Как вести учёт рабочего времени по ТК РФ: норма часов, суммированный учёт и сверхурочные

Учёт рабочего времени — обязанность каждого работодателя: по статье 91 ТК РФ нужно фиксировать время, фактически отработанное каждым работником. Если ежедневную или еженедельную продолжительность работы соблюсти нельзя, вводят суммированный учёт по статье 104 ТК РФ. Часы сверх нормы считаются сверхурочной работой, и для неё статья 99 ТК РФ устанавливает отдельные правила и лимиты.

Что такое учёт рабочего времени и кого он касается

Рабочее время — это время, в течение которого работник по правилам внутреннего трудового распорядка и условиям трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также другие периоды, которые закон относит к рабочему времени. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Обязанность вести учёт закреплена в статье 91 ТК РФ и касается любого работодателя — организации и индивидуального предпринимателя с наёмными работниками. Учитывается не плановое, а фактически отработанное время, причём отдельно по каждому работнику. Основной документ такого учёта — табель: в нём по дням отражается, сколько часов человек реально отработал.

Суммированный учёт может ввести индивидуальный предприниматель, организация в целом или работодатель для отдельных видов работ. Условие одно: по условиям производства (работы) для категории работников нельзя соблюсти установленную ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени. Пока такой необходимости нет, действует обычный учёт с недельной нормой.

Когда сотрудников много, а графики у них разные, табель удобнее вести в одной системе с кадровыми документами. Для этого компании переводят табель и кадровый учёт в электронный вид, чтобы данные о часах не терялись между таблицами.

Как организовать учёт рабочего времени: порядок действий

1. Определите режим работы. Продолжительность рабочего дня и недели закрепляется в правилах внутреннего трудового распорядка и трудовых договорах. Нормальная продолжительность — не более 40 часов в неделю.
2. Ведите учёт фактически отработанного времени. По каждому работнику фиксируйте, сколько он реально работал, а не только то, что стоит в графике.
3. Решите, нужен ли суммированный учёт. Если для категории работников нельзя соблюсти ежедневную или еженедельную продолжительность (сменная работа, неравномерная нагрузка), введите суммированный учёт в порядке, установленном правилами внутреннего трудового распорядка.
4. Выберите учётный период. Это может быть месяц, квартал или другой период, но не больше одного года. Для работников с вредными и (или) опасными условиями труда — не больше трёх месяцев, с оговоркой, приведённой в таблице ниже.
5. Определите норму часов за учётный период. Норма считается исходя из установленной для категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для тех, кто работает неполный день (смену) или неполную неделю, норма уменьшается соответственно.
6. Оформляйте сверхурочную работу. В случаях, перечисленных в статье 99 ТК РФ, привлекайте с письменного согласия работника; в других случаях дополнительно учитывайте мнение выборного органа первичной профсоюзной организации. Без согласия — только в исключительных ситуациях: предотвращение или устранение последствий катастрофы, аварии, стихийного бедствия, устранение нарушений в работе систем жизнеобеспечения и другие чрезвычайные обстоятельства из статьи 99.
7. Следите за лимитами переработок. Сверхурочная работа не должна превышать 4 часов в день и 120 часов в год, кроме случаев, предусмотренных ТК РФ. При суммированном учёте сверхурочными считаются часы сверх нормы учётного периода.

Перед привлечением к сверхурочной работе проверьте, к какой категории относится работник. Беременных женщин, работников до 18 лет и другие категории, указанные в ТК РФ и федеральных законах, привлекать к ней нельзя. Инвалидов, женщин с детьми до трёх лет, одиноких родителей и опекунов детей до 14 лет, родителей ребёнка до 14 лет при вахтовой работе другого родителя, работников с тремя и более детьми до 18 лет (пока младшему не исполнилось 14) можно привлекать только с письменного согласия и при отсутствии медицинского запрета. Их письменно знакомят с правом отказаться. Ограничения для подростков касаются и видов работ — о них в материале о перечне запрещённых работ для несовершеннолетних.

Предельные значения: учётный период и сверхурочные

Как появился расширенный лимит в 240 часов и какие ещё поправки к ТК РФ с ним связаны, разобрано в материале о новых правилах сверхурочной работы и отзыва из отпуска.

Пример из практики

Магазин работает без выходных, продавцы выходят по сменам. Длительность смен разная, и в одни недели у продавца получается больше часов, чем в другие, поэтому недельную норму соблюсти нельзя. Работодатель закрепляет суммированный учёт в правилах внутреннего трудового распорядка и выбирает учётный период — квартал.

Норму часов за квартал бухгалтер определяет исходя из 40-часовой рабочей недели. Для продавца, который по договору работает неполную неделю, норма уменьшается пропорционально. В табеле по каждому сотруднику отражаются фактически отработанные часы. В конце квартала фактические часы сравнивают с нормой: всё, что сверх неё отработано по инициативе работодателя, — сверхурочная работа. Чтобы не выйти за лимит, график следующего периода составляют с учётом уже накопленных переработок, а на дополнительные смены сверх графика заранее берут письменное согласие работников.

Частые ошибки при учёте рабочего времени

• Учёт по графику вместо факта. Табель повторяет плановое расписание, хотя статья 91 ТК РФ требует учитывать фактически отработанное время.
• Суммированный учёт без оснований и без закрепления. Его вводят, хотя ежедневную и еженедельную продолжительность соблюсти можно, или не прописывают порядок в правилах внутреннего трудового распорядка.
• Слишком длинный учётный период для вредных условий. Для таких работников предел — три месяца; увеличить его до года можно только соглашением и коллективным договором по сезонным и (или) технологическим причинам.
• Полная норма для работников на неполном времени. Норма за учётный период для них уменьшается соответственно, иначе переработки не видны.
• Переработки без согласия. Без письменного согласия сверхурочная работа допустима только в случаях, прямо перечисленных в статье 99 ТК РФ.
• Привлечение к сверхурочной работе запрещённых категорий — беременных, работников до 18 лет — или работников с особым статусом без письменного согласия и ознакомления с правом отказаться.
• Превышение лимитов. 4 часа в день и 120 часов в год контролируют по каждому работнику; лимит в 240 часов действует, только если он предусмотрен коллективным договором и (или) отраслевым соглашением.

При составлении графиков учитывайте региональные праздничные дни в соответствии с применимыми нормативными актами субъекта РФ. Подробнее — в материале о региональных праздниках.

Как это решается в СБИС

В СБИС кадровый электронный документооборот и управление персоналом собраны в одной системе: приказы, заявления и электронные трудовые договоры сотрудники подписывают в телефоне, а рядом ведутся кадровый учёт, табель и зарплата. Согласие на сверхурочную работу и приказ о ней оформляются в том же контуре, где ведётся табель. Сервисы подключаются по отдельности или комплектом, базовая настройка и обучение — бесплатно, пробный доступ к программе — 14 дней бесплатно. Специалисты «АйТи Северо-Запад» помогут вести табель учёта рабочего времени и кадровые документы в СБИС.