Как правильно заполнить РСВ, если в периоде были выплаты физлицам

Ненулевой расчёт по страховым взносам заполняют на основе учёта по каждому физическому лицу. Сначала собирают начисления и взносы по каждому человеку, затем переносят их в персональные сведения и итоговую часть расчёта и сверяют эти части между собой. Форму и формат берут в той редакции, которая действует за отчётный период. Их утверждает уполномоченный федеральный орган, поэтому версию нужно проверять перед каждой отчётной кампанией.

Что такое РСВ с начислениями и кого касается этот порядок

Расчёт по страховым взносам (РСВ) — отчёт, в котором плательщик показывает выплаты физическим лицам и начисленные с них страховые взносы. Ненулевым его называют, когда за период были начисления: зарплата сотрудникам, вознаграждения по договорам, другие выплаты физлицам. В этом случае в расчёте заполняются и сводные показатели по организации или ИП, и сведения о каждом человеке, которому начисляли выплаты.

Порядок ниже рассчитан на компании и предпринимателей с работниками. Если выплат за период не было или в штате только директор без зарплаты, правила другие — они собраны в материале о нулевом РСВ и обязанности его сдавать. РСВ не заменяет ежемесячный отчёт о выплатах по каждому человеку. Кто его сдаёт и когда, разобрано в статье о персонифицированных сведениях о физлицах. Данные обоих отчётов берутся из одного учёта, поэтому они должны совпадать.

Заполнить расчёт можно в учётной программе и затем выгрузить файл или сразу в сервисе отчётности. Важно другое: файл должен соответствовать действующему формату и пройти проверку до отправки.

Как заполнить РСВ по шагам

1. Определите отчётный период и проверьте форму. Убедитесь, что шаблон в программе соответствует редакции формы и формата, действующей за этот период. Шаблон прошлого года для нового периода без проверки не используйте.
2. Закройте зарплату за все месяцы периода. До заполнения расчёта должны быть проведены все начисления, перерасчёты, отпускные, больничные, премии и выплаты при увольнении. Если доначисление внести после сдачи, проверьте, влияет ли оно на ранее представленный расчёт и требуется ли его корректировка.
3. Соберите данные по каждому физическому лицу. По каждому человеку нужны начисленные суммы помесячно, суммы, которые в базу не входят, база для взносов и сами взносы. Этот учёт ведут персонально, и РСВ строится на нём.
4. Сверьте персональные данные. Фамилию, имя, отчество, СНИЛС, ИНН и дату рождения сверьте с кадровыми документами. Опечатка в персональных данных может стать причиной исправлений.
5. Заполните сведения о плательщике. Укажите реквизиты организации или ИП, период, налоговый орган и данные подписанта. При работе через сервис для представителя можно подключить МЧД.
6. Заполните сведения о физических лицах. Внесите данные по каждому человеку, которому в периоде начисляли выплаты: и по уволенным, и по принятым в течение периода.
7. Заполните итоговую часть. Итоговые суммы выплат, базы и взносов по плательщику должны складываться из сумм персональной части.
8. Сверьте итоги с учётом. Сравните суммы с оборотами по счетам расчётов по взносам и с суммами, которые показывали в течение периода в уведомлениях и платежах.
9. Проверьте и отправьте расчёт. Запустите форматно-логическую проверку, исправьте найденное, подпишите и отправьте файл. Сохраните квитанцию о приёме. Срок сдачи за нужный период смотрите в календаре отчётности бухгалтера.

Что сверить перед отправкой расчёта

Пример из практики

Небольшая торговая компания сдаёт расчёт за период, в котором один сотрудник уволился, а другой был принят. Бухгалтер формирует РСВ в зарплатной программе и выгружает файл. Проверка перед отправкой показывает, что итоговая сумма начисленных взносов не совпадает с суммой по сотрудникам.

Бухгалтер ищет причину и находит её: компенсацию за неиспользованный отпуск уволенному сотруднику провели в учёте уже после того, как сформировали расчёт. В итоговую часть сумма попала, потому что её поправили вручную, а в сведения по сотруднику — нет. Бухгалтер перезаполняет расчёт из актуальных данных, без ручных правок, ещё раз сверяет итоги с оборотами по счетам и отправляет файл. Уточнённый расчёт подавать не пришлось, потому что ошибку нашли до сдачи.

Частые ошибки при заполнении

• Устаревший шаблон. Расчёт заполнен по прошлой редакции формы или формата, потому что программу не обновили.
• Ручная правка итогов. Цифру исправили в итоговой части, а в сведениях по физлицу оставили прежнюю. Правильнее исправить учёт и сформировать расчёт заново.
• Пропущенные люди. В расчёт не попали уволенные в периоде сотрудники или исполнители по договорам, которым начисляли выплаты.
• Опечатки в персональных данных. Неверный СНИЛС, ИНН или старая фамилия после её смены.
• Расхождение с ежемесячными отчётами. Суммы по человеку в РСВ не совпадают с суммами, которые показывали в персонифицированных сведениях за те же месяцы.
• Отправка без проверки. Файл отправили в последний день без форматно-логического контроля, и на исправление не осталось времени.

Такие ошибки можно выявить при сверке до отправки. Если расчёт формируется в учётной программе, его удобно загрузить в сервис отчётности и проверить расчёт по алгоритмам инспекций до отправки. Так расхождения видны раньше, чем файл уйдёт в налоговый орган.

Как это решается в СБИС

В СБИС расчёт по страховым взносам можно заполнить в сервисе или загрузить готовый файл из своей бухгалтерской программы. Система проверяет корректность форм и сама обновляет их, когда ведомство меняет формат, поэтому вопрос устаревшего шаблона снимается. Камеральная проверка по алгоритмам госорганов проходит до отправки, а не после отказа. Подпись и отправка доступны круглосуточно, даже в последний час срока, с квитанцией о приёме. Подключение — от 2 500 ₽ в год по акции, базовая настройка и обучение — бесплатно. Тем, кто сейчас отчитывается у другого оператора, при переходе дают скидку до 50 %. Порядок подключения описан на странице, где можно сдать РСВ с проверкой и квитанцией о приёме.