Кто обязан оформлять путевой лист электронно и чем он отличается от накладной

Путевой лист допускается оформлять двумя способами — на бумажном носителе либо как электронный документ. Обязанности перейти исключительно на электронную форму нет: такой выбор оставлен за перевозчиком статьёй 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ и приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390. Отдельно от путевого листа стоит транспортная накладная, заказ и заявка на перевозку: по Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ с 1 сентября 2026 года они оформляются в электронном виде.

Что представляет собой путевой лист и кого тема затрагивает

Путевой лист — документ со сведениями о перевозке, транспортном средстве, водителе и маршруте. На его основании подтверждают производственный характер поездки и ведут учёт расходов на топливо. Состав сведений и порядок оформления закреплены приказом Минтранса № 390, и там же зафиксирована возможность вести документ на бумаге или в электронной форме.

Электронный путевой лист — тот же документ, но в виде файла. Принципиальное отличие одно: сформированный в электронном виде путевой лист подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Для бумажного варианта такого требования не установлено. Бумажный путевой лист не теряет силу и не нуждается в обязательном дублировании электронным.

Разъяснение Минтранса о форме путевого листа адресовано организациям и индивидуальным предпринимателям, занятым грузоперевозками. Более широкий круг участников затрагивает тема электронных перевозочных документов в целом: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и водителей, а также поставщиков и их контрагентов, бухгалтерию и логистов.

Путевой лист и ЭТрН — не одно и то же

Путаница между двумя документами возникает из-за того, что оба относятся к перевозке. Но задачи у них разные. Электронная транспортная накладная (ЭТрН) оформляет перевозку груза и фиксирует его передачу перевозчику, приёмку и выдачу получателю. Путевой лист описывает рейс: машину, водителя, маршрут. Рядом с ЭТрН применяется электронный заказ-заявка (ЭЗЗ), который закрепляет условия будущей перевозки и договорённости сторон; к экспедиторским документам относится, в частности, складская расписка, если она требуется. Подробнее о составе и участниках обмена — в материале что такое электронная транспортная накладная.

Формирование, подписание и обмен электронными перевозочными документами, а также их направление в ГИС ЭПД регулирует статья 18.1 Федерального закона № 259-ФЗ. Сама статья появилась благодаря Федеральному закону от 02.07.2021 № 336-ФЗ, её отдельные положения применяются в редакциях Федерального закона от 06.03.2022 № 39-ФЗ (часть 1 и пункт 2 части 4) и Федерального закона от 08.08.2024 № 288-ФЗ (пункт 1 части 1). Эта же статья определяет, какие электронные подписи используют участники обмена.

Порядок действий: от выбора формы до архива

1. Разделить документы по обязательности. Транспортная накладная, заказ и заявка переводятся в электронный вид с 1 сентября 2026 года; для путевого листа форма остаётся предметом собственного решения перевозчика.
2. Зафиксировать выбранную форму путевого листа — бумажный носитель или электронный документ — и отразить её во внутреннем порядке работы с рейсовой документацией.
3. Если организация остаётся на бумаге, сохранить привычные процедуры: нумерацию, выдачу водителю, возврат листа с отметками, хранение и подшивку.
4. Если выбран электронный документ, выстроить процесс вокруг трёх операций: формирование файла, подписание и передача сведений в ГИС ЭПД.
5. Для прямой перевозки: грузоотправитель формирует ЭТрН, вносит данные о грузе и грузополучателе, подписывает документ и направляет перевозчику.
6. Перевозчик сверяет данные накладной, подписывает её и принимает груз к перевозке.
7. Грузополучатель отражает фактическую приёмку — дату и результат, то есть количество и состояние груза, — и ставит свою подпись.
8. Перевозчик подписывает финальный статус, подтверждая, что перевозка завершена.
9. Если перевозку организует экспедитор, заказчик направляет ему поручение с указанием груза, маршрута и грузополучателя; экспедитор оформляет ЭТрН, вносит перевозчика и грузополучателя, проверяет данные и передаёт документ перевозчику.
10. Далее цепочка повторяется: перевозчик подписывает накладную и принимает груз, грузополучатель фиксирует приёмку, а экспедитор собирает финальные статусы всех участников — на этом документооборот по перевозке закрыт.

Нормы и даты в одной таблице

Пример из практики

Транспортная компания готовится к переходу на электронные перевозочные документы и сначала решает, что делать с путевыми листами. Логист предлагает переводить в электронный вид всё сразу, бухгалтерия опасается, что бумажные листы за прошлые рейсы окажутся негодными. Разбор норм снимает оба вопроса: накладные, заказы и заявки компания обязана перевести в электронную форму к установленному сроку, а путевой лист она вправе оставить на бумаге — и уже оформленные листы остаются действительными без дублирования.

Компания принимает промежуточное решение: электронный контур строит вокруг ЭТрН и заказов-заявок, где обязанность прямая, а путевые листы переводит в электронный вид позже, отдельным этапом. При этом заранее учитывает, что после перехода каждый электронный путевой лист будет уходить в ГИС ЭПД, и заранее определяет, кто в организации отвечает за корректность передаваемых сведений.

Частые ошибки

• Считать путевой лист и накладную одним документом. Требование об электронной форме с 1 сентября 2026 года относится к транспортной накладной, заказу и заявке, а не к путевому листу.
• Спешно списывать бумажные путевые листы. Бумажная форма прямо предусмотрена законом и приказом Минтранса, недействительной она не становится.
• Дублировать один и тот же путевой лист на бумаге и в электронном виде «для надёжности». Обязательного дублирования нормы не требуют, а лишние копии усложняют хранение.
• Формировать электронный путевой лист, но не передавать его в ГИС ЭПД. Направление документа в систему — неотъемлемая часть именно электронного формата.
• Планировать переход без учёта схемы перевозки. Порядок оформления ЭТрН при прямой перевозке и при работе через экспедитора различается составом шагов и участников.
• Не определять заранее вид подписи для каждого участника. Требования к подписям закреплены статьёй 18.1, включая отдельный случай для грузополучателя — физического лица.

Как это решается в СБИС

Чтобы перевести перевозочные документы в электронный вид, в СБИС ЭТрН, путевые листы и заказы-заявки оформляются и подписываются в одном электронном процессе: водителем с телефона, диспетчером и механиком из кабинета. Документы сами уходят в государственную систему ЭПД, отдельно ничего выгружать не нужно, а подписанная накладная сразу попадает в электронный архив и хранится там 5 лет. Доступны обмен ЭТрН и другими транспортными документами, роуминг с другими операторами и бесплатный API, подпись с телефона водителя, QR-код для проверки ГИБДД, GPS-трекинг и фотофиксация груза, интеграция с 1С. Решение соответствует законодательству РФ, его уже используют более 1 000 компаний. Подключение — от 5 000 ₽ за 1 000 документов в год, тарифы от 1 000 до 50 000 документов в год, 30 документов бесплатно в первый месяц. Специалисты «АйТи Северо-Запад» подключат сервис, свяжут его с учётной системой и обучат работе с ЭТрН всех участников рейса: работаем удалённо по всей России, с выездом в Санкт-Петербурге и Москве, техподдержка 24/7, офис и заявки — Пн–Пт с 10:00 до 18:00.