Кто обязан вести бухгалтерский учёт, а кто освобождён

Обязанность вести бухгалтерский учёт установлена статьёй 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: именно эта норма определяет, кто учёт ведёт, а для кого предусмотрены освобождения и упрощённые способы ведения учёта и составления бухгалтерской отчётности. Организация учёта, учётная политика, первичные документы, регистры и требования к отчётности описаны следующими статьями того же закона — с 7-й по 13-ю. Ответственность за нарушения в этой сфере установлена Кодексом РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ.

Что такое бухгалтерский учёт и кого он касается

Бухгалтерский учёт — это упорядоченное отражение хозяйственной жизни организации: объектов учёта, фактов хозяйственной деятельности и итогов работы за период. Базовые понятия закон раскрывает в статье 3 402-ФЗ, объекты учёта — в статье 5, а круг обязанных лиц и условия освобождений — в статье 6. Поэтому первый шаг для любого ИП или ООО — сверить свой случай именно с текстом статьи 6 в действующей редакции: формулировки закона менялись неоднократно, и редакция 402-ФЗ обновлялась вплоть до законов 2024 и 2025 годов.

Бухгалтерский учёт нельзя путать с налоговым. Налоговый учёт ведётся по правилам НК РФ и зависит от применяемого режима: состав показателей, порядок признания доходов и расходов, а также форму учётных регистров определяют нормы соответствующих глав кодекса, и их нужно сверять с действующей редакцией. Один и тот же факт хозяйственной жизни попадает и в бухгалтерские регистры, и в налоговые — но с разными правилами признания. Отсюда и типичная конструкция в компаниях: учёт ведётся параллельно в двух плоскостях, на одной базе первичных документов.

Как выстроить учёт: порядок действий

1. Определить по статье 6 402-ФЗ, возникает ли обязанность вести бухгалтерский учёт и есть ли право на упрощённые способы его ведения и упрощённую бухгалтерскую (финансовую) отчётность.
2. Решить, кто ведёт учёт: порядок организации учёта и возложения обязанностей задаёт статья 7 402-ФЗ — учёт ведёт сам руководитель, штатный бухгалтер или сторонний исполнитель по договору.
3. Разобраться с учётной политикой: этому вопросу посвящена статья 8 402-ФЗ, в том числе с учётом упрощённых способов учёта, если право на них предусмотрено статьёй 6.
4. Настроить работу с первичными документами: требования к первичным учётным документам установлены статьёй 9 402-ФЗ, поэтому порядок документооборота выстраивают по её действующей редакции.
5. Организовать регистры учёта по статье 10 и закрепить рабочий план счетов под свою деятельность.
6. Параллельно настроить налоговый учёт под свой режим: состав регистров и порядок расчёта налога определяются правилами НК РФ для выбранной системы налогообложения, а при совмещении режимов — особенностями каждого из них.
7. Формировать бухгалтерскую (финансовую) отчётность по общим требованиям статьи 13 402-ФЗ и соблюдать сроки хранения документов — подробности в материале об обязательных сроках хранения документов у предпринимателей.

Какая статья 402-ФЗ что регулирует

Где налоговый учёт влияет на бухгалтерский

Смена налоговой нагрузки меняет объём учётной работы. На УСН применяются объекты «доходы» и «доходы минус расходы» со ставками 6% и 15%, при этом регионы вправе устанавливать пониженные ставки — 1–6% и 5–15% соответственно. Отдельный блок — НДС: часть налогоплательщиков на УСН платит НДС при превышении лимита дохода. Размер этого лимита, условия сохранения освобождения и порядок его утраты определяются по действующей редакции НК РФ, поэтому выручку отслеживают в течение всего года, а не только при закрытии периода. Отдельная тема — налогообложение услуг общественного питания: её разбирают по нормам НК РФ, относящимся к этой деятельности, и по условиям, которые в них предусмотрены. Детали этой конструкции разобраны в материале о том, как общепиту законно снизить налоговую нагрузку. Компании на УСН налог на прибыль организаций не платят.

Практический вывод простой: даже когда объём бухгалтерского учёта минимален, налоговые обязанности никуда не исчезают, а при приближении к лимитам доходов учёт приходится вести так, чтобы в любой момент было видно текущую сумму выручки.

Пример из практики

Небольшая торговая компания на УСН совмещает розницу и услуги, часть выручки проходит через онлайн-кассу. Учётом занимался один специалист, записи делались по выпискам банка, а чеки кассы сводились в конце квартала. При подготовке годовой отчётности выяснилось, что по ряду операций не оформлены первичные документы, а регистры не сходятся с данными кассы. Восстановление заняло недели: пришлось заново собирать документы у поставщиков, переформировать регистры и пересчитать налоговую базу. После этого компания закрепила в учётной политике порядок признания выручки, настроила рабочий план счетов и перешла на ежедневную загрузку данных кассы в учёт — отчётность стала формироваться из уже сверенных данных.

Частые ошибки

• Считать, что при минимальном объёме деятельности учётная политика — формальность: этому вопросу посвящена статья 8 402-ФЗ, и её требования сверяют с действующей редакцией закона.
• Пренебрегать оформлением первичных документов — требования к первичным учётным документам установлены статьёй 9 402-ФЗ.
• Подменять бухгалтерский учёт налоговым: расчёт налога по правилам НК РФ не заменяет регистры и бухгалтерскую отчётность там, где они обязательны.
• Не разделять данные по режимам при совмещении патента и УСН — без такого разделения сложно корректно распределить доходы и расходы и проконтролировать лимиты.
• Не отслеживать доход в течение года при приближении к лимитам по НДС на УСН.
• Отложить сверку кассы, банка и склада до закрытия периода, а затем восстанавливать данные задним числом.
• Забыть о сроках хранения документов бухгалтерского учёта: они установлены статьёй 29 402-ФЗ.

Ответственность

Нарушения в области бухгалтерского учёта и представления отчётности относятся к административным правонарушениям, составы и санкции по ним установлены Кодексом РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ. Применимый состав и размер наказания определяются по действующей редакции кодекса с учётом того, кто является субъектом ответственности — организация или её должностное лицо.

Как это решается в СБИС

Чтобы вести бухгалтерский и налоговый учёт в одной программе, в СБИС объединены бухгалтерия, зарплата, склад и отчётность — для ИП и ООО на УСН, ОСНО, патенте и АУСН. Программа работает онлайн, тарифы — от 5 000 ₽ в год, бесплатный доступ к базовым функциям предоставляется на 14 дней. Для ИП на УСН или патенте КУДиР заполняется по данным онлайн-кассы и учёта, налоги считаются автоматически, а система напоминает о сроках; при одновременном применении патента и УСН предусмотрен раздельный учёт доходов и расходов по каждому режиму. Специалисты «АйТи Северо-Запад» подключат и настроят программу, перенесут данные из прежней программы, настроят план счетов под конкретный учёт и обучат бухгалтера — базовая настройка и обучение бесплатны, техподдержка работает круглосуточно.