Как исправить или отменить уже поданные сведения ЕФС-1

Ошибку в уже поданной ЕФС-1 исправляют через СФР: страхователь готовит корректирующие или отменяющие сведения по действующим правилам заполнения формы, проверяет их и отправляет, а затем сохраняет квитанцию о приёме. Удалить ошибочную запись в своей учётной программе недостаточно — для фонда значение имеют только отправленные сведения. Ниже описан порядок действий: от поиска ошибки до хранения подтверждений.

Что такое ЕФС-1 и кого касается исправление

ЕФС-1 — единая форма. В подразделе 1.1 подраздела 1 страхователи передают сведения о трудовой деятельности исполнителей по договорам гражданско-правового характера и договорам авторского заказа. Страхователь — организация или предприниматель, которые привлекают физлиц по таким договорам и обязаны подать сведения.

Вопрос исправления возникает у любого страхователя, который уже отправил сведения и после этого нашёл расхождение с договором: ошибку в данных исполнителя, в дате, в самом событии. Иногда событие вообще не наступило — например, договор так и не подписали, а сведения о начале работ уже ушли. Сроки сдачи формы и коды по договорам ГПХ разобраны в материале о сроках сдачи ЕФС-1 и кодах по ГПХ, а особенности отчётности по исполнителям — в статье про коды ЕФС-1 по договорам ГПХ. Здесь речь только о том, что делать с уже поданными сведениями.

Налоговые декларации исправляют по другим правилам и другой формой. Если ошибка в декларации, а не в сведениях для СФР, нужен материал о подаче уточнённой декларации.

Порядок действий: от ошибки до квитанции

1. Найдите исходную отправку. Поднимите ту форму, в которой ушли ошибочные сведения, и квитанцию о её приёме. Исправлять нужно конкретную запись по конкретному исполнителю, поэтому сначала точно установите, какая именно запись неверна.
2. Сверьте сведения с документами-основаниями. Возьмите договор ГПХ или авторского заказа, дополнительные соглашения, акты, документы исполнителя. Отметьте, что расходится: данные человека, дата, вид события или само событие, которого не было.
3. Определите вид исправления. Что подавать — корректирующую или отменяющую форму, — зависит от характера ошибки. Сверьте ситуацию с правилами заполнения ЕФС-1 и только после этого заполняйте форму с учётом этих правил.
4. Заполните форму с учётом применимых требований. При подготовке исправляющих сведений ориентируйтесь на правила заполнения ЕФС-1 и формат, доступный для отправки.
5. Проверьте форму до отправки. Сравните заполненные поля с документами из шага 2 и прогоните форму через проверку на ошибки формата и логики.
6. Подпишите и отправьте. Подписывает лицо с полномочиями на представление сведений от имени страхователя.
7. Сохраните квитанцию и свяжите её с исходной отправкой. В папке исполнителя должны лежать рядом первоначальная форма, исправляющая форма, обе квитанции и документ, из которого видно, почему понадобилось исправление.

Шаги 4 и 5 удобнее выполнять в сервисе, где формы обновляются под формат ведомства, а проверка идёт до отправки. Так можно проверить сведения ЕФС-1 до отправки в СФР и не отправлять форму повторно из-за технической ошибки.

Что сверять при разных видах ошибок

Таблица помогает понять, какие документы держать под рукой. Выбор между корректирующей и отменяющей формой в каждом случае делайте по действующим правилам заполнения ЕФС-1.

Пример из практики

Компания договорилась с исполнителем о разовой работе по договору ГПХ, бухгалтер заранее отправил сведения о начале работ. Через несколько дней исполнитель отказался, договор так и не подписали. Бухгалтер поднял отправленную форму и квитанцию, приложил к делу переписку об отказе и неподписанный экземпляр договора. Затем сверился с правилами заполнения ЕФС-1, определил вид исправляющих сведений и заполнил форму с учётом применимых требований.

Перед отправкой форма прошла проверку, после отправки пришла квитанция о приёме. Бухгалтер положил её в папку исполнителя рядом с первичной отправкой и документами об отказе. Если фонд задаст вопросы по этому исполнителю, вся история события восстанавливается по одной папке.

Ошибки при исправлении и отмене ЕФС-1

• Правка только в учётной программе. Запись удалили или изменили у себя, но в СФР ничего не отправили. Для фонда в этом случае остаются первоначальные сведения.
• Повторная отправка первичной формы вместо исправления. Если отправить те же сведения заново с другими данными, вместо одной исправленной записи получится путаница из нескольких.
• Исправление не той записи. При нескольких договорах с одним исполнителем легко поправить соседнюю запись. Сверяйте договор и дату события до заполнения формы.
• Старый шаблон формы. Форму копируют из прошлой отправки, хотя формат с тех пор мог измениться.
• Нет квитанции в деле. Без квитанции трудно подтвердить, что исправление отправлено и принято.
• Поспешная отмена. Отменяющую форму отправляют, не убедившись, что событие действительно не наступило. Потом приходится исправлять уже само исправление, и история записи усложняется.

Как это решается в СБИС

В сервисе электронной отчётности СБИС ИП и ООО отправляют отчёты в ФНС, СФР, Росстат и другие ведомства через интернет из одного окна: заполнение с подсказками, проверка по алгоритмам инспекций и отправка круглосуточно. Система проверяет корректность форм и сама обновляет их, когда ведомство меняет формат, а камеральная проверка по алгоритмам госорганов проходит до отправки, а не после отказа. Подпись и отправка доступны круглосуточно, даже в последний час срока, с квитанцией о приёме. Подпись сотрудника и МЧД входят в годовой тариф: их выпускают и регистрируют сами. Подключение — от 2 500 ₽ в год по акции, базовая настройка и обучение бесплатно, при переходе от другого оператора действует скидка до 50 %. Узнать, как исправить и отправить сведения ЕФС-1 в СФР онлайн, можно на странице сервиса.