Как перейти на ЭТрН грузоотправителю, перевозчику и ИП: четыре шага

Чтобы перейти на ЭТрН, нужно получить квалифицированную электронную подпись на руководителя или ИП, а для сотрудников, которые будут подписывать документы, оформить машиночитаемые доверенности. Затем компания подключается к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД, выдаёт сотрудникам доступ к сервису, назначает администратора и при необходимости подключает водителей. Порядок одинаков для грузоотправителя, перевозчика, экспедитора и индивидуального предпринимателя.

Что такое переход на ЭТрН и кого он касается

ЭТрН — электронная транспортная накладная, один из электронных перевозочных документов (ЭПД) для автомобильной перевозки. Обмен такими документами между участниками перевозки и их передачу в государственную информационную систему ГИС ЭПД обеспечивает оператор ИС ЭПД. Формирование, подписание и обмен ЭПД, а также их направление в ГИС ЭПД регулирует статья 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ внёс изменения в закон «О транспортно-экспедиционной деятельности», которые предусматривают электронное оформление перевозочных документов с 1 сентября 2026 года. С этой даты требование касается всех участников перевозок вне зависимости от сферы деятельности: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и индивидуальных предпринимателей. Электронными должны стать транспортные накладные, заказы или заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожная накладная и грузовая накладная при авиаперевозках.

Из общего правила есть оговорка: в отдельных случаях допускается оформление бумажных документов. Перечень таких случаев определит Минтранс России, поэтому планировать переход нужно исходя из того, что электронной будет основная часть документооборота по перевозкам. Подробнее о самом документе и составе обязанных лиц — в материале что такое ЭТрН и кто обязан перейти с 1 сентября 2026 года, а об этапах внедрения ЭПД — в обзоре этапы перехода на электронные перевозочные документы.

Пошаговый порядок перехода на ЭТрН

1. Получить КЭП. В ООО сертификат квалифицированной электронной подписи оформляют на руководителя, индивидуальный предприниматель получает подпись на себя. Если документы будут подписывать не только руководитель, но и сотрудники — диспетчеры, логисты, кладовщики, — каждому нужна своя КЭП.
2. Оформить МЧД для сотрудников. Машиночитаемая доверенность подтверждает, что сотрудник подписывает перевозочные документы от имени организации. Её выдают тем, кто будет работать с ЭТрН вместо руководителя. Подробно о доверенностях и подписях — в разделе об электронной подписи и МЧД.
3. Выбрать оператора ИС ЭПД и подключиться. Подключаться нужно к одному из аккредитованных операторов. Перечень аккредитованных операторов размещён на сайте Минтранса России — перед заключением договора проверьте, что выбранная компания в нём есть. Если контрагенты уже работают у другого оператора, уточните, поддерживается ли роуминг между операторами.
4. Выдать доступ сотрудникам и назначить администратора. Администратор добавляет пользователей, распределяет права и следит за доверенностями. Остальным участникам процесса открывают доступ к сервису в объёме их задач.
5. При необходимости подключить водителей. Этот шаг нужен, если водитель участвует в оформлении документов на рейсе. Если водители в процессе подписания не участвуют, шаг можно пропустить.

Что нужно каждому участнику перевозки

Пример из практики

Индивидуальный предприниматель возит грузы на собственных машинах, у него есть диспетчер и несколько наёмных водителей. Сам предприниматель уже имеет КЭП, поэтому первым делом он оформляет подпись и машиночитаемую доверенность на диспетчера: заявки и накладные в рабочее время подписывает именно она. Затем ИП сверяет со списком на сайте Минтранса, что выбранный оператор аккредитован, и узнаёт у постоянных заказчиков, через каких операторов они работают, чтобы убедиться в наличии роуминга. После подключения он назначает себя администратором, выдаёт доступ диспетчеру и подключает водителей, потому что накладные на рейсе подписывает водитель. Грузоотправитель, у которого есть только склад и нет своего транспорта, проходит те же шаги, но подключать водителей ему не нужно.

Частые ошибки при переходе

• Считать, что требование касается только транспортных компаний. С 1 сентября 2026 года электронное оформление обязательно для всех участников перевозок, включая грузоотправителей и ИП, независимо от сферы деятельности.
• Давать сотрудникам подписывать документы без МЧД. Если подписывает не руководитель, у сотрудника должна быть оформлена машиночитаемая доверенность.
• Заключать договор с оператором, не проверив аккредитацию. Работать с ЭПД нужно через аккредитованного оператора ИС ЭПД из перечня Минтранса России.
• Не назначать администратора. Отсутствие ответственного за доступы может задержать подключение новых сотрудников и водителей к работе в сервисе.
• Рассчитывать на бумагу как на запасной вариант. Бумажное оформление допускается только в отдельных случаях из перечня Минтранса России, а не по выбору компании.
• Ограничиваться только накладной. В электронный вид переводятся также заказы и заявки на перевозку и экспедиторские документы.

Как это решается в СБИС

В СБИС ЭПД без бумаги — от заявки до архива: в сервисе транспортного ЭДО электронная транспортная накладная (ЭТрН), путевые листы и заказы-заявки оформляются и подписываются в одном электронном процессе — водителем с телефона, диспетчером и механиком из кабинета. Доступны роуминг с другими операторами и бесплатный API, подпись с телефона водителя, QR-код для проверки ГИБДД, GPS-трекинг и фотофиксация груза. Подключение — от 5 000 ₽ за 1 000 документов в год, 30 документов бесплатно в первый месяц, тарифы от 1 000 до 50 000 документов в год. Специалисты «АйТи Северо-Запад» подключат ЭТрН грузоотправителю, перевозчику, экспедитору и ИП, свяжут с вашей учётной системой и обучат всех, кто участвует в рейсе, — подробности на странице перевести перевозочные документы на ЭТрН в СБИС.