Превышение средней численности до шести работников лишает компанию АвтоУСН с начала месяца нарушения

Ограничение по численности — одно из самых жёстких условий автоматизированной упрощённой системы налогообложения. Средняя численность наёмных работников за налоговый период не должна превышать пяти человек, и её превышение лишает компанию или предпринимателя права на АвтоУСН. Причём не с момента, когда об этом узнала инспекция, а с начала месяца, в котором допущено нарушение.

В чём суть ограничения

Формулировка условия звучит так: «средняя численность наёмных работников за налоговый период не должна превышать пяти человек». Это значит, что отслеживать нужно не количество строк в штатном расписании на конкретную дату, а расчётный показатель за период. Поэтому ситуация, когда шестой человек проработал всего несколько дней, сама по себе не отменяет арифметику: расчёт делается по правилам определения средней численности, и его результат либо укладывается в лимит, либо нет.

Последствие сформулировано однозначно: право на АвтоУСН утрачивается с начала месяца, в котором допущено нарушение. То есть если в октябре принят шестой работник и средняя численность за октябрь превысила пять человек, весь октябрь компания уже не считается применяющей этот режим — задним числом, с первого числа.

Что происходит с налогами после утраты режима

На АвтоУСН налогоплательщики, как правило, освобождены от обязанностей по исчислению НДС по внутренним операциям — за исключениями, предусмотренными законом. Как только право на режим утрачено и бизнес оказывается на общей системе, возникает вопрос об исчислении НДС с начала месяца утраты права на АвтоУСН. То есть по операциям, которые уже прошли в этом месяце и выглядели для бухгалтера «без НДС», приходится заново смотреть на налоговые обязательства.

При этом утрата АвтоУСН не всегда означает, что у бизнеса вообще нет альтернативы общей системе. Закон предусматривает возможность перехода на УСН или ЕСХН — но только при соблюдении установленных условий и порядка уведомления. Здесь важны и сроки, и сама форма обращения в налоговую: вопрос о дальнейшем режиме нужно решить своевременно.

Сроки: 15-е число следующего месяца

Об утрате права на применение АвтоУСН нужно сообщить в ФНС. Срок — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем нарушения. Если нарушение произошло в октябре, крайняя дата — не позднее 15 ноября. Соблюдение этого срока важно для своевременного уведомления налоговой о смене режима.

Эта дата — главная точка контроля для бухгалтера. Кадровое решение принимает руководитель, а последствия по срокам закрываются уже в учёте, поэтому связка «кадры — налоги» должна работать в обе стороны: бухгалтерия знает о планах по найму, кадровик знает о лимите.

Как это выглядит в работе бухгалтера

Типичная ситуация: в компании пять человек, на сезон нужен ещё один. Приказ подписан, трудовой договор заключён, и только при расчёте зарплаты выясняется, что средняя численность за месяц вышла за лимит. К этому моменту месяц уже начался, а значит при превышении лимита режим потерян с его первого дня.

Одна из ошибок — считать численность «на глаз», по текущему списку сотрудников, без расчёта средней численности за месяц. Также важно не забыть про остальные ограничения режима: новые договоры, изменение видов деятельности или структуры бизнеса могут нарушить другие условия применения АвтоУСН, а не только лимит по людям.

Где помогает автоматизация

Чтобы численность не становилась сюрпризом, кадровые события и расчёт зарплаты удобнее вести в одном контуре с учётом: кадровый учёт и персонал в СБИС позволяет видеть фактический состав работников и планируемые приёмы до того, как приказ подписан. А электронная отчётность в ФНС помогает уложиться в срок с уведомлением об утрате права на режим и не потерять подтверждение отправки.

Что делать

1. Заранее посчитать среднюю численность наёмных работников за месяц с учётом будущего приёма работников — до подписания трудового договора, а не после.
2. Договориться с руководителем о правиле: любое кадровое решение, увеличивающее штат, сначала проверяется на лимит пяти человек.
3. Если право на АвтоУСН утрачено, направить уведомление в ФНС не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем нарушения (при нарушении в октябре — не позднее 15 ноября).
4. Пересмотреть операции месяца с учётом того, что право на режим утрачено с его начала, и определить обязанности по НДС, если бизнес оказался на общей системе.
5. Проверить, не приведут ли новые договоры или изменения в работе компании к нарушению других ограничений режима.
6. Своевременно решить вопрос о переходе на УСН или ЕСХН — при соблюдении установленных условий и порядка уведомления.