Бумажная транспортная накладная: с 19 сентября 2026 года список исключений станет шире

Транспортная накладная, заказ и заявка на автомобильную перевозку переведены в обязательный электронный формат законом № 140-ФЗ от 07.06.2025. Перечень ситуаций, когда эти документы допустимо оформить на бумаге, установил приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262 (рег. № 86819) — в нём восемь случаев. Приказ Минтранса от 02.09.2026 № 391 (рег. № 88150) с 19 сентября 2026 года добавит ещё четыре основания и расширит перечень ведомств для военных грузов, так что всего оснований станет 12.

Что меняется с 19 сентября 2026 года

Приказ № 391 дополняет действующий перечень четырьмя ситуациями, в которых бумажное оформление транспортной накладной, заказа и заявки остаётся допустимым:

• перевозка по территории, где официально введён режим повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного положения, военного положения или контртеррористической операции;
• грузы, предназначенные для удовлетворения особо важных государственных и оборонных нужд и обеспечения безопасности государства — «специальные грузы» в смысле п. 23 ст. 3 закона от 08.11.2007 № 257-ФЗ;
• периодические печатные издания;
• автомобильные перевозки продукции военного и двойного назначения в рамках внешнеторговой деятельности и экспортного контроля — здесь упомянуты закон от 19.07.1998 № 114-ФЗ «О военно-техническом сотрудничестве» и закон от 18.07.1999 № 183-ФЗ «Об экспортном контроле».

Кроме того, расширяется состав ведомств: ранее бумажное оформление допускалось, если грузоотправителем или грузополучателем выступает Министерство обороны, а с 19 сентября в перечень будут добавлены МВД, Росгвардия, ФСБ, МЧС, СВР и ФСО — всего семь ведомств.

Какие основания действуют уже сейчас

Восемь случаев из приказа № 262 продолжают применяться. Бумажный формат допустим, если:

• произошёл технический сбой: программно-аппаратные комплексы вышли из строя, участник перевозки физически не может направить документы в ГИС ЭПД, и сбой зафиксирован ГосСОПКА;
• отсутствует доступ к сети «Интернет», в том числе в населённых пунктах из перечня, утверждённого распоряжением Правительства от 10.07.2025 № 1855-р;
• грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо;
• физическое лицо выступает грузоотправителем и/или грузополучателем, а груз предназначен для личных, семейных или домашних нужд, не связанных с предпринимательством;
• перевозчик — компания или ИП из Беларуси, Армении, Казахстана или Кыргызстана и выполняет каботажный рейс по территории России;
• грузоотправитель или грузополучатель — иностранная организация, сведения о которой не внесены в государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств;
• перевозятся драгоценные металлы и драгоценные камни;
• грузоотправителем или грузополучателем выступает Министерство обороны (с 19 сентября — с учётом расширенного перечня ведомств).

Отдельно нужно учитывать ст. 8 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ: электронную транспортную накладную не нужно формировать, если договора перевозки нет и в перевозке не участвует привлечённый перевозчик. А ст. 5 закона от 04.08.2026 № 302-ФЗ допускает электронную транспортную накладную по договору перевозки и в тех случаях, когда разрешён бумажный формат.

Бумага — не свободный выбор

Перечень исключений закрытый: за его пределами оформлять нужно исключительно ЭТрН. Для обычных коммерческих рейсов порядок не меняется — требуется электронная накладная. Ещё одно практическое правило: документооборот, начатый электронно, должен завершаться электронно, поэтому дублировать одну перевозку бумажным и электронным комплектом не следует.

Последствия и переходные условия

Использование формы, действовавшей до 1 сентября 2026 года, не может быть самостоятельным основанием для отказа в расходах и вычетах. До 1 марта 2027 года инспектор на дороге при предъявлении бумажной накладной вместо электронной ограничивается устным замечанием — по ст. 2.9 КоАП. При этом без электронной накладной налоговая может снять расходы на перевозку и вычеты по НДС, поэтому основание для бумажного оформления должно быть подтверждаемым.

Что делать

1. Проверить, подпадает ли конкретная перевозка под приказ № 262, а с 19 сентября — с учётом поправок приказа № 391.
2. Если применяется основание об особом режиме, убедиться, что режим официально введён на дату перевозки на соответствующей территории.
3. Проверить, относится ли груз к «специальным» в установленном законом смысле.
4. Убедиться, что по этой перевозке ещё не начат электронный документооборот.
5. Согласовать применимое основание с контрагентами: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель должны понимать его одинаково.
6. Не создавать по одной перевозке параллельно электронную и бумажную накладные.

Как выстроить обмен накладными в учёте

Поскольку по умолчанию требуется ЭТрН, обмен с контрагентами и передачу сведений в ГИС ЭПД удобнее вести в одном контуре: настроить электронный документооборот с МЧД и электронной подписью для водителей и логистов, чтобы подписанты и маршруты документов были заданы заранее. Расходы на перевозку и вычеты по НДС подтверждаются первичкой, поэтому связку «накладная — счёт-фактура — проводка» стоит проверять на этапе поступления документов: это закрывается настройкой бухгалтерского учёта и обработки первичных документов.

Отдельно имеет смысл зафиксировать внутренний регламент: кто принимает решение о бумажном оформлении, какое основание из перечня применяется и какими документами оно подтверждается (например, фиксация сбоя ГосСОПКА или сведения о территории из распоряжения № 1855-р). Это упрощает ответы на вопросы о конкретном рейсе.