Что такое ГИС ЭПД и как в неё попадают перевозочные документы

ГИС ЭПД — это государственная информационная система электронных перевозочных документов. Участники перевозки не работают в ней напрямую: документ формируется и подписывается у оператора ИС ЭПД, а оттуда направляется в государственную систему. С 1 сентября 2026 года оформлять перевозочные документы в электронном виде должны все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности.

Что это за система и кого она касается

Сокращение ЭПД расшифровывается как электронные перевозочные документы. Сама аббревиатура ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Электронный документ в ней хранится, поэтому его нельзя потерять: экземпляры есть и в ГИС ЭПД, и у операторов ИС ЭПД.

Оператор ИС ЭПД — организация, которая предоставляет услуги по передаче электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД. Перечень аккредитованных операторов размещён на сайте Минтранса России.

Правила формирования, подписания, обмена ЭПД и их направления в государственную систему установлены статьёй 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ внёс изменения, связанные с электронными перевозочными и экспедиторскими документами; корреспондирующие поправки внесены в Федеральный закон от 10.01.2003 № 18-ФЗ «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации» и Воздушный кодекс РФ. Сам закон № 140-ФЗ вступает в силу с 1 сентября 2025 года, кроме положений, для которых установлены иные сроки.

С 1 сентября 2026 года в электронном виде оформляются транспортные накладные, заказы или заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожная накладная и грузовая накладная при авиаперевозках. При этом в отдельных случаях, список которых определит Минтранс России, допускается оформление бумажных документов. Электронные экспедиторские документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью либо усиленной неквалифицированной электронной подписью физического лица в порядке, установленном Правительством РФ, и подлежат направлению в ГИС ЭПД.

Один из документов в этой системе — транспортная накладная. Кто именно обязан перейти на электронный формат и что меняется для грузоотправителя, перевозчика и экспедитора, подробно разобрано в материале об ЭТрН и переходе с 1 сентября 2026 года.

Маршрут документа: от отправителя до контролирующего органа

1. Участник перевозки получает сертификат квалифицированной электронной подписи на руководителя или индивидуального предпринимателя. Для сотрудников оформляется сертификат квалифицированной электронной подписи и машиночитаемая доверенность.
2. Организация подключается к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД. Перечень операторов размещён на сайте Минтранса России.
3. Доступ к сервису предоставляется сотрудникам: назначается администратор, при необходимости подключаются водители.
4. Документ формируется и подписывается электронной подписью участниками перевозки — у каждого своя роль и свой файл обмена.
5. Оператор ИС ЭПД передаёт электронные перевозочные документы между участниками перевозки и в ГИС ЭПД.
6. Контрольно-надзорным органам упрощается доступ к информации о перевозке и грузах — отдельно пересылать им документы участникам перевозки не требуется.

Отдельная ветка касается транспортно-экспедиционной деятельности. Лицо, которое ведёт её на 1 марта 2026 года, обязано в течение шестидесяти дней уведомить уполномоченный орган о такой деятельности. Информация о договорах транспортной экспедиции и связанных с ними сведениях хранится в течение трёх лет со дня окончания исполнения договоров.

Ключевые даты и нормы

Пример из практики

Торговая компания отгружает товар со склада и нанимает перевозчика. Раньше водитель забирал пачку бумажных накладных, часть экземпляров возвращалась в офис через несколько дней, а один лист оказывался испачканным или утерянным, и бухгалтерия ждала дубликат.

После перехода на электронный формат грузоотправитель формирует накладную в сервисе оператора ИС ЭПД и подписывает её электронной подписью. Водитель подтверждает приём груза со телефона, перевозчик и грузополучатель подписывают свои разделы документа. Оператор передаёт готовый документ участникам перевозки и в ГИС ЭПД. При проверке на дороге инспектору достаточно электронного документа, а бухгалтерия видит подписанный комплект сразу после завершения рейса, не дожидаясь возвращения машины. По оценке авторов реформы, расчёты по перевозкам проходят в среднем на 20 дней быстрее.

Частые ошибки

Попытка зарегистрироваться в ГИС ЭПД напрямую. Обмен идёт через аккредитованного оператора ИС ЭПД: именно он передаёт документы между участниками перевозки и в государственную систему.

Подпись оформлена только на руководителя. Накладные подписывают диспетчеры, кладовщики, водители. Для сотрудников могут потребоваться сертификат квалифицированной электронной подписи и машиночитаемая доверенность; для электронных экспедиторских документов также допускается усиленная неквалифицированная электронная подпись физического лица в установленном порядке.

Расчёт на то, что бумага останется во всех случаях. Бумажное оформление допускается в отдельных случаях, список которых определит Минтранс России. Строить на этом общий порядок работы рискованно.

Подготовка только грузоотправителя. В одном документе участвуют несколько сторон. Если перевозчик или экспедитор не подключён к оператору, подписанного комплекта не будет.

Невыполненное уведомление по экспедиции. Для лиц, ведущих транспортно-экспедиционную деятельность на 1 марта 2026 года, установлен срок уведомления уполномоченного органа — шестьдесят дней.

Как это решается в СБИС

В СБИС транспортный ЭДО собран в один процесс: оформить электронную транспортную накладную и передать её в ГИС ЭПД можно вместе с путевыми листами и заказами-заявками — водитель подписывает с телефона, диспетчер и механик работают из кабинета. Есть обмен ЭТрН и другими транспортными документами, роуминг с другими операторами и бесплатный API, QR-код для проверки ГИБДД, GPS-трекинг и фотофиксация груза, интеграция с 1С. Подключение — от 5 000 ₽ за 1 000 документов в год, тарифы от 1 000 до 50 000 документов в год, 30 документов бесплатно в первый месяц. Мы подключим ЭТрН грузоотправителю, перевозчику, экспедитору и ИП, свяжем сервис с учётной системой и обучим всех, кто участвует в рейсе.