Как подписываются титулы ЭТрН и кто участвует в обмене

Электронную транспортную накладную подписывают участники информационного взаимодействия — стороны перевозки, которые формируют и обмениваются электронными перевозочными документами. По статье 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ такие документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, а для физических лиц предусмотрены отдельные варианты подписи. Подписанный документ направляется в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), а обмен между сторонами идёт через информационные системы электронных перевозочных документов.

В практике перевозок «титулами» могут называть отдельные части накладной, которые заполняют и заверяют участники рейса в зависимости от своей роли. Ниже — какие правила подписания и обмена установлены законом и что это означает для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.

Что такое титулы ЭТрН и кого касается подписание

Электронные перевозочные документы — это документы, которые участники информационного взаимодействия формируют в предусмотренных случаях, подписывают электронной подписью и направляют в ГИС ЭПД. Требование формировать их применяется в случаях, предусмотренных Федеральным законом № 259-ФЗ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области транспорта, — то есть не любая перевозка автоматически попадает под электронный формат.

Круг тех, кто подписывает документ, определяется составом участников информационного взаимодействия по конкретному рейсу: сторона, передающая груз, сторона, которая его перевозит, и сторона, принимающая груз. Отдельно закон выделяет грузополучателя — физическое лицо: для него предусмотрена возможность подписать документ простой электронной подписью. Свои обязанности по статье 18.1 есть и у оператора информационной системы электронных перевозочных документов — в том числе требования к средствам электронной подписи, установленные пунктом 2 части 5 статьи 8 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Сама статья 18.1 введена Федеральным законом от 02.07.2021 № 336-ФЗ. Затем нормы о формировании и направлении документов действовали в редакции Федерального закона от 08.08.2024 № 288-ФЗ, а правила подписания и обмена — в редакции Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Отдельные положения статьи применяются в редакции Федерального закона от 06.03.2022 № 39-ФЗ, которым один из пунктов утратил силу с 1 сентября 2022 года. Кому и с какого момента предстоит переход на электронную накладную, подробно разобрано в материале что такое ЭТрН и кто обязан перейти.

Порядок подписания ЭТрН: шаги

1. Определить, что перевозка относится к случаям, когда электронный перевозочный документ формируется: такие случаи предусмотрены Федеральным законом № 259-ФЗ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области транспорта.
2. Сформировать электронный перевозочный документ в информационной системе электронных перевозочных документов.
3. Подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью участника информационного взаимодействия либо усиленной неквалифицированной электронной подписью физического лица — при условиях, указанных в статье 18.1.
4. Если грузополучатель — физическое лицо, принять его подпись: допускается простая электронная подпись, если ключ получен при личной явке по правилам, установленным Правительством Российской Федерации.
5. Направить подписанный документ в государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
6. Продолжить обмен документами и сведениями между участниками информационного взаимодействия посредством информационных систем электронных перевозочных документов.

Технически шаги выполняются в системе транспортного ЭДО: подписание доступно и водителю с телефона, и диспетчеру с механиком из кабинета — подробнее на странице электронных перевозочных документов.

Какая подпись нужна каждой стороне

Пример из практики

Транспортная компания выполняет рейс по договору с производственным предприятием: груз забирают со склада отправителя и доставляют на склад получателя. Электронная накладная формируется в информационной системе электронных перевозочных документов; отправитель заверяет свою часть усиленной квалифицированной электронной подписью, перевозчик — своей, приёмку груза подтверждает получатель. Документ направляется в ГИС ЭПД, а обмен сведениями между сторонами идёт через информационные системы электронных перевозочных документов.

Отдельный случай — доставка груза физическому лицу. Здесь получатель может подписать документ простой электронной подписью, но только если ключ такой подписи он получил при личной явке по установленным Правительством Российской Федерации правилам. Если это условие не выполнено, подписание в таком виде не применяется, и стороне нужно заранее определить, какой подписью будет заверяться приёмка.

Частые ошибки

• Подписание не той подписью. Общее правило для участников информационного взаимодействия — усиленная квалифицированная электронная подпись. Усиленная неквалифицированная подпись физического лица применяется только в установленном Правительством РФ порядке и при выполнении требований к защите информации.
• Простая подпись физлица «по умолчанию». Её допустимость связана с условием получения ключа при личной явке — без этого условия вариант не работает.
• Документ подписан, но не направлен в ГИС ЭПД. Электронные перевозочные документы подлежат направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов, а не только обмену между сторонами.
• Обмен вне информационных систем ЭПД. Обмен документами и сведениями между участниками осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов.
• Электронный формат применяют без проверки оснований или игнорируют требование. Формирование документов требуется в случаях, предусмотренных Федеральным законом № 259-ФЗ, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами в области транспорта, — эти случаи стоит проверить по своему виду перевозок. Само по себе отсутствие обязанности не исключает возможности использования электронного формата.
• Не определены роли внутри компании. Заранее решите, кто именно из сотрудников заверяет документ на погрузке, в рейсе и при приёмке, и какими подписями они обеспечены.

Как это решается в СБИС

В СБИС оформление и подписание ЭТрН всеми участниками рейса собрано в один электронный процесс: электронная транспортная накладная, путевые листы и заказы-заявки подписываются водителем с телефона, диспетчером и механиком — из кабинета. Есть обмен ЭТрН и другими транспортными документами, роуминг с другими операторами и бесплатный API, подпись с телефона водителя, QR-код для проверки ГИБДД, GPS-трекинг и фотофиксация груза, интеграция с 1С. Подключение — от 5 000 ₽ за 1 000 документов в год, тарифы от 1 000 до 50 000 документов в год, 30 документов бесплатно в первый месяц. Специалисты «АйТи Северо-Запад» подключат ЭТрН грузоотправителю, перевозчику, экспедитору и ИП, свяжут сервис с учётной системой и обучат всех, кто участвует в рейсе.