Нужна ли индивидуальному предпринимателю электронная транспортная накладная

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ и заявка на перевозку оформляются в электронном виде. Среди участников автомобильной перевозки названы грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и водители — форма ведения деятельности как отдельное исключение в правилах не выделена, поэтому ИП-перевозчику и ИП-грузоотправителю нужно готовиться к работе с ЭТрН так же, как организации. Для старта потребуются электронная подпись, допустимая по статье 18.1 Устава автомобильного транспорта, и информационная система электронных перевозочных документов, через которую сведения уходят в ГИС ЭПД.

Что такое ЭПД и кого они касаются

ЭПД — электронные перевозочные документы. ЭТрН — электронная транспортная накладная, один из перевозочных документов для автомобильной перевозки. ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, куда направляются документы и сведения. Передача идёт не напрямую: участники обмениваются документами через информационную систему электронных перевозочных документов, а она направляет данные в ГИС ЭПД.

Круг обязанных участников определяется случаями, предусмотренными Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами в области транспорта. Статья 18.1 этого закона описывает, как ЭПД формируются, подписываются, передаются между участниками и попадают в ГИС ЭПД, а также требования к операторам информационных систем ЭПД — в частности, стоимость их чистых активов должна составлять не менее трёхсот миллионов рублей.

Для ИП практический смысл простой: если предприниматель выступает перевозчиком, грузоотправителем или экспедитором, он оказывается участником информационного взаимодействия и подписывает те же документы, что и юридическое лицо на его месте. Назначение накладной и состав участников обмена подробно разобраны в материале что такое ЭТрН и кто переходит на неё с 1 сентября 2026 года.

Бумажное оформление сохраняется только для случаев, предусмотренных нормативными актами в области транспорта. Для применения бумажного оформления предпринимателю следует сверять конкретную ситуацию с действующим перечнем и условиями, установленными нормативными актами.

Что нужно сделать ИП для работы с ЭТрН

1. Определить свою роль в рейсе: грузоотправитель, перевозчик, экспедитель или получатель. От роли зависит, какие документы предприниматель формирует и какие только подписывает.
2. Получить электронную подпись, допустимую по статье 18.1 Устава автомобильного транспорта. Норма предусматривает усиленную квалифицированную электронную подпись, а также усиленную неквалифицированную электронную подпись физического лица при установленных в статье условиях. Если грузополучатель — физическое лицо, он вправе подписать ЭПД простой электронной подписью на условиях той же статьи.
3. Подключиться к информационной системе электронных перевозочных документов: обмен ЭПД и направление сведений в ГИС ЭПД ведутся только через такую систему.
4. Формировать транспортную накладную, заказ и заявку в электронном виде в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством, и подписывать их допустимой подписью.
5. Передавать документы контрагентам и направлять сведения в ГИС ЭПД через подключённую систему.
6. Подготовить водителя: у него должна быть техническая возможность подписать документ в рейсе, а в случаях из перечня Минтранса — оформить накладную на бумаге.
7. Сохранять подписанные документы так, чтобы их можно было предъявить при проверке и использовать в учёте.

Сроки и ориентиры

Пример из практики

Предприниматель с несколькими машинами возит груз для оптового поставщика. Раньше схема была бумажной: водитель забирал экземпляры накладной на складе, подписывал у получателя и привозил их в офис через несколько дней, после чего закрывались расчёты с заказчиком.

При переходе на ЭТрН порядок меняется. Заказ-заявку заказчик направляет в электронном виде, перевозчик подтверждает её своей подписью, накладная формируется в системе и подписывается на каждом этапе рейса — отгрузка, передача водителю, приём груза получателем. Сведения уходят в ГИС ЭПД через информационную систему ЭПД, а подписанный документ доступен сразу после завершения рейса, без ожидания возврата бумаг. Если возникает ситуация из перечня Минтранса, по которой допустимо бумажное оформление, предприниматель оформляет накладную на бумаге и фиксирует основание.

Отдельная ситуация — когда предприниватель сам садится за руль. Роли перевозчика и водителя в рейсе разные, поэтому заранее стоит проверить, что подпись доступна и в офисе, и в кабине: в сервисе транспортного ЭДО документ можно подписать с телефона водителя.

Частые ошибки

• Считать, что переход касается только крупных автопарков. Правила описывают участников перевозки через их роль в рейсе, а не через размер бизнеса, и подключение ЭПД предусмотрено в том числе для ИП.
• Планировать обмен ЭТрН «напрямую» с контрагентом по электронной почте. Обмен и направление сведений в ГИС ЭПД ведутся через информационную систему электронных перевозочных документов.
• Использовать подпись, не подходящую под требования статьи 18.1. Вид подписи для каждого участника определён нормой, и для грузополучателя-физлица действует отдельное условие.
• Рассчитывать на бумагу «по привычке». Бумажное оформление возможно только по основаниям из перечня Минтранса, и состав этих оснований менялся.
• Оставлять водителя без инструкции. Если в рейсе документ не подписан вовремя, электронный процесс обрывается там же, где раньше терялся бумажный экземпляр.
• Откладывать получение электронной подписи до даты перехода: без неё формировать и подписывать ЭПД нельзя.

Как это решается в СБИС

В сервисе транспортного ЭДО СБИС электронная транспортная накладная, путевые листы и заказы-заявки оформляются и подписываются в одном электронном процессе: водителем с телефона, диспетчером и механиком из кабинета. Заявлены обмен ЭТрН и другими транспортными документами, роуминг с другими операторами и бесплатный API, QR-код для проверки ГИБДД, GPS-трекинг и фотофиксация груза, интеграция с 1С. Подключение от 5 000 ₽ за 1 000 документов в год, тарифы от 1 000 до 50 000 документов в год, 30 документов бесплатно в первый месяц. Специалисты «АйТи Северо-Запад» настроят оформление ЭТрН для ИП, перевозчика, экспедитора и грузоотправителя, свяжут сервис с учётной системой и обучат всех, кто участвует в рейсе.