Как заполнить ЕФС-1: где отражают исполнителей по ГПХ и что проверить в договоре

ЕФС-1 — форма, через которую страхователи передают в СФР в том числе сведения о трудовой деятельности. Сведения об исполнителях по договорам ГПХ и договорам авторского заказа отражают в подразделе 1.1 подраздела 1. Перед заполнением прочитайте каждый такой договор: от его текста зависит, ставить ли с 1 сентября 2026 года специальные коды по взносам на травматизм или заполнять подраздел в обычном порядке.

Что такое ЕФС-1 и кому нужен подраздел 1.1

Через ЕФС-1 страхователь передаёт в Социальный фонд сведения о людях, которые на него работают, в том числе сведения о трудовой деятельности. Для исполнителей по договорам с физическими лицами отведён подраздел 1.1 подраздела 1. В нём отражают и тех, кто работает по гражданско-правовому договору (ГПХ), и авторов по договорам авторского заказа.

Эта часть формы нужна организациям и предпринимателям, которые привлекают физических лиц по договорам ГПХ или авторского заказа. Материал о том, кто сдаёт персонифицированные сведения и в какие сроки, посвящён отдельному отчёту в ФНС. Общий порядок отчётности в фонд собран в статье как сдавать отчётность в СФР в 2026 году.

При заполнении подраздела 1.1 по ГПХ участвуют два понятия:

• Договор ГПХ — гражданско-правовой договор с физическим лицом.
• Взносы на травматизм — страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Связь между ними такая: с 1 сентября 2026 года, если договор прямо обязывает заказчика платить взносы на травматизм, сведения по исполнителю отражают со специальными кодами. Если такого условия в договоре нет, специальные коды не применяют.

Порядок заполнения ЕФС-1 по исполнителям ГПХ

1. Составьте список договоров. Выпишите все действующие и заключённые за период договоры ГПХ и договоры авторского заказа с физическими лицами. Для каждого отметьте вид договора и исполнителя.
2. Откройте текст каждого договора. Найдите условие об обязанности заказчика уплачивать взносы на травматизм. Смотрите сам текст договора и его изменения, а не шаблон, по которому договор когда-то составляли.
3. Разделите договоры на две группы. В первой — договоры, где обязанность платить взносы на травматизм прямо предусмотрена. Во второй — договоры без такого условия.
4. Заполните подраздел 1.1 для первой группы со специальными кодами с 1 сентября 2026 года. Сами коды и сроки подачи разобраны в статье о сроках сдачи ЕФС-1 и кодах по ГПХ.
5. Заполните подраздел 1.1 для второй группы в обычном порядке. Оснований для специальных кодов здесь нет. Как отражать начало и окончание работ по ГПХ, описано в материале об отчётности по исполнителям ГПХ в подразделе 1.1.
6. Проверьте отчёт перед отправкой. Сверьте список исполнителей в форме со списком договоров: никто не должен потеряться, и у каждого должен стоять код своей группы.
7. Отправьте сведения и сохраните подтверждение приёма. Квитанцию храните вместе с отчётом и копиями договоров, на которых основаны коды.

Шаги 6 и 7 удобно выполнять в одном сервисе: отчёт можно заполнить вручную или загрузить из бухгалтерской программы, а затем проверить отчёт по алгоритмам госорганов до отправки и получить квитанцию о приёме.

Как выбрать порядок заполнения: варианты по видам договоров

О появлении кодов для взносов на травматизм по ГПХ есть отдельная новость о кодах ЕФС-1 для взносов на травматизм.

Пример из практики

Компания привлекает нескольких исполнителей: часть по договорам ГПХ на услуги, часть по договорам авторского заказа. Договоры составляли разные сотрудники в разное время, поэтому их формулировки отличаются.

Перед заполнением ЕФС-1 бухгалтер запрашивает у юриста подписанные экземпляры и дополнительные соглашения. В одном из договоров ГПХ есть пункт, по которому заказчик обязуется платить взносы на травматизм. В остальных договорах такого пункта нет, хотя в одном из них упомянута общая обязанность соблюдать требования охраны труда.

При заполнении сведений начиная с 1 сентября 2026 года бухгалтер ставит специальные коды только исполнителю, в чьём договоре обязанность платить взносы на травматизм записана прямо. Договор с упоминанием охраны труда он относит к обычному порядку: прямого условия о взносах там нет. Остальных исполнителей он отражает в подразделе 1.1 в обычном порядке. Список договоров с отметкой «есть условие / нет условия» сохраняется: по нему удобно готовить следующие отчёты и отвечать на вопросы фонда.

Возможные ошибки при заполнении подраздела 1.1

• Специальные коды всем исполнителям по ГПХ. С 1 сентября 2026 года коды применяют только тогда, когда обязанность заказчика платить взносы на травматизм прямо предусмотрена договором. Сам по себе договор ГПХ основанием для них не служит.
• Решение по шаблону, а не по подписанному договору. Шаблон мог измениться, а условие могли добавить или убрать дополнительным соглашением. Опирайтесь на текст, который подписали стороны.
• Косвенная формулировка вместо прямого условия. Общие слова об охране труда или безопасности работ не равны обязанности платить взносы на травматизм. Нужна прямая формулировка об уплате этих взносов.
• Забыли про договоры авторского заказа. Их тоже отражают в подразделе 1.1, и правило о специальных кодах для них такое же, как для ГПХ.
• Отправка без сверки. Если не сравнить отчёт со списком договоров, легко пропустить исполнителя или поставить код не той группы. Сверка занимает немного времени и снимает этот риск.

Исправление и отмена уже поданных сведений, а также ответственность за нарушения — отдельные темы, их стоит разбирать в специальных материалах.

Как это решается в СБИС

В сервисе электронной отчётности СБИС ЕФС-1 можно заполнить с подсказками или загрузить готовым из своей бухгалтерской программы. Система проверяет корректность формы и сама обновляет её, когда ведомство меняет формат. До отправки отчёт проходит камеральную проверку по алгоритмам госорганов, поэтому ошибки видно сразу, а не после отказа. Подписать и отправить сведения можно круглосуточно, даже в последний час срока, и получить квитанцию о приёме. Подключение — от 2 500 ₽ в год по акции, базовая настройка и обучение бесплатны. Чтобы сдать ЕФС-1 в СФР через интернет, оставьте заявку на странице продукта.