Электронный заказ и электронная заявка: как они связаны с ЭТрН

Заказ и заявка — документы, принятием которых перевозчик может заключить договор перевозки груза. Сам факт заключения такого договора подтверждается транспортной накладной, и именно она формируется в виде ЭТрН. Заказ и заявка тоже формируются электронно — как электронный заказ или электронная заявка.

Что это за документы и кого они касаются

Устав автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ) в статье 8 описывает два способа заключить договор перевозки груза помимо обычного подписания договора. Первый — перевозчик принимает к исполнению заказ. Второй — перевозчик принимает к исполнению заявку грузоотправителя, но этот вариант работает только при наличии договора об организации перевозок грузов. Без такого договора заявка как способ заключения договора перевозки не применяется.

Транспортная накладная — отдельный документ. Ею подтверждается заключение договора перевозки груза. Если договором перевозки не предусмотрено иное, накладную составляет грузоотправитель. По части 1 статьи 8 накладная формируется в виде электронной транспортной накладной; редакция этой части действует в формулировке Федерального закона от 07.06.2025 N 140-ФЗ. Тем же законом изменена и часть 5 — о заказе и заявке.

Круг участников широкий: грузоотправители, перевозчики, грузополучатели (в том числе физические лица, когда подписывают электронный перевозочный документ), а также все участники информационного взаимодействия, которые формируют электронные перевозочные документы. Подробнее о самом документе и переходе на него — в материале что такое ЭТрН и кого касается обязательный переход.

Как выстроить документы по рейсу

1. Определить основание договора перевозки: либо перевозчик принимает к исполнению заказ, либо — при наличии договора об организации перевозок грузов — заявку грузоотправителя.
2. Сформировать заказ или заявку в электронном виде. Реквизиты и порядок формирования установлены правилами перевозок грузов, а форматы электронного заказа и электронной заявки утверждает ФНС по согласованию с Минтрансом (часть 6 статьи 8 в редакции Федерального закона от 06.03.2022 N 39-ФЗ).
3. Проверить, не попадает ли ситуация в случаи, когда заказ и заявка оформляются на бумаге: такие случаи определяет Минтранс. Даже в них стороны договора перевозки груза могут по договорённости сформировать электронный заказ или электронную заявку.
4. Составить транспортную накладную. Её форма и порядок оформления или формирования установлены правилами перевозок грузов, формат ЭТрН утверждает ФНС по согласованию с Минтрансом (часть 2 статьи 8 в редакции Федерального закона от 02.07.2021 N 336-ФЗ).
5. Приложить к накладной документы, предусмотренные санитарными, таможенными, карантинными и иными правилами, а также сертификаты, паспорта качества и удостоверения, если их наличие предусмотрено законодательством Российской Федерации, — либо указать в накладной их регистрационные номера, если эти документы или сведения о них есть в государственных информационных системах.
6. Передать груз перевозчику. Груз, на который транспортная накладная не оформлена, перевозчик к перевозке не принимает — кроме груза, указанного в части 1 статьи 18 Устава.
7. Подписать электронные перевозочные документы предусмотренными видами электронной подписи: усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной подписью физического лица при условиях из статьи 18.1. Если грузополучатель — физическое лицо, допускается простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке в установленном Правительством порядке.
8. Обеспечить обмен документами через информационную систему электронных перевозочных документов: через неё же документы и сведения направляются в ГИС ЭПД (статья 18.1, введённая Федеральным законом от 02.07.2021 N 336-ФЗ, часть 1 — в редакции Федерального закона от 06.03.2022 N 39-ФЗ).

Заказ, заявка и транспортная накладная: сравнение

Оговорка, которая касается всех трёх строк: даже когда документ отнесён к случаям бумажного оформления, электронная форма не исключается. Для транспортной накладной — если это предусмотрено договором перевозки груза, для заказа и заявки — по договорённости сторон договора перевозки груза.

Пример из практики

Производственная компания регулярно отправляет партии одному и тому же перевозчику. Стороны заключили договор об организации перевозок грузов, поэтому каждый рейс оформляется заявкой грузоотправителя: перевозчик принимает её к исполнению, и этим договор перевозки на конкретную партию считается заключённым. Заявка формируется электронно по утверждённому формату.

Дальше на партию составляется транспортная накладная — её готовит грузоотправитель, поскольку договором иное не предусмотрено. Часть сопроводительных документов на груз в накладную не подшивается: в ней указаны регистрационные номера, потому что сведения о документах есть в государственных информационных системах. Без оформленной накладной перевозчик груз к перевозке не примет. Документы подписываются электронной подписью и уходят в ГИС ЭПД через информационную систему ЭПД.

Со случайным заказчиком, с которым договора об организации перевозок нет, та же компания работает иначе: перевозку оформляют через заказ, принятый перевозчиком к исполнению, а транспортная накладная составляется так же.

Частые ошибки

• Подменять накладную заявкой. Заявка или заказ могут быть способом заключения договора перевозки, но заключение договора подтверждается транспортной накладной, и груз без неё к перевозке не принимается.
• Работать по заявке без договора об организации перевозок грузов. Статья 8 связывает заявку именно с наличием такого договора; без него остаётся вариант с заказом.
• Считать, что бумажный случай закрывает электронную форму. В определённых Минтрансом случаях бумажного оформления электронный документ всё равно возможен — по договору перевозки (накладная) или по договорённости сторон (заказ и заявка).
• Формировать документы в произвольном виде. Реквизиты и порядок оформления заказа, заявки и накладной установлены правилами перевозок грузов, а форматы электронных документов утверждаются уполномоченными органами.
• Обмениваться ЭПД вне информационной системы ЭПД. Обмен между участниками и направление документов в ГИС ЭПД идут через такие системы.
• Не учитывать требования к подписи. Виды электронной подписи для ЭПД перечислены в статье 18.1, включая условия для простой подписи грузополучателя — физического лица.
• Забывать про сопроводительные документы. Если их наличие предусмотрено законодательством Российской Федерации, их нужно представить дополнительно к накладной либо указать регистрационные номера, когда сведения содержатся в государственных информационных системах.

Как это решается в СБИС

Чтобы заявка, заказ и накладная не жили в разных файлах и папках, весь рейс удобнее вести в одном транспортном ЭДО: оформить ЭТрН, путевые листы и заказы-заявки в электронном виде можно в одном процессе — водителем с телефона, диспетчером и механиком из кабинета. Мы подключим ЭТрН грузоотправителю, перевозчику, экспедитору и ИП, свяжем сервис с учётной системой и обучим всех, кто участвует в рейсе. Есть обмен ЭТрН и другими транспортными документами, роуминг с другими операторами и бесплатный API, подпись с телефона водителя, QR-код для проверки ГИБДД, GPS-трекинг и фотофиксация груза, интеграция с 1С. Подключение от 5 000 ₽ за 1 000 документов в год, 30 документов бесплатно в первый месяц, тарифы от 1 000 до 50 000 документов в год.