Через кого электронные перевозочные документы попадают в ГИС ЭПД

Электронные перевозочные документы не передаются в государственную систему напрямую от грузоотправителя или перевозчика. Обмен документами между участниками перевозки и их направление в ГИС ЭПД идут через информационную систему электронных перевозочных документов, которой управляет оператор ИС ЭПД — юридическое лицо, обязанное обрабатывать такие документы и передавать их в государственную систему. Требования к операторам и порядок работы с ЭПД установлены статьёй 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Что такое ИС ЭПД и кого это касается

Электронные перевозочные документы — это документы, которые участники информационного взаимодействия формируют в случаях, предусмотренных законодательством в области транспорта, и направляют в ГИС ЭПД. Сама ГИС ЭПД — государственная информационная система, куда попадают такие документы и сведения из них.

Между этими двумя звеньями находится ИС ЭПД — система, посредством которой участники обмениваются документами и направляют их в государственную систему. Оператор ИС ЭПД отвечает за обработку документов и их передачу в ГИС ЭПД через единую систему межведомственного электронного взаимодействия.

Роль оператора важна всем, кто формирует и подписывает ЭПД: грузоотправителям, перевозчикам, экспедиторам, в том числе индивидуальным предпринимателям. Ключевой документ автомобильной перевозки — электронная транспортная накладная, которая оформляет перевозку груза и фиксирует его передачу перевозчику, приёмку и выдачу получателю. Кого и с какой даты касается переход на ЭТрН, подробно разобрано в материале что такое ЭТрН и кто обязан перейти.

Как документ проходит путь от склада до государственной системы

1. Участники информационного взаимодействия формируют ЭПД в тех случаях, которые предусмотрены законодательством в области транспорта.
2. Документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью либо, в установленных законом случаях, усиленной неквалифицированной электронной подписью физического лица.
3. Если грузополучатель — физическое лицо, допускается подписание ЭПД простой электронной подписью этого физического лица при условиях, указанных в законе.
4. Обмен подписанными документами между участниками перевозки идёт через ИС ЭПД.
5. Оператор ИС ЭПД обеспечивает круглосуточную обработку документов и направляет их в ГИС ЭПД посредством единой системы межведомственного электронного взаимодействия. Такое направление документов и сведений из них не признаётся нарушением конфиденциальности.
6. Порядок обмена, направления документов и их предъявления из ГИС ЭПД устанавливает Правительство Российской Федерации.

Требования закона к оператору ИС ЭПД

Статья 18.1 закона № 259-ФЗ описывает и статус оператора, и его обязанности. Сводка основных требований:

Отдельно отметим, что пункт 11 части 4 статьи 18.1 утратил силу с 1 сентября 2022 года, поэтому при чтении старых разъяснений стоит сверяться с актуальной редакцией статьи.

На что смотреть при выборе сервиса

Требования закона одинаковы для всех операторов, поэтому выбор для компании сводится к тому, как система встраивается в её работу. Практические ориентиры:

• Роуминг. Контрагенты по перевозке нередко работают через разных операторов, и обмен между системами должен идти без ручных пересылок.
• Связка с учётной системой. Накладная создаётся из данных о заказе и отгрузке, поэтому нужны интеграция с учётной программой и открытый программный интерфейс.
• Подписание в рейсе. Водитель подписывает документ не в офисе, значит нужна возможность подписи с телефона.
• Поддержка. Перевозки идут круглосуточно, и вопрос по документу может возникнуть ночью или в выходной.
• Обучение участников. С накладной работают логист, кладовщик, водитель и получатель — каждому нужно понимать свои действия.

Пример из практики

Компания-грузоотправитель заключила договоры с несколькими перевозчиками. Один из них уже оформлял электронные накладные через свою информационную систему, второй работал на бумаге, третий подключался впервые. Грузоотправитель выбрал оператора, через которого шёл обмен с системой первого перевозчика, и в результате не пришлось вести две параллельные схемы документооборота: накладные по всем рейсам формировались в одном интерфейсе и оттуда уходили в ГИС ЭПД.

Второй момент, который проявился на первых же рейсах, — подписание в дороге. Пока водители подписывали документы только на территории склада, часть рейсов «зависала» до возвращения машины. После перехода на подпись с телефона закрытие документов перестало зависеть от того, когда водитель приедет в офис.

Частые ошибки

• Считать, что документ можно отправить прямо в ГИС ЭПД. Обмен и направление документов идут через ИС ЭПД, минуя оператора это сделать нельзя.
• Выбирать сервис, не выяснив, как организован обмен с системами контрагентов. Если перевозчик и грузополучатель работают через другие системы, отсутствие роуминга может осложнить обмен документами между ними.
• Ограничиваться настройкой у одного участника. ЭПД подписывают несколько сторон, и каждой нужны доступ и понятный порядок действий.
• Не проверять вид подписи. Для ЭПД предусмотрены усиленная квалифицированная подпись и, в установленных законом случаях, усиленная неквалифицированная подпись физического лица; простая подпись допускается только для грузополучателя — физического лица при указанных в законе условиях.
• Опираться на устаревшую редакцию статьи 18.1, часть норм которой уже не действует.

Как это решается в СБИС

В СБИС электронные перевозочные документы оформляются в одном сервисе: доступны роуминг с другими операторами и бесплатный API, интеграция с 1С, подпись с телефона водителя, GPS-трекинг и фотофиксация груза, техподдержка работает 24/7. Мы настроим обмен электронными транспортными накладными грузоотправителю, перевозчику, экспедитору и ИП, свяжем сервис с учётной системой и обучим всех, кто участвует в рейсе. Подключение — от 5 000 ₽ за 1 000 документов в год, тарифы рассчитаны на объём от 1 000 до 50 000 документов в год, в первый месяц 30 документов бесплатно.