор обязательных действий у них и у крупной организации различается.

Вторая часть требований относится к документальному оформлению. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» содержит статью 9 «Первичные учётные документы» — к ней можно обращаться при оформлении авансового отчёта и работе с приложенными к нему бумагами. Административная ответственность за нарушения в этой сфере регулируется КоАП РФ от 30.12.2001 N 195-ФЗ.

Как оформить авансовый отчёт: порядок действий

1. Закрепите внутренний порядок. В локальном документе можно описать, кому и на какие цели выдаются деньги под отчёт, кто рассматривает отчёт, в какой форме он составляется и куда попадает после утверждения. Единый внутренний регламент помогает сделать оформление подотчётных расходов единообразным.
2. Оформите выдачу денег. Наличные выдают по правилам кассовых операций, установленным Указанием Банка России N 3210-У; ИП и субъекты малого предпринимательства применяют упрощённый порядок. Основание выдачи фиксируется документально, чтобы потом было видно, под какую задачу получены деньги.
3. Соберите подтверждающие документы. К отчёту прикладывают бумаги, которые подтверждают и факт оплаты, и факт получения товара, работы или услуги. При работе с ними учитывают требования к первичным учётным документам и проверяют, позволяют ли они соотнести документ с совершённой операцией.
4. Составьте сам отчёт. В нём отражают полученную сумму, перечень расходов со ссылками на приложенные документы и итог — остаток или перерасход. Форму организация определяет сама с учётом требований к первичным документам.
5. Передайте отчёт на проверку и утверждение. Порядок проверки сумм с приложениями и утверждения отчёта организация определяет во внутреннем документе. Неподтверждённая часть может оставаться задолженностью работника до урегулирования расчётов.
6. Закройте расчёты. Неизрасходованный остаток наличных возвращают в кассу с соблюдением кассового порядка, перерасход возмещают работнику. Если деньги возвращают на банковский счёт, порядок такого расчёта целесообразно определить внутренними правилами организации.
7. Отразите расход в учёте и сохраните документы. Утверждённый отчёт с приложениями используют при отражении операций в учёте и для подтверждения расходов, поэтому важно обеспечить сохранность отчёта и связанных с ним документов.

На какие нормы опираться

Пример из практики

Если работник регулярно получает деньги под отчёт, но документы и отчёты по ним не оформляются, организации трудно установить назначение и сумму фактически произведённых расходов. В такой ситуации важно своевременно собрать подтверждающие бумаги, отразить сведения в отчёте и урегулировать остаток или перерасход. Это помогает сопоставить выданную сумму с расходами в интересах компании и поддерживать порядок в расчётах с работниками. Отсутствие отчёта и приложений к нему — не только формальный недочёт: оно усложняет документальное подтверждение операций в учёте.

Частые ошибки

• Отчёт без приложений. Сумма указана, а документов, подтверждающих оплату и получение товара или услуги, нет — расход остаётся недостаточно документированным.
• Приложения, по которым нельзя соотнести бумагу с операцией. Если из документа неясно, к какому расходу он относится, бухгалтерии сложнее проверить и отразить операцию.
• Выдача наличных без оформления кассовых документов. Движение денег через кассу подчиняется Указанию N 3210-У; при применении упрощённого порядка ИП и малому бизнесу следует учитывать особенности, предусмотренные этим Указанием.
• Нет внутреннего регламента. Если в организации не описано, кто и как получает подотчётные суммы и кто рассматривает отчёт, каждый случай может оформляться по-своему.
• Отчёт утверждён, но расчёты не закрыты. Остаток не возвращён, перерасход не возмещён — задолженность продолжает висеть за работником.
• Документы хранятся отдельно от отчёта. Раздельное хранение может затруднить поиск приложений и сопоставление отчёта с подтверждающими документами.

Как это решается в СБИС

Расчёты с подотчётными лицами удобнее вести там же, где ведётся основной учёт: тогда расход, первичка и проводки не расходятся между собой. Навести порядок в учёте подотчётных расходов помогает онлайн-бухгалтерия СБИС: бухгалтерский и налоговый учёт, зарплата, склад и отчётность собраны в одной программе для ИП и ООО на УСН, ОСНО, патенте и АУСН. Сервис работает онлайн, тарифы — от 5 000 ₽ в год, базовые функции доступны бесплатно на 14 дней. Специалисты «АйТи Северо-Запад» подключат программу, настроят план счетов под ваш учёт, перенесут данные из прежней программы и обучат бухгалтера; базовая настройка и обучение — бесплатно.