Как оформлять первичные учётные документы по закону

Первичный учётный документ — это документ, которым оформляется факт хозяйственной жизни: свершившееся событие, сделка или операция. Правила для таких документов установлены статьёй 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом, у документа есть обязательные реквизиты, а его формы определяет руководитель. Составить документ нужно при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончания.

Что это такое и кого касается

Закон связывает первичный документ не с видом бумаги, а с событием: произошёл факт хозяйственной жизни — должен появиться документ, который его фиксирует. Обратное правило так же строго: не допускается принимать к бухгалтерскому учёту документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Эта формулировка появилась в редакции Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ, которым был уточнён ряд положений статьи 9.

Требования касаются экономических субъектов и их работников. Внутри организации роли распределяются так:

• лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных документов для регистрации данных в регистрах бухгалтерского учёта и достоверность этих данных;
• лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта, а также лицо, с которым заключён договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учёта, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни;
• письменные требования главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение учёта, либо лица, с которым заключён договор об оказании таких услуг, касающиеся порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни и представления документов и сведений, обязательны для всех работников экономического субъекта. Это правило действует в редакции Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ и от 26.07.2019 N 247-ФЗ.

Отдельная оговорка — для организаций бюджетной сферы: формы первичных учётных документов для них устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации, а не решением руководителя.

Порядок работы с первичным документом: по шагам

1. Определить факт хозяйственной жизни, который требует оформления, и ответственное за его оформление лицо.
2. Выбрать форму документа из тех, что утверждены в организации. Формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта.
3. Составить документ при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончания.
4. Заполнить все обязательные реквизиты, включая должности и подписи ответственных лиц с фамилиями и инициалами либо иными реквизитами, необходимыми для идентификации.
5. Выбрать носитель: документ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
6. Передать документ для регистрации содержащихся в нём данных в регистрах бухгалтерского учёта.
7. Если нужно исправление — внести его с указанием даты исправления и подписями лиц, составивших документ, с идентифицирующими реквизитами. Исправления допускаются, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учёта.
8. Если законодательством или договором предусмотрено представление документа другому лицу или в государственный орган на бумаге, по требованию такого лица или органа изготовить бумажные копии электронного документа за свой счёт.

Отдельно урегулирован случай изъятия: если первичные учётные документы, в том числе электронные, изымаются в соответствии с законодательством, в документы бухгалтерского учёта включаются копии изъятых документов, изготовленные в установленном порядке.

Обязательные реквизиты первичного документа

Пример из практики

Работы по договору закончились в последний день месяца, но акт у заказчика подписали позже, когда документ уже дошёл до бухгалтерии курьером. Закон требует составлять первичный документ при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончания, и возлагает обязанность своевременной передачи документов на лицо, ответственное за оформление факта. При этом статья 9 регулирует сроки составления и передачи первичного документа, но не устанавливает период признания работ в учёте.

Выход, который организации закрепляют в регламенте, — внутренние сроки передачи документов и письменные требования главного бухгалтера к работникам о порядке документального оформления: такие требования обязательны для всех работников экономического субъекта. Если выяснилось, что в подписанном акте неверно указана величина измерения, документ исправляют с датой исправления и подписями составивших его лиц, а не переписывают молча.

Частые ошибки

• Документ оформлен без одного из обязательных реквизитов — например, без должности ответственного лица или без единиц измерения.
• Формы первичных документов применяются по привычке, но не утверждены руководителем по представлению лица, на которое возложено ведение учёта.
• Электронный документ сформирован, но не подписан электронной подписью — закон допускает электронный первичный документ только с подписью.
• Исправление внесено без даты и подписей лиц, составивших документ.
• К учёту принимают документы по операциям, которых не было: это прямо не допускается, включая документы по мнимым и притворным сделкам.
• Бумажную копию электронного документа отказываются изготавливать по требованию контрагента или госоргана, хотя представление на бумаге предусмотрено законодательством или договором.
• Документы собирают, но не продумывают их дальнейшее хранение, хотя хранению документов бухгалтерского учёта посвящена статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ. Вопросы административной ответственности в сфере учёта относятся к КоАП РФ от 30.12.2001 N 195-ФЗ, поэтому конкретные составы и размеры санкций проверяют по действующей редакции кодекса.

Как это решается в СБИС

Чтобы первичные документы не терялись между подразделениями и сразу попадали в регистры учёта, удобнее вести их в той же программе, где формируются проводки и отчётность. В СБИС бухгалтерский и налоговый учёт, зарплата, склад и отчётность ведутся в одной программе, без выгрузок между системами, формы документов настраиваются под учётную политику организации, а первичку можно оформлять и подписывать электронной подписью. Мы как сертифицированный партнёр СБИС поможем навести порядок в первичных документах и учёте: перенесём данные из вашей программы и настроим план счетов под ваш учёт. Подключение — от 5 000 ₽, 5 000 ₽ в год; установка, настройка и обучение — бесплатно. Подробные условия и состав работ описаны на странице онлайн-бухгалтерии для ИП и ООО.