Как оформляются сопроводительные документы перевозки в электронном виде

Сопроводительный документ к перевозке оформляется в электронном виде, когда это предусмотрено законодательством в области транспорта. Тогда он становится электронным перевозочным документом (ЭПД): его формируют участники перевозки, подписывают электронной подписью и через информационную систему оператора направляют в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Общий порядок задаёт статья 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Что такое электронный перевозочный документ и кого касаются правила

Электронные перевозочные документы — это документы, которые формируют участники информационного взаимодействия в случаях, предусмотренных законодательством в области транспорта, и которые затем направляются в ГИС ЭПД. Статью 18.1 в Устав автомобильного транспорта ввёл Федеральный закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ, а правила о подписании и обмене документами действуют в редакции Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

Правила касаются тех, кто формирует и подписывает ЭПД, — закон называет их участниками информационного взаимодействия. Это организации, индивидуальные предприниматели и физические лица, которые участвуют в перевозке, включая грузополучателя — физическое лицо, для которого предусмотрен упрощённый вариант подписи.

Обязанность оформлять документ электронно возникает не сама по себе. ЭПД формируются только в случаях, которые прямо установлены Уставом автомобильного транспорта, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами в области транспорта. Поэтому вопрос «нужно ли переводить этот сопроводительный документ в электронный вид» решается по конкретной транспортной норме для этого документа. Для автомобильной перевозки главный ЭПД — электронная транспортная накладная; о том, что такое ЭТрН и кто обязан на неё перейти, у нас есть отдельный материал.

Часть требований статьи 18.1 адресована не перевозчику и не грузоотправителю, а оператору информационной системы ЭПД. Оператор должен быть российским юридическим лицом без иностранного участия, иметь в России инфраструктуру для круглосуточной обработки документов, средства электронной подписи, соответствующие требованиям, установленным по пункту 2 части 5 статьи 8 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», и чистые активы стоимостью не менее трёхсот миллионов рублей. Участникам перевозки этим требованиям соответствовать не нужно: они работают через систему оператора, который им соответствует.

Порядок оформления электронного сопроводительного документа

1. Проверить основание. Найти норму транспортного законодательства, по которой документ для вашей перевозки оформляется как ЭПД. Если такого основания нет, к документу правила статьи 18.1 не применяются.
2. Работать через информационную систему ЭПД. Обмен документами между участниками и их отправка в ГИС ЭПД по части 2 статьи 18.1 идут через информационные системы электронных перевозочных документов. Технические требования к таким системам устанавливает Правительство РФ. Как устроен такой сервис, описано на странице об электронных перевозочных документах и ЭТрН.
3. Сформировать документ. Участник, на котором лежит эта обязанность, создаёт ЭПД в информационной системе.
4. Подписать усиленной подписью. Подходит усиленная квалифицированная подпись или усиленная неквалифицированная подпись физического лица, в том числе действующего по доверенности. Для неквалифицированной подписи сертификат ключа проверки должен быть создан и использоваться в инфраструктуре госуслуг в порядке, установленном Правительством РФ, а взаимодействие с этой инфраструктурой — идти с применением прошедших оценку соответствия средств защиты информации.
5. Учесть случай с получателем-физлицом. Если грузополучатель — физическое лицо, он вправе подписать документ простой электронной подписью, ключ которой получен при личной явке по правилам, установленным Правительством РФ для обращения за госуслугами.
6. Направить в ГИС ЭПД. Документ и сведения из него уходят в ГИС ЭПД через систему оператора. Порядок обмена, направления и предъявления документов из ГИС ЭПД устанавливает Правительство РФ.

Кто за что отвечает в обороте ЭПД

Пример из практики

Компания продаёт оборудование частному покупателю и передаёт груз перевозчику. Бухгалтер сначала проверяет, что для этой автомобильной перевозки транспортное законодательство требует электронной транспортной накладной, то есть документ относится к ЭПД. Затем компания формирует накладную в информационной системе оператора и подписывает её усиленной квалифицированной подписью. Водитель перевозчика подписывает свою часть усиленной неквалифицированной подписью физического лица, действующего по доверенности. Покупатель при получении подписывает документ простой электронной подписью — ключ он получил при личной явке. Каждая подпись фиксируется в системе оператора, и документ со сведениями уходит в ГИС ЭПД без отдельной отправки со стороны компании.

Ошибки при оформлении электронных сопроводительных документов

• Переводить документ в ЭПД без основания. Электронная форма с отправкой в ГИС ЭПД нужна только там, где её предусматривает транспортная норма. Прежде чем менять порядок работы, найдите эту норму для своего документа.
• Подписывать простой подписью за организацию. Простая электронная подпись допустима только для грузополучателя — физического лица и только с ключом, полученным при личной явке. Для остальных участников нужна усиленная подпись.
• Пытаться отправить документ в ГИС ЭПД напрямую. Закон связывает обмен и направление документов с информационными системами ЭПД, поэтому без оператора документ в ГИС не попадёт.
• Примерять к себе требования для оператора. Условия о чистых активах, составе учредителей и собственной инфраструктуре относятся к оператору информационной системы, а не к перевозчику, грузоотправителю или экспедитору.
• Не проверять полномочия подписанта. Следует проверить, на каком основании водитель или сотрудник подписывает документ от имени организации; статья 18.1 предусматривает подписание усиленной неквалифицированной подписью физического лица, в том числе действующего по доверенности.

Вопросы, которые остаются открытыми при переходе на электронные накладные, мы собрали в обзоре открытых вопросов по ЭТрН и ЭПД.

Как это решается в СБИС

В сервисе транспортного ЭДО СБИС электронная транспортная накладная, путевые листы и заказы-заявки оформляются и подписываются в одном электронном процессе — водителем с телефона, диспетчером и механиком из кабинета. Сервис поддерживает обмен ЭТрН и другими транспортными документами, роуминг с другими операторами, QR-код для проверки ГИБДД, GPS-трекинг и фотофиксацию груза, а техподдержка работает 24/7. Специалисты «АйТи Северо-Запад» подключат ЭТрН грузоотправителю, перевозчику, экспедитору и ИП, свяжут сервис с учётной системой и обучат всех, кто участвует в рейсе, — подробнее о том, как оформлять и подписывать перевозочные документы электронно, рассказано на странице продукта.