Что нужно знать о воинском учёте в организации и как связать его с кадровыми документами

Воинский учёт в организациях ведётся в порядке, установленном Положением о воинском учёте, которое утверждено постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Порядку работы организаций в этом Положении отведён отдельный раздел III — «Порядок осуществления воинского учёта в организациях», а состав сведений закрепляют документы воинского учёта. Кадровая часть задачи — хранение и подписание связанных с работой документов — регулируется уже Трудовым кодексом, в частности статьёй 22.1 ТК РФ.

Что это такое и к чьей зоне ответственности относится

Воинский учёт в организации — это работа с персональными данными работников, которые состоят на воинском учёте, и взаимодействие по ним с военными комиссариатами. Правила для организаций содержатся в Положении о воинском учёте (постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719): именно этот документ определяет порядок осуществления воинского учёта в организациях и перечень документов воинского учёта. Поэтому любую практическую задачу — от состава картотеки до формата сведений — проверяют по действующей редакции Положения, а не по внутренним привычкам компании.

Организационно эту работу нередко поручают кадровой службе: сведения о работниках берутся из тех же документов, что и для приёма на работу, перевода и увольнения. Отдельные нюансы ведения учёта в компаниях мы разбирали в материале о нюансах ведения воинского учёта в компаниях.

Вторая часть вопроса, которую задают бухгалтеры и руководители, — можно ли перевести кадровые документы в электронный вид. Статья 22.1 ТК РФ определяет электронный документооборот в сфере трудовых отношений как создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или соискателем связанных с работой электронных документов без дублирования на бумажном носителе, кроме случаев, предусмотренных статьями 22.1–22.3 ТК РФ. Положения этой статьи касаются работодателя, работника и лица, поступающего на работу.

С чего начать работу

1. Открыть действующую редакцию Положения о воинском учёте, утверждённого постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, и работать по разделу III — он посвящён порядку осуществления воинского учёта в организациях.
2. По тексту Положения определить, какие документы воинского учёта ведёт организация и какие сведения в них отражаются. Ориентироваться на формулировки нормы, а не на образцы неизвестного происхождения.
3. Навести порядок в кадровых данных: сведения для воинского учёта берутся из тех же документов работника, что и остальной кадровый учёт, поэтому единая база по сотрудникам помогает сократить объём ручной сверки.
4. Если компания переходит на электронные кадровые документы, выбрать систему по статье 22.1 ТК РФ: цифровую платформу «Работа в России» либо информационную систему работодателя, которая обеспечивает подписание документа, его хранение и фиксацию факта получения сторонами трудовых отношений.
5. Проверить исключения статьи 22.1 ТК РФ и оставить соответствующие документы в прежнем порядке.
6. Учесть, что расходы на создание и эксплуатацию информационной системы работодателя несёт работодатель, и заложить их в бюджет кадровой службы.

Какая норма что регулирует

Какие документы не подпадают под действие статьи 22.1 ТК РФ

Исключения перечислены прямо в статье 22.1 ТК РФ. Её положения не применяются к трудовым книжкам и формируемым в электронном виде сведениям о трудовой деятельности работников, к акту о несчастном случае на производстве, к приказу (распоряжению) об увольнении работника, а также к документам о прохождении работниками инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемым работником. При применении кадрового электронного документооборота остальные связанные с работой документы могут вестись без дублирования на бумажном носителе, кроме случаев, предусмотренных статьями 22.1–22.3 ТК РФ.

Это важно учитывать при планировании кадрового электронного документооборота: часть процессов остаётся в смешанном режиме. Что именно работник должен получить на руки при расторжении трудового договора, мы разбирали в материале об обязательном пакете документов при увольнении.

Пример из практики

Компания нанимает сотрудников в двух городах, кадровые документы ведёт в одной программе, а сведения для воинского учёта — в отдельных файлах, которые заполняет руками один специалист. При приёме нового работника данные вносятся дважды, при переезде или смене фамилии правка попадает только в кадровую карточку. В итоге сведения в двух местах расходятся, и перед любой сверкой приходится заново поднимать документы работников.

Решение здесь организационное: данные работника должны храниться один раз и использоваться и кадровым учётом, и воинским. Когда карточка сотрудника единая, подготовка документов воинского учёта может строиться на выборке по уже внесённым сведениям, а не на повторном сборе информации. Параллельно компания определяет, какие кадровые документы переводятся в электронный вид по статье 22.1 ТК РФ, а какие остаются вне её действия в силу прямого исключения.

Частые ошибки

• Работать по образцам из интернета вместо действующей редакции Положения о воинском учёте, утверждённого постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.
• Вести сведения о работниках параллельно в кадровой программе и в отдельных таблицах без единого источника данных.
• Считать, что электронный документооборот по статье 22.1 ТК РФ распространяется на все кадровые документы, и не учитывать прямые исключения — трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда.
• Переходить на электронные кадровые документы в системе, которая не обеспечивает подписание, хранение документа и фиксацию его получения сторонами трудовых отношений: статья 22.1 ТК РФ допускает цифровую платформу «Работа в России» либо информационную систему работодателя, отвечающую этим условиям.
• Не планировать расходы: создание и эксплуатацию информационной системы работодателя оплачивает сам работодатель.
• Поручать работу с воинским учётом «по остаточному принципу», не связывая её с кадровыми процессами приёма, перевода и увольнения.

Как это решается в СБИС

В СБИС кадровый и воинский учёт ведутся в одной системе вместе с кадровым электронным документооборотом: приказы, заявления и электронные трудовые договоры сотрудники подписывают в телефоне, рядом находятся кадровый учёт, табель и зарплата — подробнее о том, как вести кадровый и воинский учёт сотрудников в одной программе. КЭДО — 9 000 ₽ в год для компаний до 30 сотрудников, остальные сервисы — от 5 000 ₽, подключение от 5 000 ₽ в год, пробный доступ к программе — 14 дней бесплатно. Специалисты «АйТи Северо-Запад» перенесут данные из вашей программы, выпустят подписи и настроят согласования.