Когда утверждать график отпусков и что учесть при его составлении

График отпусков на следующий календарный год работодатель утверждает не позднее чем за две недели до его наступления. Документ обязателен и для работодателя, и для работника, а о времени начала отпуска сотрудника извещают под роспись не позднее чем за две недели до первого дня отдыха. Основная норма — статья 123 ТК РФ.

Что такое график отпусков и кого он касается

График отпусков — документ, по которому ежегодно определяется очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Статья 123 ТК РФ устанавливает, что очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком, и этот график обязателен как для работодателя, так и для работника: произвольно отступить от утверждённых дат не может ни одна из сторон.

Документ касается всех работодателей, у которых есть работники по трудовым договорам, и всех сотрудников, имеющих право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации, график утверждается с учётом его мнения — в порядке, который статья 372 ТК РФ предусматривает для принятия локальных нормативных актов.

При этом очередность в графике не абсолютна. Статья 123 ТК РФ прямо называет две группы исключений:

• отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время;
• по желанию мужа ежегодный отпуск предоставляется ему в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам — независимо от того, сколько он непрерывно работает у этого работодателя.

Эти пожелания логично собрать до утверждения графика, иначе документ придётся корректировать уже в течение года. При составлении графика учитывается очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков. Подробности — в материале о предоставлении и оплате дополнительных отпусков.

Порядок действий: от сбора пожеланий до извещения работника

1. Определить очередность предоставления оплачиваемых отпусков на предстоящий календарный год — это делается ежегодно в соответствии с графиком отпусков.
2. Учесть категории работников, которые по ТК РФ и другим федеральным законам вправе отдыхать в удобное для них время, и право мужа на отпуск в период отпуска жены по беременности и родам.
3. Если есть выборный орган первичной профсоюзной организации — направить проект графика и учесть его мнение по правилам статьи 372 ТК РФ.
4. Утвердить график работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
5. Известить каждого работника о времени начала его отпуска под роспись — не позднее чем за две недели до начала отдыха.
6. Если отпуск переносится, согласовать перенос с работником; срок отпуска может быть согласован позднее на основании его заявления.

Извещение и ознакомление допустимо вести без бумаги. Статья 22.1 ТК РФ определяет электронный документооборот в сфере трудовых отношений как создание, подписание, использование и хранение связанных с работой электронных документов без дублирования на бумаге, кроме предусмотренных исключений, и называет допустимые системы: цифровую платформу «Работа в России» либо информационную систему работодателя. Под информационной системой работодателя понимается система, которая обеспечивает подписание и хранение электронного документа и фиксирует его получение сторонами трудовых отношений. Исключения из электронного оборота тоже установлены: правила не применяются, в частности, к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности, акту о несчастном случае на производстве, приказу об увольнении и документам об инструктажах по охране труда, которые работник подписывает лично.

Ключевые сроки

Пример из практики

Компания с профсоюзной организацией собирает пожелания сотрудников осенью. Кадровик формирует проект графика, отдельно помечает работников, которые по федеральным законам вправе выбрать удобное время, и заявление сотрудника, чья жена уходит в отпуск по беременности и родам. Проект направляется в выборный орган первичной профсоюзной организации, после учёта мнения график утверждает руководитель — до истечения срока, установленного статьёй 123 ТК РФ.

Дальше работает уже не сам график, а уведомления: за две недели до каждой даты начала отпуска сотрудник получает извещение и подписывает его. Один из работников в это время оказывается временно нетрудоспособен — отпуск переносится. Перенос согласуется с работником, новый срок определяется на основании его заявления, и отпуск используется в пределах 12 месяцев после окончания рабочего года. Как оформляется такое смещение дат, подробно описано в материале о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий год.

Частые ошибки

• Утверждение графика позже срока. Две недели до наступления календарного года — крайняя точка, а не ориентир.
• Отсутствие подписи работника на извещении. Статья 123 ТК РФ требует известить о времени начала отпуска под роспись; сам факт утверждённого графика извещение не заменяет.
• Игнорирование права на удобное время. Если работник относится к категории, которой ТК РФ или другой федеральный закон даёт право выбирать период отпуска, его пожелание учитывается, а не подгоняется под общую очередь.
• Перенос отпуска без согласования с работником. Перенос ежегодного оплачиваемого отпуска согласуется с сотрудником; случаи переноса связаны, в частности, с временной нетрудоспособностью и исполнением государственных обязанностей, а также с иными случаями, предусмотренными законодательством или локальными нормативными актами.
• Потеря срока использования перенесённого отпуска. Отдых не должен уйти за пределы 12 месяцев после окончания соответствующего рабочего года.
• Ставка на электронный формат там, где нужна бумага. Электронный кадровый оборот допустим, но по статье 22.1 ТК РФ часть документов, включая приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда, работник подписывает лично.

Ошибки в расчётах отпускных или нарушение сроков могут привести к штрафам и проверкам со стороны трудовой инспекции. Если вопросы по кадровым документам возникают и при расторжении договора, пригодится разбор того, какие документы работодатель обязан выдать при увольнении.

Как это решается в СБИС

Чтобы даты из графика не расходились с фактическими отпусками, удобнее держать кадровые процессы в одной системе: вести график отпусков и ознакомления сотрудников помогает СБИС — кадровый учёт, зарплата, рабочее время и подбор собраны в одном решении, а документы сотрудники подписывают в телефоне. Заявления, отпуска и ознакомления идут в телефоне, кадровик видит статусы в системе. Маршруты согласования, шаблоны приказов и роли настраиваются под порядок работы компании, сервисы подключаются по отдельности или комплектом, подключение — от 5 000 ₽ в год, базовая настройка и обучение бесплатны.