Как отправить УПД через ЭДО и не получить отказ контрагента

Универсальный передаточный документ передаётся контрагенту через оператора ЭДО по той же схеме, что акт или договор: документ формируется или загружается из учётной системы, подписывается электронной подписью и уходит получателю по защищённому каналу — включая случай, когда контрагент обслуживается у другого оператора. Подписанный обеими сторонами УПД остаётся в системе у каждого участника обмена и равен бумажному оригиналу. Вопросы могут вызывать не сама отправка, а дополнительные реквизиты и номер формата, который иногда указывают по памяти.

Что такое УПД в ЭДО и кого это касается

УПД — универсальный передаточный документ, один из документов, которыми компании и ИП обмениваются с контрагентами и госорганами в электронном виде. Равнозначность электронного документа бумажному с собственноручной подписью и виды электронных подписей установлены Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Как первичный учётный документ УПД подчиняется требованиям статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а обязанность хранить документы бухгалтерского учёта закреплена статьёй 29 того же закона.

Тема затрагивает всех, кто передаёт контрагентам УПД, акты и договоры: продавца, который выставляет документ, покупателя, который его принимает или отклоняет, и бухгалтерию, оформляющую УПД с дополнительными сведениями. Отдельная ситуация — контрагент у другого оператора или вовсе не подключённый к обмену: в первом случае нужен роуминг, во втором — приглашение к обмену. Общий механизм передачи описан на странице об электронном документообороте и его участниках, здесь разбираем именно УПД.

Ещё одно разграничение: ЭДО — это обмен с внешними сторонами, а согласование документов внутри организации к нему не относится, даже если оно тоже идёт в электронном виде.

Порядок отправки УПД: шаги

1. Сформировать УПД в системе ЭДО либо загрузить готовый документ из учётной системы.
2. Проверить состав сведений, включая дополнительные реквизиты, если организация их использует: корректность и полнота их оформления — обязанность самой организации.
3. Подписать документ электронной подписью.
4. Отправить документ по защищённому каналу — в том числе контрагенту, который обслуживается у другого оператора; для этого заранее настраивается роуминг.
5. Дождаться реакции получателя: контрагент открывает документ и подписывает его электронной подписью либо отклоняет с указанием причины.
6. Если документ отклонён, прочитать указанную причину, устранить расхождение и направить документ заново.
7. После подписи обеих сторон документ остаётся в системе у каждой стороны и доступен для поиска и хранения.

Если пакет содержит персональные данные и закрытые сведения, его шифрование опирается на требования 149-ФЗ и 152-ФЗ — это относится к передаче документа по каналу оператора, а не к содержанию УПД.

Нормы и даты, которые стоит держать под рукой

Утверждённые формы УПД и УКД допускают дополнительные реквизиты, а необходимые данные налогоплательщик добавляет самостоятельно. ФНС сообщила, что не планирует вносить изменения в утверждённые формы УПД и УКД. Подробнее об этом — в разборе дополнительных реквизитов УПД и УКД по разъяснению ФНС.

Пример из практики

Поставщик перешёл на электронные УПД и первое время отправлял документы только тем покупателям, которые обслуживались у того же оператора. Остальным продолжал возить бумагу курьером, считая, что иначе документ не дойдёт. После настройки роуминга те же УПД стали уходить контрагентам у других операторов по защищённому каналу, а подписанные экземпляры — оставаться в системе с обеих сторон.

Вторая часть истории касается реквизитов. Бухгалтерия добавляла в УПД собственные сведения — ссылку на условия поставки и внутренний код объекта. Один из покупателей отклонил документ с указанием причины: часть добавленных данных не совпадала с договором. Сверка формулировок и повторная отправка закрыли вопрос, но урок остался: дополнительные сведения организация заполняет сама и сама отвечает за их корректность, а ошибки здесь могут повлечь споры с налоговыми органами.

Частые ошибки при работе с электронным УПД

• Номер формата указывают по памяти. Версии форматов и требования к ним обновляются, поэтому актуальный номер нужно сверять с действующим разъяснением ФНС и настройками оператора, а не с прошлогодней инструкцией внутри компании.
• Дополнительные реквизиты вносят без сверки с договором. Формы УПД и УКД позволяют добавить сведения, но заполняет и проверяет их организация; расхождения с договором дают контрагенту повод отклонить документ, а налоговому органу — задать вопросы.
• Ожидают изменения самой формы документа. ФНС сообщила, что не планирует вносить изменения в утверждённые формы УПД и УКД.
• Считают, что обмен возможен только внутри одного оператора. Для контрагента у другого оператора работает роуминг, его достаточно настроить один раз.
• Игнорируют причину отклонения. Получатель отклоняет документ с указанием причины — повторная отправка без исправления может привести к повторному отказу.
• Не следят за переходом служебных сообщений на универсальные форматы. Если одна сторона преждевременно отключит поддержку старых служебных сообщений, а другая не внедрит изменения, обмен документами может прерваться. Детали переноса срока — в материале о переходе служебных сообщений ЭДО на универсальные форматы.
• Путают внешний обмен с внутренним согласованием. Виза руководителя внутри организации не заменяет подписанный обеими сторонами УПД у контрагента.
• Не продумывают хранение. Обязанность хранить документы бухгалтерского учёта установлена статьёй 29 закона № 402-ФЗ и не исчезает от того, что документ электронный.

Как это решается в СБИС

В СБИС УПД, акт или договор формируется прямо в системе либо загружается готовым из учётной системы, подписывается электронной подписью и уходит по защищённому каналу — даже если контрагент у другого оператора; подписанный с двух сторон документ остаётся в системе, равен бумажному оригиналу и находится через поиск. «АйТи Северо-Запад» подключит ЭДО, настроит роуминг с любым оператором, свяжет систему с учётной программой и обучит сотрудников: подключение от 3 000 ₽, обслуживание 2 300 ₽ в год, входящие документы — бесплатно, роуминг с другими операторами настраиваем сами, установка, настройка и обучение — бесплатно. Пользователям веб-версии online.saby.ru ручная настройка перехода на универсальные служебные сообщения не требуется; при интеграции через API обработку служебных сообщений реализует интегратор или собственный разработчик. Начать обмениваться УПД с контрагентами в электронном виде можно с подключения обмена и настройки роуминга.