Кто составляет ЭТрН, что в ней указать и к какому моменту её оформить

Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза и по общему правилу составляется грузоотправителем — если договором перевозки не предусмотрено иное. Накладная формируется в виде электронной транспортной накладной, а готова она должна быть до того, как перевозчик примет груз: груз без накладной к перевозке не принимается. Готовый документ вместе со сведениями из него направляется в ГИС ЭПД через информационные системы электронных перевозочных документов.

Что такое ЭТрН и кого касается её оформление

ЭТрН — электронная транспортная накладная: документ оформляет перевозку груза и фиксирует передачу груза перевозчику, приёмку и выдачу получателю. Она входит в состав электронных перевозочных документов (ЭПД) — документов, которые сопровождают перемещение груза и оформлены в электронном виде. ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, куда такие документы направляются.

В оформлении участвуют грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и водитель. Обязанность составить накладную закреплена за грузоотправителем: по части 1 статьи 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором перевозки груза не предусмотрено иное. Это значит, что распределение роли составителя может быть изменено договором — и тогда ориентироваться нужно на его условия.

Та же норма в редакции Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ устанавливает, что транспортная накладная формируется в виде электронной транспортной накладной. Случаи, когда накладная оформляется на бумажном носителе, определяет федеральный орган исполнительной власти в сфере транспорта. Даже в этих случаях формирование ЭТрН не исключается, если такая возможность предусмотрена договором перевозки груза. Кого именно затрагивает переход и с какой даты — разобрано на странице о ЭТрН и обязанности перейти на электронные перевозочные документы.

Порядок оформления: шаги грузоотправителя и перевозчика

1. Определить по договору перевозки груза, кто составляет транспортную накладную. Общее правило — грузоотправитель; иное распределение возможно только если оно прямо предусмотрено договором.
2. Проверить, в какой форме оформляется документ для конкретной перевозки. По общему правилу это ЭТрН; бумажный носитель применяется в случаях, определённых федеральным органом в сфере транспорта, и даже тогда стороны могут договориться о формировании электронной накладной.
3. Сформировать накладную по установленной форме. Форма транспортной накладной и порядок её оформления или формирования установлены правилами перевозок грузов, а формат ЭТрН утверждается уполномоченным федеральным органом — это закреплено частью 2 статьи 8 Устава автомобильного транспорта в редакции Федерального закона от 02.07.2021 № 336-ФЗ. Тем же законом в устав введена статья 18.1 об электронных перевозочных документах.
4. Подготовить сопроводительные документы. Грузоотправитель в дополнение к накладной представляет документы, предусмотренные санитарными, таможенными, карантинными и иными правилами, а также сертификаты, паспорта качества, удостоверения и другие обязательные документы. Если такие документы или сведения о них содержатся в государственных информационных системах, вместо представления документов допускается указать в накладной их регистрационные номера (часть 4 статьи 8).
5. Завершить оформление до передачи груза. Часть 3 статьи 8 закона № 259-ФЗ: груз, на который не оформлена транспортная накладная, перевозчиком для перевозки не принимается. Исключение — груз, указанный в части 1 статьи 18 этого же закона.
6. Обеспечить направление документа и сведений из него в ГИС ЭПД. По части 1 статьи 18.1 в редакции Федерального закона от 06.03.2022 № 39-ФЗ электронные перевозочные документы формируются участниками информационного взаимодействия в предусмотренных случаях и подлежат направлению в государственную информационную систему. Обмен между участниками и направление в ГИС ЭПД идут через информационные системы электронных перевозочных документов (часть 2 статьи 18.1).
7. Учесть особенность подписания, когда грузополучатель — физическое лицо: электронный перевозочный документ допускается подписывать простой электронной подписью этого физического лица при условиях, указанных в части 1 статьи 18.1 закона № 259-ФЗ.

Кто, что и к какому сроку

Пример из практики

Производственная компания отгружает партию товара со склада и привлекает стороннего перевозчика. В договоре перевозки нет условия о том, что накладную составляет другая сторона, — значит, документ формирует грузоотправитель. Логист заранее, до подачи машины, готовит электронную транспортную накладную: вносит сведения о грузе, участниках перевозки и маршруте по установленной форме, а по части груза, на который нужны сертификаты и удостоверения, указывает их регистрационные номера, поскольку сведения есть в государственных информационных системах.

Когда машина приходит на склад, накладная уже оформлена, и перевозчик принимает груз. Документ и сведения из него уходят в ГИС ЭПД через информационную систему электронных перевозочных документов. Если бы накладную не успели оформить до приёмки, перевозчик не принял бы груз к перевозке, и отгрузку пришлось бы переносить.

Возможные ошибки при заполнении ЭТрН

• Оформление накладной после погрузки. Документ нужен к моменту приёмки груза перевозчиком, а не «по факту рейса»: без накладной груз к перевозке не принимается.
• Ставка на то, что накладную сделает перевозчик. Обязанность лежит на грузоотправителе, пока договор перевозки груза не предусматривает иное. Если роли распределены иначе, это условие должно быть в договоре.
• Игнорирование сопроводительных документов. Сертификаты, паспорта качества, удостоверения и документы по санитарным, таможенным и карантинным правилам нужны в дополнение к накладной; указывать вместо них регистрационные номера можно, только если сведения содержатся в государственных информационных системах.
• Отказ от электронной формы «по привычке». Бумажный носитель применяется в случаях, которые определяет федеральный орган в сфере транспорта, а не по усмотрению сторон. При этом и в таких случаях стороны могут предусмотреть ЭТрН договором.
• Формирование документа вне информационной системы ЭПД. Обмен электронными перевозочными документами и их направление в ГИС ЭПД идут через информационные системы электронных перевозочных документов — произвольный файл по электронной почте эту задачу не решает.
• Неверный выбор подписи. Требования к подписанию электронных перевозочных документов участниками закреплены в части 1 статьи 18.1 закона № 259-ФЗ, включая случай, когда грузополучатель — физическое лицо; средства электронной подписи применяются с учётом требований Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ.

Как это решается в СБИС

В сервисе транспортного ЭДО ЭПД оформляются без бумаги — от заявки до архива: электронная транспортная накладная, путевые листы и заказы-заявки подписываются в одном электронном процессе — водителем с телефона, диспетчером и механиком из кабинета. Есть QR-код для проверки ГИБДД, GPS-трекинг и фотофиксация груза, роуминг с другими операторами, интеграция с 1С и бесплатный API. Подключение — от 5 000 ₽ за 1 000 документов в год, тарифы от 1 000 до 50 000 документов в год, 30 документов бесплатно в первый месяц. Мы настроим оформление ЭТрН для грузоотправителя, перевозчика, экспедитора и ИП, свяжем сервис с учётной системой и обучим всех, кто участвует в рейсе.