Как ИП вести бухгалтерию самому: документы, книга учёта и отчёты

Чтобы вести бухгалтерию ИП самостоятельно, нужно оформлять каждую операцию первичным документом в момент её совершения, вести книгу учёта доходов и расходов на УСН, а на патенте использовать её заполнение по данным учёта, при совмещении режимов разделять доходы и расходы, а при найме работников добавить зарплату и кадры. Финальный шаг — подготовить и отправить отчётность в госорганы. Ниже — порядок по шагам и ошибки, на которых предприниматели теряют деньги.

Что входит в бухгалтерию ИП и кого это касается

Под «бухгалтерией ИП» на практике понимают весь контур учёта предпринимателя: документы по сделкам, налоговые регистры, расчёты с работниками и отчёты. Порядок касается всех ИП — на УСН, на патенте, совмещающих патент и УСН, с сотрудниками и без них. Набор задач зависит от режима и от того, есть ли наёмный персонал.

Основа любого учёта — первичный учётный документ. По статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни, то есть свершившееся событие, сделка или операция, подлежит оформлению первичным документом. Та же статья задаёт обязательные реквизиты документа, а форму документа определяет руководитель. Исключение — организации бюджетной сферы: для них формы устанавливаются по бюджетному законодательству. Отдельные положения статьи 9 уточнены Федеральным законом от 21.12.2013 № 357-ФЗ, а правило об обязательности письменных требований лица, ведущего учёт, действует в редакции Федерального закона от 26.07.2019 № 247-ФЗ. Какие документы считаются первичными и какие реквизиты в них нужны, разобрано в материале о первичных документах, их реквизитах и формах.

Для ООО правило о первичных документах из статьи 9 Закона № 402-ФЗ действует так же: каждая операция оформляется документом.

Как вести бухгалтерию ИП по шагам

1. Оформляйте каждую операцию документом. Продажа, покупка, оплата поставщику, получение аванса — на всё нужен первичный документ: накладная, акт, чек, платёжный документ.
2. Составляйте документ вовремя. Его оформляют при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после окончания операции. Откладывать оформление до конца квартала нельзя.
3. Ведите книгу учёта доходов и расходов. ИП на УСН записывает доходы (и расходы, если они учитываются) в КУДиР на основании первичных документов и данных онлайн-кассы. На патенте программа может заполнять книгу по данным учёта и онлайн-кассы.
4. Разделяйте режимы. Если ИП совмещает патент и УСН, доходы и расходы учитываются раздельно по каждому режиму: выручка от патентной деятельности не смешивается с доходами на упрощёнке.
5. Подключите учёт персонала при найме. С появлением работников добавляются расчёт зарплаты и кадровый учёт (приём, переводы, увольнения, отпуска, больничные); в программе также доступна функция воинского учёта.
6. Готовьте и отправляйте отчётность. При сдаче через сервис отчёты формируются по данным учёта, проверяются, подписываются электронной подписью и направляются в госорганы; подтверждение приёма — квитанция. Как это устроено технически, описано на странице о сдаче отчётности в ФНС, СФР и Росстат через интернет.
7. Следите за сроками. Удобнее всего вести календарь платежей и отчётов в той же программе, где ведётся учёт, чтобы напоминания строились по вашим режимам.

Что делать ИП в зависимости от ситуации

Пример из практики

Предприниматель открыл небольшую мастерскую: ремонт по патенту и продажа запчастей на УСН. Первые месяцы он складывал все поступления в одну таблицу, а часть клиентов переводила деньги на карту без чека. Когда понадобилось подготовить отчётность, выяснилось, что выручку по патенту и по упрощёнке не отделить, а по части оплат нет кассовых чеков.

Учёт перестроили: поступления разнесли по режимам, документы по старым операциям восстановили, на оплаты без чека пробили чеки коррекции. Как закрыть риск по переводам на карту, разобрано в материале об оплате на личную карту ИП без чека и чеках коррекции. Дальше каждая продажа проходит через кассу, книга учёта заполняется по кассовым данным, а доходы по двум режимам разделяются автоматически.

Частые ошибки

• Документы «задним числом». Первичный документ составляют в момент операции или сразу после неё. Пачка актов, подписанных в конце года, — повод для вопросов к учёту.
• Документы на несостоявшиеся операции. Закон не допускает принимать к бухгалтерскому учёту документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
• Расчёты без кассы. За неприменение ККТ предусмотрена ответственность по ч. 2 ст. 14.5 КоАП: штраф считается в долях от суммы расчётов, проведённых без кассы, и имеет минимальный порог. По примечанию к статье 14.5 КоАП от ответственности может освободить добровольное заявление в налоговый орган и исправление нарушения до того, как налоговая узнала о нём из других источников.
• Смешение режимов. При совмещении патента и УСН общий учёт без разделения не позволяет корректно определить доходы по каждому режиму.
• Забытый учёт персонала. Наём первого работника добавляет зарплату и кадровые документы; функция воинского учёта в программе помогает вести связанные с персоналом данные.
• Ведение учёта в нескольких несвязанных местах. Касса, таблица доходов и отчёты, которые живут отдельно, требуют ручной сверки и дают расхождения.

Как это решается в СБИС

В СБИС бухгалтерский и налоговый учёт, зарплата, склад и отчётность собраны в одной программе для ИП и ООО на УСН, ОСНО, патенте и АУСН. Книга учёта доходов и расходов заполняется по данным онлайн-кассы и учёта, налоги считаются автоматически, а налоговый календарь напоминает о сроках. На патенте стоимость считается с уменьшением на страховые взносы, программа напомнит о продлении; при патенте и УСН одновременно ведётся раздельный учёт доходов и расходов по каждому режиму. Зарплата, кадры и воинский учёт есть во всех тарифах, начиная с «Базовой»: табель, отпускные, электронные больничные, приём, переводы и увольнения; в тариф включён учёт по 100 работникам. Через сервис отчёт можно заполнить или загрузить, проверить, подписать и отправить, получив квитанцию о приёме, — круглосуточно, в том числе в последний час срока. Тарифы — от 5 000 ₽ в год, бесплатный доступ к базовым функциям на 14 дней, базовая настройка и обучение — бесплатно. Специалисты «АйТи Северо-Запад» помогут перевести учёт ИП в одну программу с КУДиР по данным кассы: подключат, настроят, перенесут данные из вашей программы и обучат.