Как проводят инвентаризацию активов и обязательств

Инвентаризация — это процедура, при которой выявляется фактическое наличие объектов учёта и сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учёта. Активы и обязательства подлежат инвентаризации, это прямое требование статьи 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Случаи, сроки, порядок проведения и перечень инвентаризируемых объектов организация определяет сама — кроме тех случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Что такое инвентаризация и кого она касается

Инвентаризация касается экономических субъектов, у которых есть активы и обязательства: и организаций, и предпринимателей, ведущих бухгалтерский учёт. Объект инвентаризации — не только товары и основные средства на складе и в офисе. Закон говорит об активах и обязательствах, то есть проверке подлежат и расчёты, задолженность и прочие учётные объекты, вошедшие в утверждённый перечень.

Суть процедуры в двух действиях. Сначала устанавливается фактическое наличие соответствующих объектов, затем это фактическое наличие сопоставляется с тем, что показывают регистры бухгалтерского учёта. Разница между фактом и учётными данными — это расхождение, и оно не остаётся просто записью в рабочих бумагах: выявленные расхождения подлежат регистрации в бухгалтерском учёте.

Важна оговорка части 3 статьи 11: самостоятельность организации в определении случаев и сроков ограничена обязательной инвентаризацией. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами. Поэтому внутренний регламент компании строится в два слоя: сначала учитываются обязательные случаи, затем добавляются собственные — те, которые организация считает нужными для контроля сохранности имущества и достоверности отчётности.

Порядок действий: от регламента до проводок

1. Определить в учётной политике или отдельном локальном документе случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации. Это делается для тех ситуаций, где обязательное проведение инвентаризации не предусмотрено.
2. Проверить, не относится ли предстоящая ситуация к обязательной инвентаризации: такие случаи устанавливаются законодательством, федеральными и отраслевыми стандартами, и свободы в выборе сроков здесь нет.
3. Зафиксировать дату, по состоянию на которую проводится инвентаризация. От неё зависит, к какому отчётному периоду будут отнесены результаты.
4. Выявить фактическое наличие объектов: пересчитать, измерить, описать, по расчётам и обязательствам — установить их фактическое состояние.
5. Сопоставить полученные данные с регистрами бухгалтерского учёта и выделить расхождения между фактом и учётом.
6. Зарегистрировать расхождения в бухгалтерском учёте — в том отчётном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

Кто что устанавливает

Таблица помогает не путать собственные решения организации с теми, которые за неё приняты нормативно.

Пример из практики

Торговая организация закрепила в учётной политике, что помимо обязательных случаев инвентаризация товарных остатков на складе проводится при смене материально ответственного лица и по графику, утверждённому руководителем. Перечень объектов в регламенте шире складских запасов: в него включены расчёты с поставщиками и покупателями.

При очередной проверке часть позиций по факту не совпала с остатками в регистрах: по одним товарам факт оказался меньше учётных данных, по другим — больше. Бухгалтерия не стала переносить разбор на следующий квартал. Дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация, относилась к закрываемому отчётному периоду, поэтому расхождения зарегистрировали в учёте именно этого периода. В результате отчётность отразила фактическое наличие объектов, а не прежние учётные цифры, и у руководителя появилось основание разбираться с причинами отклонений по конкретным позициям.

Частые ошибки

• Считать инвентаризацию делом только склада. Инвентаризации подлежат активы и обязательства, а значит, перечень объектов не ограничивается имуществом, которое можно пересчитать руками.
• Не закреплять порядок во внутренних документах. Случаи, сроки, порядок и перечень объектов организация определяет сама — если решение нигде не зафиксировано, процедура проводится стихийно и результат трудно защитить.
• Исходить из того, что все сроки на усмотрение компании. Самостоятельность не распространяется на обязательное проведение инвентаризации: такие случаи устанавливаются законодательством, федеральными и отраслевыми стандартами.
• Проводить пересчёт, но не сопоставлять с регистрами. Без сопоставления факта с учётными данными расхождения не выявляются, и смысл процедуры теряется.
• Отражать расхождения не в том периоде. Результаты относятся к отчётному периоду, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация, а не к дате, когда бухгалтерия закончила разбор.
• Оставлять расхождения без проводок. Выявленные отклонения между фактом и регистрами подлежат регистрации в бухгалтерском учёте.

Как это решается в СБИС

Результат инвентаризации в итоге упирается в состояние учёта: насколько регистры и складские остатки соответствуют тому, что есть в действительности, и попадают ли расхождения в нужный отчётный период. В СБИС бухгалтерский и налоговый учёт, зарплата, склад и отчётность собраны в одной программе для ИП и ООО на УСН, ОСНО, патенте и АУСН, работа идёт онлайн, тарифы — от 5 000 ₽ в год. Мы подключим, настроим, перенесём данные из вашей программы и обучим бухгалтера; базовая настройка и обучение — бесплатно, есть доступ к базовым функциям на 14 дней. Если нужно привести учёт складских остатков и расчётов в порядок до проверки, посмотрите, как устроена онлайн-бухгалтерия с учётом склада и отчётностью, включая перенос данных и настройку плана счетов под ваш учёт.