Как оформляется экспедиторская расписка и что меняется с переходом на электронный вид

Экспедиторская расписка относится к экспедиторским документам, которые оформляются в рамках транспортно-экспедиционной деятельности. Главное изменение, к которому стоит готовиться заранее: с 1 сентября 2026 года все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности должны оформлять экспедиторские документы в электронном виде. В отдельных случаях, список которых определит Минтранс России, будет допускаться оформление бумажных документов.

Сама транспортно-экспедиционная деятельность регулируется Федеральным законом от 30.06.2003 № 87-ФЗ, а изменения, связанные с электронным оформлением перевозочных и экспедиторских документов, внесены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

Что это за документ и кого он касается

Экспедиторская расписка — один из документов, которыми оформляются отношения между клиентом и экспедитором при организации перевозки груза. Вместе с поручением экспедитору она входит в группу экспедиторских документов, а значит, попадает под общее правило об электронном оформлении с 1 сентября 2026 года.

Экспедиторские документы — не единственный вид документов, переходящих в электронную форму. К электронным перевозочным документам относятся:

• транспортные накладные;
• заказы или заявки на перевозку;
• экспедиторские документы;
• железнодорожная накладная;
• грузовая накладная при авиаперевозках.

Требование адресовано всем участникам перевозок вне зависимости от сферы деятельности: грузоотправителям, перевозчикам, экспедиторам и индивидуальным предпринимателям. Подготовка касается не только руководителя или ИП — потребуется подключить сотрудников компании, а при необходимости и водителей.

Электронные документы передаются через информационную систему электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Оператор такой системы передаёт документы между участниками перевозки и в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где электронные документы хранятся наряду с операторами ИС ЭПД. Подробно о самой известной части этого набора документов мы рассказали в материале что такое ЭТрН и кто обязан перейти с 1 сентября 2026 года.

Как перейти на электронное оформление экспедиторских документов

Порядок подготовки одинаков для всех электронных перевозочных документов, включая экспедиторские.

1. Оформить электронную подпись. Понадобится сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) на руководителя или индивидуального предпринимателя. Если документы будут подписывать сотрудники, для них оформляют отдельный сертификат КЭП и машиночитаемую доверенность (МЧД) — она нужна именно при использовании сертификата квалифицированной электронной подписи сотрудника.
2. Подключиться к оператору ИС ЭПД. Выбрать одного из аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Перечень аккредитованных операторов размещён на сайте Минтранса России.
3. Дать доступ сотрудникам. Предоставить работникам компании доступ к сервису и назначить администратора, который будет вести права пользователей.
4. Подключить водителей — при необходимости. Это требуется не всегда: объём подключения зависит от того, кто фактически участвует в оформлении документов по рейсу.

Порядок стоит пройти заранее, не подгоняя подготовку к самой дате: получение сертификатов, настройка доступов и обучение участников рейса занимают время, а обмен документами должен работать с первого электронного рейса.

Сроки и что к ним относится

Пример из практики

Транспортно-экспедиционная компания работает по классической схеме: клиент направляет поручение экспедитору, экспедитор принимает груз и передаёт клиенту экспедиторскую расписку, дальше оформляется перевозка. Пока весь комплект живёт на бумаге, экспедитор зависит от курьеров и подписей «по факту возвращения водителя»: документы доезжают до бухгалтерии позже, чем груз до склада получателя.

При подготовке к электронному оформлению компания идёт по тому же маршруту, что описан выше: сначала оформляет КЭП на руководителя, затем сертификаты и МЧД тем сотрудникам, которые подписывают документы по грузам, подключается к аккредитованному оператору ИС ЭПД, назначает администратора и раздаёт права логистам и бухгалтерии. Водителей подключают там, где без их участия документ не закрыть. В результате поручение, расписка и перевозочные документы формируются и подписываются в одном процессе, а не собираются по частям из разных городов.

Частые ошибки

• Считать, что переход касается только транспортных накладных. Экспедиторские документы названы в перечне отдельно, наравне с накладными и заказами-заявками.
• Думать, что обязанность обходит небольшие компании и ИП. Требование сформулировано для всех участников перевозок вне зависимости от сферы деятельности.
• Рассчитывать на бумагу «как раньше». Бумажное оформление будет допускаться лишь в отдельных случаях, список которых определит Минтранс России, — строить на этом весь документооборот рискованно.
• Оформить КЭП только на руководителя. Если документы подписывают сотрудники, для них нужны собственные сертификаты и МЧД.
• Подключиться, но не настроить права. Без администратора и выданных доступов сотрудники не смогут работать в сервисе, даже когда договор с оператором уже заключён.
• Забыть про водителей. Если по схеме работы их участие требуется, подключение водителей нужно предусмотреть заранее.

Как это решается в СБИС

В СБИС транспортный электронный документооборот закрывает весь рейс: оформить экспедиторские и перевозочные документы в электронном виде можно от заявки до архива — электронная транспортная накладная (ЭТрН), путевые листы и заказы-заявки оформляются и подписываются в одном электронном процессе: водителем с телефона, диспетчером и механиком из кабинета. Есть обмен ЭТрН и другими транспортными документами, роуминг с другими операторами и бесплатный API, подпись с телефона водителя, QR-код для проверки ГИБДД, GPS-трекинг и фотофиксация груза, интеграция с 1С. Подключение — от 5 000 ₽ за 1 000 документов в год, тарифы от 1 000 до 50 000 документов в год, 30 документов бесплатно в первый месяц. Специалисты «АйТи Северо-Запад» подключат ЭТрН грузоотправителю, перевозчику, экспедитору и ИП, свяжут сервис с учётной системой и обучат всех, кто участвует в рейсе.