Как подписать электронный документ: виды подписи и порядок

Электронный документ подписывают тем видом электронной подписи, который предусмотрен для него законодательством или соглашением участников электронного взаимодействия. Документ с квалифицированной электронной подписью признаётся равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью и может применяться в любых правоотношениях — кроме случаев, когда федеральные законы или принятые в соответствии с ними нормативные правовые акты требуют составить документ исключительно на бумажном носителе. Для простой и неквалифицированной подписи равнозначность возникает только в случаях, установленных нормативным правовым актом или соглашением сторон.

Что считается электронным документом и кого это касается

Электронный документ — это информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, в случаях, установленных законом или соглашением участников электронного взаимодействия. То есть сам файл без подписи не признаётся равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью: условия такой равнозначности зависят от вида подписи и основания, по которому она приравнивается к собственноручной.

Правила касаются всех участников электронного взаимодействия, которые подписывают такие документы: организаций и ИП, обменивающихся документами с контрагентами и госорганами, а также лиц и уполномоченных должностных лиц, изготовивших документ, когда по закону его должны подписывать несколько лиц. Общий механизм обмена и роль оператора описаны в отдельном материале — что такое ЭДО и как работает электронный документооборот.

Условия равнозначности установлены статьёй 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ. Для усиленной электронной подписи предусмотрено отдельное правило: ею может быть подписан электронный документ, признаваемый равнозначным бумажному, в том числе заверенному печатью, — при этом для такого признания могут устанавливаться дополнительные требования.

Порядок действий при подписании

1. Определить вид электронной подписи, предусмотренный для этого документа законодательством или соглашением участников электронного взаимодействия. От вида зависит, будет ли подписанный файл равнозначен бумажному оригиналу.
2. Если планируется простая или неквалифицированная подпись, проверить основание: есть ли нормативный правовой акт или соглашение сторон, по которому документ с такой подписью признаётся равнозначным бумажному. Без основания приравнивание не действует.
3. Убедиться, что такой нормативный акт или соглашение отвечает требованиям закона: для неквалифицированной подписи должен быть предусмотрен порядок проверки электронной подписи, для простой — соблюдены требования статьи 9 Федерального закона N 63-ФЗ.
4. Проверить, не требуется ли по федеральным законам или принятым в соответствии с ними нормативным правовым актам составить документ только на бумаге: в таком случае квалифицированная подпись собственноручную не заменяет.
5. Если законодательство предусматривает подписание документа несколькими лицами, обеспечить подписание всеми изготовившими документ лицами или уполномоченными должностными лицами — тем видом подписи, который установлен для такого документа (часть 3.1 статьи 6 закона N 63-ФЗ).
6. Когда документов несколько и они связаны между собой, можно подписать одной электронной подписью весь пакет. Каждый документ пакета считается подписанным той подписью, которой подписан пакет.
7. Подписать документ в системе ЭДО: в СБИС УПД, акт или договор формируют в самой системе либо загружают готовый файл из учётной системы.

Виды подписи и условия равнозначности бумажному документу

Пример из практики

Поставщик и покупатель договорились обмениваться первичными документами в электронном виде. Поставщик формирует универсальный передаточный документ, подписывает его квалифицированной электронной подписью и отправляет контрагенту через оператора — бумажный экземпляр при этом не требуется, поскольку документ признаётся равнозначным подписанному собственноручно.

Вместе с УПД в ту же отправку попадают связанные приложения. Их подписывают одной подписью как пакет: каждый входящий в пакет документ считается подписанным этой подписью. Исключение — вложенные документы, созданные и подписанные иными лицами: они остаются подписанными своими первоначальными создателями тем видом подписи, которым были подписаны при создании, независимо от подписи всего пакета.

Отдельная ситуация — внутренний документ, который по законодательству подписывают несколько лиц. Пока его не подписали все изготовившие документ лица или уполномоченные должностные лица, требование части 3.1 статьи 6 закона N 63-ФЗ не выполнено, и считать документ подписанным нельзя.

Частые ошибки

• Подписание простой подписью без основания. Простая и неквалифицированная подписи приравниваются к собственноручной только тогда, когда это установлено нормативным правовым актом или соглашением участников электронного взаимодействия.
• Соглашение без порядка проверки подписи. Для документов с неквалифицированной подписью акт или соглашение должны предусматривать, как подпись проверяется.
• Перевод в электронный вид документа, который требуется составить на бумаге. Если такое требование установлено федеральным законом или принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом, квалифицированная подпись собственноручную не заменит.
• Одна подпись вместо нескольких. Когда законодательство предусматривает подписание несколькими лицами, подписи всех изготовивших документ лиц или уполномоченных должностных лиц обязательны.
• Ожидание, что подпись пакета перекрывает чужие подписи. Документы, созданные и подписанные иными лицами, сохраняют свой первоначальный вид подписи.
• Передача подписи другому сотруднику. Последствия такой передачи разобраны в материале о том, кто отвечает за документы, если директор передал бухгалтеру свою КЭП.

Как это решается в СБИС

В СБИС УПД, акт или договор можно сформировать в самой системе либо загрузить готовый документ из учётной системы и подписать — от создания документа до подписи обеих сторон всё проходит в одной системе, а документы отправляются контрагентам и госорганам с юридической силой, без бумаги и курьеров. Мы подключим обмен подписанными документами с контрагентами, настроим роуминг с любым оператором сами, свяжем ЭДО с учётной системой и обучим сотрудников. Подключение от 3 000 ₽, обслуживание 2 300 ₽ в год, входящие документы — бесплатно, установка, настройка и обучение — бесплатно.