Как продлить электронную подпись руководителю, ИП и сотруднику: порядок действий

Продлить электронную подпись — значит добиться, чтобы у её владельца был действующий сертификат и чтобы новый сертификат работал во всех программах, где подписываются документы. Начинать нужно с даты окончания текущего сертификата и с вопроса, на кого он выдан: на руководителя, на ИП или на сотрудника. Что именно оформят взамен старого и какие документы для этого нужны, уточняйте в удостоверяющем центре до того, как срок истечёт.

Что такое срок действия подписи и кого касается замена сертификата

У каждого сертификата электронной подписи есть дата начала и дата окончания действия. Они записаны в самом сертификате и видны в его свойствах на компьютере или в программе, через которую подписываются документы. Пока срок не закончился, подписью можно пользоваться. Когда он подходит к концу, владельцу нужен сертификат с новым сроком — в поиске это и называют продлением.

Задача встаёт перед тремя группами владельцев:

• руководитель организации, который подписывает отчётность и документы компании;
• индивидуальный предприниматель, который подписывает документы сам за себя;
• сотрудник — бухгалтер, кадровик или другой работник, который подписывает документы от имени организации.

От того, чей это сертификат, зависит, кто подаёт заявку и какой пакет документов готовить. Для сотрудника, кроме самой подписи, имеет значение доверенность, по которой он действует от имени компании: её срок и данные тоже стоит проверять одновременно с сертификатом. Если вы не уверены, какой вид подписи у вас сейчас и подходит ли он для ваших задач, сначала разберитесь, чем квалифицированная подпись отличается от других видов.

Отдельно продумайте, где подпись используется. Если через неё компания или предприниматель сдаёт отчётность в ФНС и СФР через интернет, новый сертификат нужно не только получить, но и привязать к программе отчётности, иначе отправка отчётов остановится.

Пошаговый порядок: от проверки срока до работы с новым сертификатом

1. Проверьте дату окончания. Откройте свойства сертификата на компьютере или в программе, где вы подписываете документы, и запишите дату, до которой он действует.
2. Определите владельца. Зафиксируйте, на кого выдан сертификат: на руководителя, на ИП или на сотрудника. Это определит, кто будет заниматься заявкой.
3. Составьте список систем. Перечислите все программы и сайты, где используется эта подпись: отчётность, обмен документами с контрагентами, государственные порталы, отраслевые системы.
4. Обратитесь за новым сертификатом заранее. Свяжитесь с удостоверяющим центром, уточните порядок получения сертификата на новый срок и перечень документов. Не откладывайте на последние дни срока.
5. Проверьте доверенность сотрудника. Если подписывает сотрудник, посмотрите срок доверенности и сведения в ней, чтобы после замены сертификата полномочия не прервались.
6. Установите новый сертификат. Подготовьте рабочее место: носитель, программы и настройки браузера. Что для этого нужно на компьютере, описано в материале о настройке электронной подписи на ПК.
7. Обновите подпись во всех системах из списка. В каждой программе выберите новый сертификат и подпишите пробный документ или выполните вход. Для отчётности в СФР проверьте, какой сертификат нужен для отправки отчётов.
8. Уберите старый сертификат последним. Удаляйте его из программ и с компьютера только после того, как убедились, что новый работает везде.

Что делать в разных ситуациях

Пример из практики

Бухгалтер небольшой торговой компании при подготовке квартальной отчётности открыл свойства сертификата руководителя и увидел, что срок действия скоро закончится. Он не стал ждать последней недели: сразу сообщил руководителю, а сам составил список, где используется подпись, — программа отчётности, обмен документами с поставщиками и отраслевая система учёта.

Пока руководитель получал сертификат на новый срок, бухгалтер проверил доверенность сотрудника, который подписывает первичные документы, и убедился, что с ней всё в порядке. После получения нового сертификата его установили на компьютер, выбрали в каждой системе из списка и отправили пробные документы. Старый сертификат удалили только тогда, когда новый заработал во всех программах. Отчётность ушла вовремя, а обмен с поставщиками не прерывался.

Частые ошибки

• Ждать окончания срока. Если заниматься сертификатом в последний момент, любая задержка с документами или записью оставит компанию без подписи в разгар отчётного периода.
• Путать владельцев. Сертификат руководителя и сертификат сотрудника — разные сертификаты с разными сроками. Проверка одного ничего не говорит о другом.
• Забыть про доверенность. Новый сертификат сотрудника не решает задачу, если полномочия по доверенности закончились или в ней устаревшие данные.
• Обновить подпись не везде. Новый сертификат выбран в программе отчётности, но забыт в системе обмена документами или на отраслевом портале — и работа встаёт там, где её не ждали.
• Удалить старый сертификат слишком рано. Пока новый не проверен пробной подписью, старый лучше не трогать.
• Не проверить рабочее место. Новый носитель или новая версия программ требует настройки компьютера, без неё подпись может не определиться.

Как это решается в СБИС

Замену подписи можно передать специалистам «АйТи Северо-Запад» как услугу: мы подключаем электронную подпись и МЧД, настраиваем обмен и обучаем бухгалтера. По акции базовая настройка и обучение — бесплатно, остальные работы оплачиваются отдельно, а сопровождение действует весь срок лицензии, поэтому при смене сертификата руководителя, ИП или сотрудника вы обращаетесь к тем же специалистам. Чтобы настроить новую подпись для отправки отчётов, оставьте заявку на странице электронной отчётности СБИС — там же указаны актуальные условия подключения.